COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

16 octobre 2023

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Appel des membres du conseil d’administration.

La liste des présents établie par appel des membres du Conseil fait état de 21 administratrices et administrateurs votants. Le quorum des deux tiers (Art. 20 des statuts) étant atteint, et le Conseil pouvant délibérer valablement, la séance débute à 19 heures 10.

La présidente salue les administratrices et administrateurs et les remercie pour leur disponibilité.

Elle présente le nouveau responsable de la section FOOTY, monsieur Cyril LE GALO.

1 - Approbation du compte rendu du Conseil du 19 juin 2023.

Les administratrices et administrateurs sont sollicités sur l’approbation du compte rendu, reçu deux semaines en amont de la séance.

La secrétaire adjointe met au vote l’approbation du compte rendu :

Vote pour :  21

Vote contre :  0

Abstention :  0

2 – Clôture de l’exercice comptable 2022 – 2023.

Il est primordial que les trésorières et trésoriers des sections se penchent sur le bilan de l’année, car étant immergés dans la vie de la section ils peuvent plus commodément justifier les événements de l’année ayant une incidence sur la comptabilité de l’exercice.

La trésorière du bureau de l’ALPR demande de vérifier le relevé bancaire du mois d’août uniquement. Elle assure le restant des opérations et clôture l’exercice.

La présidente signale que presque toutes les sections sont déficitaires, et précise que les archives (papier) doivent être conservées deux ans dans les sections avant d’être centralisées au niveau du bureau de l’ALPR.

3 – Forum des associations du samedi 2 septembre 2023.

 Cette réunion avait provoqué, lors de la communication sur la date, quelques observations des administrateurs qui trouvaient le forum programmé très tôt après les vacances.

Quoiqu’il en soit, c’est sous le soleil que s’est tenu le forum, qui a enregistré de nombreux « visiteurs ». Les représentants des sections présentes étaient satisfaits, car ils ont eu à maintes reprises l’occasion de présenter leur activité, et ont enregistré beaucoup de nouvelles inscriptions.

Comme il en était convenu, les sections Qi Gong et Zumba ont fait des démonstrations sur l’esplanade du foyer rural.

4 –Règlement Général des Données personnelles (RGPD) : point sur les registres.

Ce point est reporté au prochain conseil d’administration.

5 – Retour sur la réunion des associations de la commune organisée par la mairie de Périgny.

Cette réunion n’a pas apporté de nouvelles informations essentielles pour le fonctionnement de l’ALPR.

Il convient cependant de noter le problème récurrent du chauffage et des salles.

Madame la Maire a précisé que cette année les sections n’obtiendront pas de salle spécifique pour fêter la galette rituelle. En effet, les nombreuses demandes supplémentaires générées par les sections pour organiser leur galette se heurtent à un manque de disponibilité du patrimoine communal sollicité à cet effet. La réponse est d’organiser cet évènement sur le temps habituel d’activité. 

La présidente précise que des problèmes importants sont survenus au centre socioculturel du fait d’une ventilation inexistante. Des personnes présentes dans les salles ont eu des malaises.

6 – Retour sur la manifestation d’octobre Rose du 1^er octobre 2023.

A la demande de Madame la Maire, l’ALPR a participé à cet évènement.

La présidente fait le point sur les réunions préparatoires effectuées avec la Mairie depuis janvier. De nombreux changements ont eu lieu au cours de la préparation de cet évènement.

L’ALPR a beaucoup participé à la réussite de cette journée.

La zumba était présente pour animer et mettre en jambes les marcheurs. Notre association a offert la « pause-café ».  Le départ pour le circuit a été donné de la place des droits de l’homme jusqu’à Saint Rogatien. Le défilé de 150 personnes en tee-shirts roses a été encadré par notre section des Milles pattes, ainsi que par 4 bénévoles à vélo. Le tee-shirt rose a été vendu 5€ aux participants de cette marche. Le coût global de confection des tee-shirts revient à 1400 € mais la moitié en a été sponsorisée. La somme recueillie lors de la vente a été versée à la Ligue contre le Cancer.

La Mairie a offert l’apéritif aux participants.

La présidente souhaite reproduire l’expérience l’année prochaine. Il faut envisager d’avoir un vélo « peint en rose » et aussi un nombre plus important de tee-shirts taille S-M. Les grandes tailles XL-XXL sont à votre disposition au bureau de l’ALPR si vous le souhaitez précise M.C. Devoir.

7 – Clôture de la section photo (Art.8 des statuts et Art.4.5 du Règlement intérieur).

La section photo a créé sa propre association. Le conseil d’administration enregistre réglementairement cette décision qui est dans le droit fil de ses objectifs, à savoir permettre l’émancipation des citoyens dans le cadre de leurs loisirs. La présidente précise que le compte bancaire de la section est créditeur de 6 €, et que l’ordinateur portable a été récupéré.

8 – Question diverse.

·        L’utilisation des salles durant la période de travaux.

Le CMA sera fermé du 2 au 23 janvier 2024 pour réfection de la peinture et du sol. Les travaux devront être terminés pour les vœux du Maire le 25 janvier 2024.

Le Foyer rural restera ouvert en janvier 2024.

Il n’y aura pas de salles municipales disponibles pour la galette des sections. La présidente propose une galette commune avec celle du bureau de l’ALPR lors de l’assemblée générale le 29 janvier 2024. La salle du CMA peut accueillir 300 personnes, ce qui nous permettra d’être nombreux.

Il est demandé aux sections de transmettre au bureau de l’ALPR le nombre de participants.

La maire informe les associations que les travaux de rénovation vont commencer dès décembre 2023 dans le foyer rural. Pour cette raison, le bâtiment ne sera plus disponible, comme il en a été décidé antérieurement.

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L’ordre du jour étant épuisé, la présidente remercie les membres pour leur participation constructive et clôture le conseil à 20 heures.

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COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

19 juin 2023

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Appel des membres du conseil d’administration.

La liste des présents établie par appel des membres du Conseil fait état de 20 administratrices et administrateurs votants. Le quorum des deux tiers (Art. 20 des statuts) étant atteint, et le Conseil pouvant délibérer valablement, la séance débute à 19 heures 06.

La présidente salue les administratrices et administrateurs et les remercie pour leur disponibilité.

1 - Approbation du compte rendu du Conseil du 24 avril 2023.

Les administratrices et administrateurs sont sollicités sur l’approbation du compte rendu, reçu deux semaines en amont de la séance.

Deux membres apportent un correctif sur leur présence – absence lors de la dernière session.

Le secrétaire met au vote l’approbation du compte rendu :

Vote pour :  20

Vote contre :  0

Abstention :  0

2 – Préparatifs à la clôture comptable sous AssoConnect.

Pour ce faire il convient de ne prendre en compte sur AssoConnect que ce qui existe en même temps sur le compte du Crédit Mutuel, qui sont donc des mouvements acquis, sous peine d’avoir des sommes en supplément à reporter.

Pour les sections avec salariés, la présidente précise que les salaires seront virés avant fin août pour être enregistrés sur la comptabilité de cet exercice. La clôture par la trésorière sera faite le 15 septembre ; donc les sections sont sollicitées pour passer les écritures avant le 15 septembre et enregistrées sur le mois d’aout 2023.

Les charges supplétives ne nous ont pas encore été communiquées par les services de la mairie. Elles seront transférées aux sections par la trésorière dès que celle-ci les recevra. La balance de ces mouvements étant nulle, le résultat financier et budgétaire des sections et plus largement de l’ALPR ne se seront pas impactés.

3 – Le forum des associations du 2 septembre 2023.

Le conseil s’étonne de la date très tôt dans le mois, tout le monde n’étant pas revenu de vacances et disponible. Il risque de manquer des personnes volontaires pour tenir les stands dans les sections.

La présidente informe qu’elle sera absente ce jour-là. La trésorière devient l’interlocutrice pour ce dossier.

Les sections doivent remplir leur formulaire de participation le plus vite possible afin de se voir attribuer un stand pour présenter leurs activités.

4 – Règlement général de protection des données personnelles : RGPD.

 La présentation initiale a permis d’informer les administrateurs sur l’objet de la loi, les définitions et les procédures à mettre en place.

Cette deuxième séance de travail permet de présenter les outils à utiliser pour ensuite déclarer les éléments à la CNIL.

Il s’agit donc de pour les sections de communiquer au bureau de l’ALPR les en-tête des fichiers qu’elles utilisent, à partir du moment ou des données personnelles des adhérents y figurent. Tous les types de fichiers, quelque soit le support, sont concernés. Il peut être utile de se rapprocher de la présentation du conseil précédent.

Le bureau établira le « registre » au nom de l’association. Ce registre comportera les éléments nécessaires à la déclaration. Il est rappelé que cette démarche pourra être reproduite tous les ans, en simple mise à jour, ce qui simplifiera le travail.  Il serait bon que ce dossier soit terminé en fin 2023, afin de pouvoir se concentrer ensuite sur d’autres dossiers, dont l’assemblée générale prévue en début 2024.

5 – La newsletter n°2.

Le premier numéro de la Newsletter a rencontré un premier succès. Le deuxième est sorti, et les administrateurs en sont satisfaits. Mais il faut confirmer et pour cela persévérer.

Le moment de travailler le troisième numéro est arrivé. Le bureau est sollicité pour envoyer aux sections la lettre type pour collecter les évènements de septembre octobre 2023.

6 – agenda des instances 2023 – 2024.

La proposition d’agenda est soumise aux administrateurs pour la saison 2023 – 2024. Elle comporte les trois conseils d’administration et l’assemblée générale, comme nous le prévoyons dans nos statuts.  

Les administrateurs adoptent cette proposition.

7 – Questions diverses.

·         La mise à jour du site internet Jimdo. 

Il est important de mettre à jour en temps réel cet outil de communication qui est tourné vers l’extérieur et qui permet de donner de la lisibilité sur notre association. La présidente demande aux sections de faire remonter les noms actualisés des membres de bureau et le montant des cotisations.

·         Club photo.

La présidente informe le conseil d’administration que le 5 juillet prochain la section photo sera clôturée, suite à une rencontre avec le responsable. Les adhérents se tournent vers une autre structure associative créée à cette occasion. Il ne reste que 30€ sur le compte bancaire. Le conseil sera saisi pour entériner cette dissolution lors de la prochaine séance en octobre.

·         Section nature.

Christian Maréchal, responsable de la section, informe que ce soir est l’occasion de son dernier conseil d’administration, car il rend son mandat. Appelé à prendre des responsabilités dans l’association des Amis du Musée Maritime, il cède sa place de responsable de la section nature.  La présidente le remercie pour son implication, sa présence lors des conseils d’administration et ses apports fréquents. Elle lui souhaite bonne chance dans ses nouvelles fonctions.

·         Octobre rose.

La mairie a suggéré qu’une manifestation voie le jour sur la commune à l’occasion de l’évènement annuel « octobre rose » qui aura lieu le 1^er octobre.

La présidente de l’ALPR annonce que la section 1000 pattes va proposer, avec le soutien du bureau, une manifestation à cette occasion. Une marche de 7 km qui part du CMA sera organisée et encadrée par l’A.L.P.R.

Cet évènement comportera en outre le service d’un petit déjeuner, une démonstration de Zumba, et un apéritif proposé par madame le maire de Périgny. Le trajet passera par St Rogation, avec un retour par la poste cyclable. Il sera demandé aux marcheurs une cotisation de 5 euros qui seront reversés au bénéfice de l’opération Octobre Rose.

·         Foyer rural.

La maire informe les associations que les travaux de rénovation vont commencer dès décembre 2023 dans le foyer rural. Pour cette raison, le bâtiment ne sera plus disponible, comme il en a été décidé antérieurement.

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L’ordre du jour étant épuisé, la présidente remercie les membres pour leur participation constructive et clôture le conseil à 20 heures 40.

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COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

24 avril 2023

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Appel des membres du conseil d’administration.

La liste des présents établie par appel des membres du Conseil fait état de 22 administratrices et administrateurs votants, incluant 2 pouvoirs. Le quorum des deux tiers (Art. 20 des statuts) étant atteint, et le Conseil pouvant délibérer valablement, la séance débute à 19 heures 05.

La présidente salue les administratrices et administrateurs et les remercie pour leur disponibilité.

1 - Approbation du compte rendu du Conseil du 23 janvier 2023.

Les administratrices et administrateurs sont sollicités sur l’approbation du compte rendu, reçu deux semaines en amont de la séance.

La section poterie souhaite voir remplacer le mot « entretien » par le mot « réparé ». Le secrétaire prend bonne note de cette remarque et effectuera la modification.

Le secrétaire met au vote l’approbation du compte rendu :

Vote pour :  22

Vote contre :  0

Abstention :  0

2 – Constitution du bureau directeur de l’ALPR.

Lors de l’assemblée générale de notre association, le 20 février 2023, la présidente lance un appel à candidatures pour participer aux travaux du bureau directeur. Deux personnes de l’assemblée font acte de candidature, madame Duprez, et monsieur Tirateau.

La présidente, avec l’accord des membres, enregistre ces candidatures.

Lors de la séance du bureau directeur du 3 mars 2023, la composition du bureau suivante est proposée :

Présidente : M.C. Deroir

Trésorière : E. Favier

Trésorière adjointe : C. Le Métayer

Secrétaire : M. Seguineau

Secrétaire adjointe : Y. Duprez

Aide au bureau : Y. Tirateau

3 – Retour sur l’assemblée générale du 20 février 2023

Nous avons dénombré 73 présents sur 1400 adhérents. Ce qui est suffisant vis-à-vis des statuts pour la tenue de la réunion, mais insuffisant vis-à-vis du nombre total d’adhérents.

Les administrateurs font part de leur satisfaction quant au déroulement de l’assemblée générale, tant sur le fond que sur la forme. 

L’ordre du jour équilibré a permis d’aborder les sujets obligatoires et d’informer les adhérents sur la vie de l’association.

Le rapport moral a recentré le pourquoi de notre fonctionnement, et le rapport d’activité très complet donne une vue intéressante de la vie des sections. Le conseil note que tout le monde a communiqué les informations demandées ce qui encourage encore sur l’implication de nos bénévoles.

Le rapport financier a remporté un vif succès, bien que ce soit à priori un thème peu enthousiasmant. Mais décliné de façon concise et très visuelle, les administrateurs notent un progrès dans la présentation. Sur le fond, le suivi des comptes a éclairé les difficultés en cours, illustrant les incidences de la période post COVID et de la crise financière.

Le rapport moral, le rapport d’activités et le rapport financier ont été validés à l’unanimité des membres de l’assemblée générale.

L’absence de madame le maire a été remarquée, bien que remplacée par madame Ménès, adjointe en charge des associations.

Le porte clé aux initiales de l’ALPR distribué lors de l’AG a été très apprécié.

Des teeshirts sont disponibles suite aux 40 ans et seront distribués ultérieurement.

4 – Règlement général de protection des données personnelles : RGPD.

 Ce sujet a été abordé suite à la demande du conseil, qui a missionné le bureau pour une information et un point de situation au niveau de l’association.

Au cours de l’étude, il est apparu que notre association, soumise à ce règlement, n’a pas lancé de démarches particulières. Nous pouvons vérifier que notre prestataire traitant certaines de nos données, AssoConnect, se soumet au RGPD.  Par contre, pour tous les traitements internes, au niveau du bureau directeur et des sections, aucune disposition n’a été prise.

Une présentation du RGPD est faite aux administrateurs, sur la base d’une projection réalisée grâce aux éléments disponibles auprès de la CNIL.

Sont abordés entre autres les définitions des données personnelles, sensibles ou non, de la sécurisation des données, des droits des adhérents, des devoirs de l’association en tant que dépositaire des données personnelles de ses adhérents.

Il est précisé que les actions à lancer pour une mise en conformité seront présentées lors du prochain conseil, en juin, afin de lancer les opérations pratiques dès la rentrée en septembre 2023.

5 – Communication interne de l’ALPR.

Dans le cadre de la communication de l’association, le bureau directeur propose au conseil la création d’une newsletter, destinée aux adhérents. Chaque section serait interrogée tous les deux mois par une lettre circulaire destinée à collecter les évènements à venir. Ces éléments seront repris, ainsi que d’autres rubriques pour donner à voir la vie de l’association dans les sections. Il est toujours établi que de nombreux adhérents ne connaissent pas bien l’ALPR et ont une vue étroite de leur structure, se limitant à leur section. De plus, il n’est pas interdit de penser que des adhérents pourraient également se tourner vers d’autres sections et ainsi dynamiser encore plus la vie de l’association.

D’autres rubriques sont proposées, comme le mot de la présidente, un article de fond sur la vie de l’ALPR, et une interview d’un responsable de section.

Le bureau présente la prévision de programmation pour les mois à venir.

Le conseil d’administration signifie son approbation à cette proposition et donne mission au bureau directeur de lancer le projet.

6 – questions diverses :

·        Nouveaux responsables de section.

La présidente fait part de l’arrivée de nouveaux responsables de section, monsieur Frédéric GYONVARCH pour l’escrime, et monsieur Jean-Pierre MAUGER pour le radio club.

Les nouveaux venus se présentent à l’assemblée, qui les accueille en leur souhaitant la bienvenue et bon courage.

·        Section photo.

L’ALPR apprend qu’une nouvelle association ayant pour but la pratique de la photographie sur la commune de Périgny s’est créée depuis décembre 2022, avec l’accord de la municipalité.

L’ALPR s’interroge, car un des crédos de la commune était d’éviter les doublons d’associations avec les mêmes pratiques. Il y a déjà deux structures sur la commune, l’association Imagine, et la section photo de l’ALPR. Ce doublon s’entend depuis l’arrivée de la section photo, car si Imagine vise la performance et se lance dans des concours, la section photo de l’ALPR a pour but la sensibilisation, l’initiation. Une troisième structure interroge sur les finalités.

La section photo a vidé son compte en banque pour financer son exposition photo.

Après recherches, il apparaît que cette nouvelle association a établi son siège social au domicile du responsable de la section photo de l’ALPR, et a obtenu la publication de son enregistrement en préfecture depuis janvier 2023.

Tous ces éléments interrogent le conseil d’administration qui souhaite connaitre les intentions des membres de la section et surtout de son responsable, quant au devenir de la section. Il apparait un manque flagrant de communication entre le responsable de section et le bureau directeur.

Le conseil rappelle qu’en cas de financement de la section par une redistribution, la section doit rester trois ans active au sein de l’ALPR, et qu’en cas de départ – ce qui est la mission de fond de l’ALPR – une section doit agir en concertation pour permettre de fournir la prestation à des adhérents qui ne voudraient pas quitter l’association. Il y a une procédure à respecter dans les statuts et règlement intérieur Art 4.5.

Le conseil décide l’envoi d’une lettre en recommandé avec accusé de réception pour convoquer le responsable à la prochaine réunion de bureau, pour connaitre ses intentions et le rappeler à ses responsabilités.

·        Redistributions

o   Poterie : dossier à constituer suite à la demande de renouvellement du four de cuisson. Ce dossier a déjà été débattu lors du conseil précédent. La section présente sa demande de répartition à L’ALPR qui répond de façon positive, et peut donner 1 000€ sur présentation de facture, sous condition d’accord de la mairie pour financer le solde de l’acquisition.

o   Escrime : la section est composée de 43 tireurs licenciés pratiquant en compétitions. Les enrouleurs des fils qui permettent de transporter le signal de contact sur l’adversaire et le transformer en signal lumineux sont utilisés à haute intensité à chaque entrainement. L’équipement est de deux fils par piste, et nous avons deux pistes d’entrainement.  L’usure de ce matériel est importante et il convient de les changer régulièrement. La section présente deux devis, de 2 652,01 € et 1 800€.  La différence est surtout sur la marque. Le devis le moins cher est établi par un fournisseur partenaire de la section. Le matériel pourra être récupéré sur une compétition, ce qui efface les frais d’expédition.

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L’ordre du jour étant épuisé, la présidente remercie les membres pour leur participation constructive et clôture le conseil à 20 heures 34. 

COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

23 janvier 2023

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Appel des

membres du conseil d’administration.

La liste des présents établie par appel des membres du Conseil fait état de 21 administratrices et administrateurs votants, incluant 0 pouvoirs. Le quorum des deux tiers (Art. 20 des statuts) étant atteint, et le Conseil pouvant délibérer valablement, la séance débute à 19 heures 07.

La présidente salue les administratrices et administrateurs et les remercie pour leur disponibilité.

1 - Approbation du compte rendu du Conseil du 21 novembre 2022.

Les administratrices et administrateurs sont sollicités sur l’approbation du compte rendu, reçu deux semaines en amont de la séance.

Aucune question ni remarque n’est formulée par les membres présents. Le secrétaire met au vote l’approbation du compte rendu :

Vote pour :  21

Vote contre :  0

Abstention :  0

2 – Préparation de l’assemblée générale du 20 février 2023 au CMA.

Les sections sont sollicitées pour interroger leurs adhérents et remonter leurs souhaits. Il est rappelé que tous les adhérents peuvent être présents. A toute fin utile il est rappelé qu’est considéré comme adhérent toute personne étant à jour de ses cotisations sur l’exercice en cours.

Le bureau présente sa proposition d’ordre du jour aux administrateurs, pour leur validation. Des questions complémentaires peuvent être ajoutées si besoin.

Les thèmes à aborder :

-          Compte rendu moral

-          Compte rendu d’activités

-          Compte rendu financier

-          Les souhaits des adhérents

-          Les candidatures au bureau

-          Les projets

3 – Signature des conventions tripartites : bureau ALPR, bureau des sections, mairie.

Les annexes aux conventions de mise à disposition des équipements sont distribuées en séance pour signature. Il reste quelques conventions à signer, les responsables étant absents. Ces annexes déterminent les conditions d’occupation et d’utilisation des structures en question.

La présidente intervient avec insistance sur le respect des horaires inscrits. En effet, des litiges entre certaines sections et des associations ont été relevés à plusieurs reprises. Il n’est pas opportun de donner des occasions à des tiers de critiquer l’ALPR, pur une simple question d’horaires. 

Au mois de juin la mairie interrogera l’ALPR pour savoir si des changements d’horaires sont demandés, pour application dès septembre 2023. Ces modifications seront de la responsabilité des sections, sous l’égide de leur responsable.

4 – Augmentation financière des cotisations de notre assureur la SMACL.

Le nouvel appel à cotisation de la SMACL augmente de 200 € environ. Cette augmentation est récurrente depuis plusieurs années, autour de 10%. L’assurance se justifie du fait de l’augmentation globale de ses charges. A noter la réduction en 2020 suite à la demande de l’ALPR, du fait des fermetures des sections pour cause de crise sanitaire.

Au-delà de l’augmentation des cotisations, il convient de vérifier si les prestations sont fournies, et noter la difficulté de contacter un interlocuteur en cas de litige à régler.

La question est posée de passer la cotisation à l’ALPR de 4€ à 5€ pour 2023 – 2024. Attendre si une nouvelle assurance est plus compétitive.

Le conseil demande de réclamer une réduction, en collectant des devis chez d’autres assureurs. Il est souhaité de se déplacer à la MAIF qui dispose d’un agent local sur La Rochelle.

Nous demanderons à la SMACL la prise en charge des frais d’avocat dans la procédure en cours dans le litige avec un salarié.

5 – Contrôle des comptes et suivi de la comptabilité de notre association.

Cette année nous n’avons pas trouvé de contrôleurs non adhérents et bénévoles à l’ALPR.

La présidente lance un appel à candidatures. Du fait de notre changement de mode de gestion, une formation AssoConnect sera effectuée pour les éventuels contrôleurs.

La trésorière rappelle l’importance de scanner tous les papiers dans les sections, car le contrôleur ne travaillera que sur AssoConnect en effectuant un contrôle dématérialisé.  

6 – questions diverses :

·         Retour sur le point du remplacement du four section poterie par la section qui demande la publication d’un droit de réponse. L’argumentaire de la section est listé ci-dessous :

-          Ce n’était qu’un projet

-          Rien n’est encore demandé officiellement

-          Le four appartenant à la mairie il conviendrait de lui demander de supporter le coût du remplacement

-          Le montant des recettes des cotisations paraît faible car nous ne démarrons l’activité qu’en octobre

-          Il n’y a pas de notion d’économies dans notre gestion, du fait de notre statut association loi 1901

-          Il nous paraît possible juridiquement, et par choix financier de faire des dons aux associations reconnues

-          Le four est en état de fonctionnement, car il est réparé au moins 12 fois dans l’année

·         Emploi d’une salariée dont les honoraires sont réglés sur la base de factures mensuelles.  Cette professeure de gym, qui ne fait pas assez d’heures, souhaite un CDD du 1^er février au 30 juin 2023. La politique en matière de ressources humaines de l’ALPR n’étant pas orientée dans ce sens, le bureau demande à rencontrer le bureau de la section gym le plus tôt possible, avant de rencontrer la salariée.

·         Les restrictions d’énergie font débat, non pas sur le fond du problème, qui a déjà été évoqué, et bien compris par les administrateurs, mais plutôt sur la mise en œuvre qui paraît aléatoire suivant les sites. La température dans la salle de Rompsay ne dépassait pas les 15°, car le chauffage ne fonctionnait pas. La section est de fait empêchée de fonctionner. Les personnes quittent l’activité en cours de séance car il fait trop froid. La présidente rappelle avec force qu’il est conseillé d’appeler l’astreinte pour qu’elle signale ce disfonctionnement. Le bureau de l’ALPR doit également être informé, afin de collationner les dysfonctionnements et prendre la mesure du problème. La mairie se trouve empêchée par le fonctionnement du prestataire chargé de réguler le chauffage, sur qui la faute retombe.

·         La section escrime demande de recevoir les écris de l’ALPR au niveau du responsable.

·         Le club house du FCP est depuis peu partagé entre les licenciés du club et des sections de l’ALPR. Il est signalé que le ménage n’est pas fait avant l’arrivée des sections, à l’issue du weekend sportif. Une demande de notre association est faite pour décaler le jour de ménage au lundi, après l’utilisation du weekend. Aucune réponse n’est fournie pour le moment. De plus il est signal é que l’ascenseur ne fonctionne pas correctement. Un devis de réparation a été fourni à la mairie et nous attendons le début des travaux.

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L’ordre du jour étant épuisé, la présidente remercie les membres pour leur participation constructive et clôture le conseil à 20 heures 20.

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COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

21 novembre 2022

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Appel des membres du conseil d’administration.

La liste des présents établie par appel des membres du Conseil fait état de 22 administratrices et administrateurs votants, incluant 2 pouvoirs. Le quorum des deux tiers (Art. 20 des statuts) étant atteint, et le Conseil pouvant délibérer valablement, la séance débute à 19 heures 06.

La présidente salue les administratrices et administrateurs et les remercie pour leur disponibilité.

1 - Approbation du compte rendu du Conseil du 13 juin 2022.

Les administratrices et administrateurs sont sollicités sur l’approbation du compte rendu, reçu deux semaines en amont de la séance.

Aucune question ni remarque n’est formulée par les membres présents. Le secrétaire met au vote l’approbation du compte rendu :

Vote pour :  22

Vote contre :  0

Abstention :  0

2 – Bilan de la manifestation « les 50 ans de l’ALPR ».

Bilan de l’activité :

Beaucoup de retours positifs pour un évènement qui a plu.

Les photos prises sur la borne selfies où sont enregistrées plus de deux cents prises, témoignent non seulement du succès de cette activité, mais aussi de la manifestation en général.   

Les manèges ont eu beaucoup de succès et pas que pour les enfants. Des adultes s’y sont bien amusés.

La présidente remercie de façon appuyée les photographes qui ont couvert l’évènement depuis la mise en place jusqu’au démontage. La possibilité nous est offerte de réaliser un book de photographies pour les sections. Les administrateurs donnent leur accord de principe, cette action permettra de donner plus de valeur et de pérennité à cette manifestation, si les books restent dans les sections. La manifestation étant organisée par les sections il est logique que ce retour leur soit fait. Les photos sont posées sur Jimdo.

Il y a eu beaucoup de monde sur les stands. Les sections qui en ont tenu peuvent témoigner de l’intérêt et de la curiosité des visiteurs, qu’ils soient de l’ALPR ou non.

Très bon orchestre à l’extérieur avec Gwen. Les danseuses ont mis une bonne ambiance. Le Food truck a permis de regrouper des personnes qui ne se connaissaient pas.

La soirée a été également une réussite. La présidente rappelle que le repas dansant a été voulu pour rendre aux bénévoles un hommage en retour de leur engagement dans l’association. Le grand nombre de participants au repas, et l’ambiance générale font dire que ce temps fort était nécessaire pour marquer le coup. Plusieurs sections ont été représentées par plus de 10 personnes, dont des adhérents qui ne se montrent pas d’habitude.

Bilan financier :  

Le bilan détaillé est présenté aux administrateurs par la trésorière adjointe, en charge des finances de la manifestation. Nous enregistrons un déficit de 12 818,90 € à ce jour. Le tableau détaillé est présenté. La présidente observe que ce déficit de 12k€ environ est loin des 40 k€ présentés en début de projet. Les décisions prises en cours de préparation, par le bureau, puis validées par les administrateurs ont permis d’éviter le gouffre financier vers lequel nous nous dirigions, qui risquait de mettre en difficulté financière l’association, et de devoir ponctionner dans les réserves des sections les plus solides.

La présidente remercie vivement Philipe Fournier, responsable du Footy, pour l’apport financier ou en espèce des sponsors à hauteur de 2 000€ environ. L’implication de Philippe dans cette action, grâce à son important carnet d’adresses, et validée à titre exceptionnel par le conseil d’administration, nous permet de diminuer d’environ 15% nos charges brutes.

Il y aura des rétrocessions sur le vin acheté et non consommé vers les sections.  Cela constituera quelques recettes internes supplémentaires, diminuant ainsi le déficit de la manifestation.

Le conseil remercie la présidente qui s’est beaucoup investie, et a été comme à son habitude le moteur de notre organisation sur ce projet. Sa capacité à fédérer autour d’elle les volontaires a été déterminante pour permettre un suivi, et une réalisation apportant le succès que l’on sait. Il y a eu beaucoup de stress durant quelques mois, car l’enjeu était important pour notre association de réussir cet anniversaire. En effet, pour l’interne, au niveau des adhérents, et leur montrer que notre structure fonctionne bien, est capable de se rassembler pour un évènement majeur, et a les capacités à rassembler fortement. Mais l’enjeu était aussi pour l’extérieur, de montrer aux autres associations et à la municipalité le visage de l’ALPR qui a surmonté la crise sanitaire et continue à proposer à la population pérignacienne une offre d’activités qui l’intéresse.

 Il est souligné le grand nombre de bénévoles qui se sont investis dans la préparation, le déroulement et la clôture de la manifestation (ex 27 bénévoles étaient présents le lendemain pour ranger). C’est un bon signe de santé de l’association, qui dispose ainsi de forces vives sur lesquelles elle peut compter.

3 – Agenda des instances 2022 - 2023.

L’agenda proposé aux administrateurs programme les séances des conseils d’administration et l’assemblée générale annuelle obligatoire. Il est validé à l’unanimité. Les permanences du jeudi après-midi ne sont pas reconduites car il n’y a pas de visites. Un maximum d’informations est sur Jimdo, et AssoConnect a permis de donner des informations.

4 – L’utilisation des salles et installations de la mairie en regard des mesures d’économies.

Les décisions prises par la mairie pour rationnaliser l’utilisation des salles municipales, dans le but de diminuer la consommation d’énergie, sont comprises par les membres du conseil. Cependant, des ajustements sont encore nécessaires pour affiner ce nouveau fonctionnement.

Les sections devront envoyer leurs réclamations à l’ALPR qui fera suivre.

Des réclamations sur la température trop basse dans certaines salles sont enregistrées. Il faudrait gérer les températures ambiantes en fonction des activités, car musculation et patchwork par exemple n’ont pas les mêmes besoins de degrés ambiants.

Il est souhaité d’indiquer à l’entrée des salles la tenue des activités, quand il y a changement d’attribution, pour permettre aux adhérents de se retrouver.

Des réclamations sont présentées sur la propreté de la salle clubhouse du Football Club de Périgny. Les adhérents des sections arrivent dans un lieu qui n’a pas été nettoyé, soit par les utilisateurs précédents du FCP en semaine, soit par le service de nettoyage. De plus des joueurs du FCP entrent dans la salle pendant la méditation des adhérents de la section Qi Gong. Cela est très perturbant. Il y aura besoin d’un temps d’adaptation pour que chacun trouve ses marques.

Il y a de nombreuses demandes dérogatoires pour l’utilisation des installations municipales durant les weekend et vacances. Le dernier courrier de madame la maire doit régler les choses, mais une commission de la mairie va statuer sur les demandes antérieures.

Des sections ont demandé à changer de salle en cours d’année. La mairie refuse tout changement de salle et toute heure supplémentaire d’utilisation d’ici le mois de juin.

5 – redistributions financières vers les sections :

Un nouveau four de cuisson pour la section poterie.

La consommation électrique de ce four ancien gêne la mairie dans sa politique d’économies d’énergies, qui demande un changement de cet appareil.

La présidente observe qu’en 2014 le conseil d’administration a décidé que la redistribution totale annuelle est plafonnée à 3 000€ pour l’ensemble des sections. Le devis présenté par la section poterie est d’environ 4 000€, ce qui bloque les autres redistributions pour l’année vers les autres sections. Il n’y a actuellement que 22€ sur le compte de la section, qui n’a pour le moment reversé à l’ALPR aucune cotisation pour l’année commencée. La section reverse un don à une association, ce qui interpelle le conseil en regard de sa demande de fonds.

Les volumes des cotisations et la capacité financière de l’ALPR en matière de redistribution ne permettent pas d’acheter un four neuf.

La réponse du conseil d’administration de l’ALPR sera que le four fonctionne, qu’il n’est pas nécessaire de le changer, qu’il appartient à la mairie, et que l’ALPR en a assuré la maintenance depuis 30 ans. La demande de la mairie n’étant pas écrite, il n’y aura pas de réponse formalisée de l’ALPR qui choisit le statut quo.

6 – questions diverses :

-        Communication d’informations vers les adhérents

Il est observé que tous les adhérents n’ont pas connaissance des mêmes informations, au même moment, ceci étant dû à une disparité dans la diffusion à l’intérieur des sections. Le conseil le regrette vivement et mandate le bureau pour envoyer directement aux adhérents les informations, à la place des responsables, et ainsi garantir une égalité de traitement des adhérents.  

-        Relations avec un salarié

La problématique se situe dans la relation du bureau d’une section, et du bureau de l’ALPR avec un professeur.

La présidente fait l’historique des événements entre le professeur d’une part, et son employeur et ses représentants d’autre part. Le (la) représentant(e) de la section au conseil ajoute des éléments factuels. Il est reproché au salarié son attitude vis-à-vis du règlement intérieur ou des statuts, son défaut d’observation de consignes strictes et écrites, et son mépris de rappels à l’ordre formalisés par écrit.

La présidente décrit le stade actuel de la procédure vis-à-vis du salarié.

Le débat s’oriente ensuite sur la différence entre employeur et prestataire de service.

-        Mise à jour comptable et administratif des adhésions

Les reversements financiers des adhésions et des cotisations d’assurances sont très faibles à ce jour, où nous observons que 9 sections n’ont pas reversé les cotisations. Le bureau rappelle qu’il est nécessaire d’adhérer pour des raisons d’assurance, mais aussi d’expliquer le côté légal et obligatoire de l’assurance. Il rappelle également que l’association doit pouvoir connaître le nombre d’inscrits ayant cotisé, qui sont les adhérents officiels.  

La trésorière effectuera les prélèvements financiers nécessaires pour les sections qui en feront la demande.

-         Présence du logo ALPR sur affiches publiques

En cas de fabrication d’affiches pour des manifestations dans laquelle une section ou l’ALPR sont parties prenantes, la présidente rappelle aux responsables qu’il faut vérifier que le logo de l’ALPR figure sur l’affiche.

-        Utilisation des chaises de la salle de Cheverny

Les chaises mises à disposition dans cette salle sont dans un tel mauvais état qu’elles deviennent dangereuses (le dossier et l’assise s’en vont). Le professeur en est contraint à apporter des chaises de chez lui à chaque cours.

L’APR doit faire une relance.

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L’ordre du jour étant épuisé, la présidente remercie les membres pour leur participation constructive et clôture le conseil à 20h38.

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COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

13 juin 2022

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Appel des membres du conseil d’administration.

la liste des présents établie par appel des membres du Conseil fait état de 22 administratrices et administrateurs votants, incluant 1 pouvoir. Le quorum des deux tiers (Art. 20 des statuts) étant atteint, et le Conseil pouvant délibérer valablement, la séance débute à 19 heures 12.

La présidente salue les administratrices et administrateurs et les remercie pour leur disponibilité.

1 - Approbation du compte rendu du Conseil du 21 mars 2022.

Les administratrices et administrateurs sont sollicités sur l’approbation du compte rendu, reçu deux semaines en amont de la séance.

Aucune question ni remarque n’est formulée par les membres présents. Le secrétaire met au vote l’approbation du compte rendu :

Vote pour :  22

Vote contre :  0

Abstention :  0

2 – Point sur l’avancée du projet « Les 50 ans ».

Point budgétaire à ce jour.

Point sur le partenariat : présentation de la démarche de partenariat.

Description des différents groupes en charges des tâches pour la journée.

La section photo se déclare volontaire pour prendre des photos durant la journée.

Point budgétaire.  

3 – Clôture comptable de la saison 2021 – 2022 sous AssoConnect.

Evocation de la situation des rapprochements bancaires ou l’on constate que des manques existent.

Explications des rapprochements et de la méthode de scannage des documents. Il faut tout scanner : factures, remise de chèque, relevés de comptes bancaires, versements espèces, virements. Objectif zéro papier.

Les contrôleurs n’auront que l’application pour effectuer leur travail.

4 – Questions diverses.

Pas de questions diverses.

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L’ordre du jour étant épuisé, la présidente remercie les membres pour leur participation constructive et clôture le conseil à 20h01.

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COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

21 mars 2022

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Appel des membres du conseil d’administration.

La liste des présents établie par appel des membres du Conseil fait état de 23 administratrices et administrateurs votants, incluant deux pouvoirs. Le quorum des deux tiers (Art. 20 des statuts) étant atteint, et le Conseil pouvant délibérer valablement, la séance débute à 19 heures 07.

La présidente salue les administratrices et administrateurs et les remercie pour leur disponibilité.

1 - Approbation du compte rendu du Conseil du 10 janvier 2022.

Les administratrices et administrateurs sont sollicités sur l’approbation du compte rendu, reçu deux semaines en amont de la séance.

Aucune question ni remarque n’est formulée par les membres présents. Le secrétaire met au vote l’approbation du compte rendu :

Vote pour :  22

Vote contre :  0

Abstention :  0

2 – Section Péri en Scène : quel avenir pour la section ?

Le conseil est saisi de la problématique de la section. La trésorière adjointe fait état d’un mail d’un ancien responsable de la section Péri en Scène reçu ce jour. Le débat s’engage sur la façon dont les personnes ont quitté l’ALPR pour fonder une association extérieure, et dont elles demandent l’attribution des fonds actuellement disponibles en solde bancaire, et du matériel qui est dans le local de l’ALPR.

Le conseil est appelé à voter sur la dissolution de la section :

Vote pour :  23

Vote contre :  0

Abstention :  0

Le conseil échange sur le montant du solde bancaire et le matériel utilisé par a section.

Le conseil est appelé à voter sur le reversement du solde bancaire à l’association les Scènes de Coureilles :

Vote pour :  2

Vote contre : 21

Abstention :  0

3 – Impact de la pandémie sur l’association.

Lors de la reprise des activités des sections, le conseil a désiré connaître l’impact de la pandémie sur notre structure. En ce sens il a missionné le bureau pour établir un constat sur les conséquences psychologiques, financières, et en matière de fonctionnement des deux années de pandémie. L’analyse est développée devant les élus.

Il est apparent qu’actuellement encore il est difficile pour certains de participer à des manifestions. Le manque de confiance, le manque d’élan sont toujours un frein pour retrouver la vie d’avant.  

Le conseil prend bonne note des observations présentées et remercie le bureau pour son travail.

4 – Point sur l’avancée du projet les 50 ans.

Le point des propositions reçues est fait par les pilotes des commissions. La trésorière adjointe, pilote du groupe finances, présente le pré-budget en fonction des propositions d’activités et de prestations choisies par le groupe de pilotage. La totalité des devis reçus est de 22 000 € environ à ce stade. Cette somme est largement supérieure aux premières estimations présentées en conseil. La quantité des propositions d’activités, pour lesquelles il est nécessaire de faire appel à un prestataire, ainsi que le niveau de la prestation de restauration impliquent des sommes conséquentes. Le conseil s’interroge sur la pertinence de dépenser une telle somme, en regard du contexte de la pandémie, des relations avec la mairie, et des orientations mêmes de notre association. Le groupe de pilotage devra réfléchir à une proposition alternative, permettant de diminuer le montant du budget.

Les échanges se poursuivent sur l’éventualité de recourir au partenariat pour trouver des recettes externes. Le conseil est saisi sur la question d’autoriser à titre exceptionnel le recours au partenariat, en dérogation de la règle existante de ne pas l’utiliser dans les sections. L’ALPR peut proposer de la lisibilité aux entreprises suivant les montants des versements effectués.

Le conseil est appelé à voter sur la proposition d’avoir recours au partenariat à titre dérogatoire :

Vote pour :  23

Vote contre : 0

Abstention :  0

Le volet communication fait l’objet d’échanges sur la stratégie et le timing. Il est proposé d’élaborer un flyer générique qui sera distribué dans les sections. Puis un deuxième, plus ciblé et appelant aux inscriptions sera envoyé aux adhérents.

Enfin il est demandé de faire passer les devis reçus à la pilote du groupe chargé des finances du projet. La responsable de la section Palettes et Pinceaux est sollicitée pour contacter les sections et faire remonter au groupe de pilotage les chiffres concernant les participations des sections, le nombre de bénévoles volontaires, le nombre de stands.

5 – Le bulletin d’information de l’ALPR

La question est posée au conseil sur le mode de diffusion de notre futur bulletin d’information. Il convient de choisir entre une diffusion par mail simple, par le biais de la boite de l’ALPR, ce qui peut générer des alertes spam chez certains membres, ou bien par le biais de campagnes de diffusion par le biais du logiciel AssoConnect. De façon informelle les administrateurs choisissent la seconde proposition, en argumentant que ce logiciel doit être utilisé au maximum de ses fonctionnalités, et ainsi justifier son acquisition.

 Sur la forme, il est souhaité de se fixer un nombre limite de caractères. Prévoir des illustrations, même petites pour faire une accroche. La nécessité apparaît de faire des articles courts sous forme attirante, genre info flash, plutôt que des longueurs de texte. Quelques impressions papier seront cependant nécessaires suivant la population des sections.

L’utilisation d’AssoConnect permettra un suivi de la fréquentation.

6 – Questions diverses.

Quelle est la date de paiement des chèques sport ?

Reçus le 15 mars, ils sont versés aux sections depuis.

Non remboursement par notre assureur des frais de réparation d’un pantalon lors d’une activité théâtre ?

L’ALPR a présenté un dossier complet, lui demandant d’actionner le contrat en cours. Il est prévu de faire un courrier au responsable de l’assurance, qui a répondu qu’un pantalon n’est pas indispensable, contrairement à des lunettes. La présidente va se renseigner auprès d’autres assureurs et faire une autre proposition de prestataire d’ici la fin de l’année.

Dossier PSL 17. Où en est l’instruction qui a été proposée au conseil ?

Suite à la rencontre avec l’association PSL17, la problématique de l’emploi au sein de l’ALPR est posée, conjointement aux sujets à traiter avec certains salariés. Le conseil choisi-t-il une stratégie de recours à des prestations externes ou bien de conserver des emplois pérennes comme c’est le cas actuellement ?

Des membres du conseil attirent l’attention de l’assemblée sur le risque de requalification comme employé, en cas de passage à auto entrepreneur d’un prestataire, sollicité sur une activité pour laquelle un poste de CDI est actuellement existant dans notre association.

La présidente propose de faire appel à un conseil juridique.

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L’ordre du jour étant épuisé, la présidente remercie les membres pour leur participation constructive et clôture le conseil à 20h49.

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COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

13 décembre 2021

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Appel des membres du conseil d’administration.

La liste des présents établie par appel des membres du Conseil fait état de 24 administratrices et administrateurs votants incluant trois pouvoirs. Le quorum des deux tiers (Art. 20 des statuts) étant atteint, et le Conseil pouvant délibérer valablement, la séance débute à 20 heures 08.

La présidente, madame Deroir, étant absente excusée pour raisons personnelles, le conseil désigne le secrétaire, Michel Seguineau, pour animer la réunion en tant que président par intérim de l’instance, durant l’absence de la présidente.

Michel Seguineau remercie le conseil et souhaite la bienvenue aux administratrices et administrateurs en les remerciant pour leur disponibilité.

Une administratrice suggère le report de cette séance en raison de l’absence de la présidente. Le conseil, par une expression quasi générale répond que la session doit se tenir, en respectant la situation personnelle de la présidente, pour permettre à l’association d’avancer sur les dossiers administratifs et réglementaires, et pour lancer les projets 2022.  

1 - Approbation du compte rendu du Conseil du 11 octobre 2021.

Les administratrices et administrateurs sont sollicités sur l’approbation du compte rendu, reçu deux semaines en amont de la séance.

Aucune question ni remarque n’est formulée par les membres présents. Le secrétaire met au vote l’approbation du compte rendu :

Vote pour :  24

Vote contre :  0

Abstention :  0

2 – Proposition de projet de la fête des 50 ans de l’ALPR.

Lors de sa séance du 11 octobre 2021, le conseil a voté à l’unanimité la tenue d’une manifestation célébrant les 50 ans de la création de l’association. Un groupe de travail s’est réuni le 22 novembre dernier pour proposer les grandes lignes de ce que sera cet évènement. Le conseil remercie les membres du groupe de travail pour leur implication, prend acte des propositions et souhaite apporter des précisions.

Il est important de placer cette manifestation sous le signe de l’esprit associatif, de la convivialité, et d’une certaine simplicité dans son déroulement.

Il est également important de mettre à profit cette occasion de remercier les membres des bureaux bénévoles des sections qui depuis des années font fonctionner la structure, avec beaucoup d’abnégation et souvent des sacrifices personnels. Il ne faut pas moins d’environ 70 personnes pour permettre aux sections de vivre normalement. Un discours de la présidente au moment stratégique de l’apéritif pourrait en être l’opportunité.

Sur la date de tenue de cette manifestation, le conseil décide du 24 septembre 2022, pour éviter les encombrements d’agenda des mois de mai et juin. L’association ne fonctionne pas en juillet, ni en août. Il est préférable de laisser passer le forum des associations du premier week-end de septembre, et de laisser aux sections le temps de se relancer, en accueillant les nouveaux adhérents, et en motivant les équipes pour la fin du mois.

Les administrateurs choisissent le parc de la mairie pour fêter les 50 ans. L’objectif étant d’accueillir le plus de monde possible, en ouvrant aux pérignaciens et pérignaciennes dans l’après-midi, ainsi qu’un tiers des adhérents pour la soirée, il s’avère qu’aucune salle municipale ne sera en mesure de recevoir le public dans de bonnes conditions. Il convient donc de se tourner vers la location de Tivoli à implanter dans le parc.

Au sujet de la restauration, le conseil donne son accord pour la sollicitation de devis auprès de traiteurs locaux, qui proposeront un service à table ou un buffet, en fonction de la situation sanitaire à ce moment-là, et du nombre d’inscrits au repas. Il est souhaité que le professionnel choisi fonctionne en complète autonomie au niveau de l’installation de sa cuisine mobile, sans que l’ALPR n’ait à lui consacrer des mètres carrés d’abri sous Tivoli.

Les administrateurs optent pour une participation financière modeste des adhérents pour le repas du soir, entre 5 et 10€, afin d’enregistrer des inscriptions réelles, et éviter des désistements nombreux en cas de gratuité. Les membres de bureau de sections et leur conjoint ou conjointe sont invités en remerciement de leur implication dans l’association.

Enfin le conseil précise que la tenue de cette manifestation reste sous conditions des autorisations nécessaires à obtenir auprès des services de l’état, et de la mairie, surtout dans le cadre de l’évolution de la situation sanitaire.

La fiche projet présentée et validée sera amendée des précisions des administrateurs et deviendra la feuille de route des sections, qui vont passer à la phase de mise en œuvre dès la réunion des responsables de section du 7 janvier 2022.

3 – Vote sur la proposition de modification des statuts de l’association.

Le projet de modification des statuts est présenté par le groupe de travail. Un document regroupant dans sa partie gauche les statuts actuels, et dans sa partie droite les statuts à étudier, est soumis aux administrateurs. Les propositions de modifications sont étudiées une à une et validées après explications complémentaires si nécessaires.

Un débat s’installe sur le rôle du responsable de section. Sa participation au conseil d’administration est souhaitée comme automatique, sauf exceptions motivées.

Le mode de désignation du bureau de l’ALPR est également un sujet qui provoque un débat prolongé. Il en ressort que l’assemblée générale devrait annuellement désigner les membres, en lieu et place du conseil d’administration. Cela permettrait de donner le choix direct aux adhérents sur leurs dirigeants, dans une démocratie plus directe. Les candidats seraient évidement membres de l’ALPR donc à jour de leur cotisation. Ils seraient obligatoirement présentés par le bureau d’une section.

Cette disposition, comportant un vote annuel, éviterait la problématique du mandat de trois ou quatre ans, de la reconduction automatique, et permettrait d’éviter la vacance de poste en cas d’absence de candidats. En outre la remise en cause des mandats tous les ans est une contrainte souhaitée pour les membres du bureau, comme cela est le cas actuellement pour les responsables de section et leur bureau.

Enfin, des éclaircissements sont demandés sur le mode de convocation de l’assemblée générale ordinaire, par rapport à au mode de convocation de l’assemblée générale extraordinaire.

Le conseil souhaite que les modifications soient prises en compte dans une nouvelle version qui devra être présentée lors de la future session du 10 janvier 2022 pour un vote définitif. 

4 – Vote sur la proposition de modification du règlement intérieur de l’association.

Ce point n’est pas abordé vu l’heure tardive. Il sera reporté au conseil du 10 janvier 2022.

5 – Relations avec les professeurs salariés de l’association.

Ce point n’est pas abordé en raison de l’heure tardive.

En outre, la présence de la présidente de l’association est souhaitée, car elle représente l’employeur et son éclairage sur ce dossier est fondamental.

Ce point sera reporté au conseil du 10 janvier 2022.

6 – Questions diverses.

Question diverse.

Adhésion de l’ALPR à la structure solidaire La Matière à Périgny.

Ce point n’est pas abordé vu l’heure tardive. Il sera reporté au conseil du 10 janvier 2022.

Question diverse.

La section musculation souhaite exprimer ses remerciements à l’association pour sa diligence à avoir remplacé le vélo de la section.

Question diverse.

La trésorière de l’ALPR propose que l’association s’associe à la peine de la présidente et de sa famille en offrant une gerbe à l’occasion de la cérémonie funéraire évoquée en introduction de séance.

Le conseil donne son accord à l’unanimité.

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L’ordre du jour étant épuisé, le président par intérim remercie les membres pour leur participation constructive et clôture le conseil à 22h08.

COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

11 octobre 2021

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Appel des membres du conseil d’administration.

La liste des présents établie par appel des membres du Conseil fait état de 22 administratrices et administrateurs votants incluant deux pouvoirs. Le quorum des deux tiers (Art. 20 des statuts) étant atteint, et le Conseil pouvant délibérer valablement, la séance débute à 19 heures 03.

La présidente, madame Deroir, souhaite la bienvenue aux administratrices et administrateurs en les remerciant pour leur disponibilité.

Aucune question liminaire n’étant posée, la présidente aborde l’ordre du jour.

1 - Approbation du compte rendu du Conseil du 14 juin 2021.

Les administratrices et administrateurs sont sollicités sur l’approbation du compte rendu, reçu deux semaines en amont de la séance.

Aucune question ni remarque n’est formulée par les membres présents. Le secrétaire met au vote l’approbation du compte rendu :

Vote pour :  20

Vote contre :  0

Abstention :  0

2 – Retour sur la participation des sections aux animations municipales de l’été.

Il est observé par les participants un manque de préparation vers les associations, ou en tout cas les sections de l’ALPR. Les volontaires ont dû se mobiliser rapidement sans connaître complètement les tenants et aboutissants autres que ceux portés par le bureau à l’issue de la réunion avec la mairie le 2 juin 2021. Une réunion préparatoire avec les associations et sections de l’ALPR aurait peut-être pu mieux fédérer autour de ce projet.

Le conseil auditionne les sections qui ont pu participer à cette manifestation municipale dans un esprit de soutien de la population ne partant pas en vacances et de partenariat avec la mairie.

·         Escrime : une quinzaine d’enfants ont été accueillis durant les créneaux horaires. Beaucoup de convivialité et de curiosité de leur part font que les volontaires sont prêts à renouveler l’opération si cela se présentait.

·         Sophrologie : des dates d’inscription posées par la section sur le Doodle de la mairie n’ont pas été retenues par les services qui ont déclaré ne pas tenir compte de ce système de réservations. Une autre date a été communiquée à la section, qui a tenté de la tenir. Aucune participation n’a été enregistrée.

·         Gym mémoire : la séance prévue initialement n’a pas pu se tenir pour manque de disponibilité.

Le conseil confirme sa position favorable pour ce genre de manifestation et propose qu’à l’avenir une réunion préparatoire ait lieu avec les associations pour mieux mobiliser.

3 – Mouvements de sections

La reprise étant effective, le conseil souhaite faire un point partiel des activités des sections. Un tour de table est lancé au cours duquel les responsables présents font un état souvent détaillé et chiffré des arrivées, départs, et non renouvellements.

·         Nouvelle section à l’ALPR : Club photo Périgny Michel Bourriau. Cette section a vocation à apporter une nouvelle offre, complémentaire à celle existant déjà sur la commune en matière de pratique de la photographie amateur. Elle s’adresse aux débutants. Déjà environ 15 inscrits. Travail sur la vitesse, la profondeur de champs, visionnage des prises de vue, etc. Des sorties sont organisées pour permettre une approche en direct de sujets vivants ou statiques. D’autres inscriptions sont en cours ce qui dépasse les attentes du responsable.

·         Les Mille pattes continuent leur activité, après les remous du printemps et de l’été. La section a pu profiter pleinement du forum des associations où elle a tenu son stand, ce qui a permis de prendre de nombreux contacts. Dans cette journée 52 contacts ou inscriptions ont été pris. Actuellement 40 adhérents sont enregistrés. Trois types de sorties sont organisées : le mardi la petite marche, le mercredi matin la marche nordique (nouveau), le samedi matin la longue marche. La cotisation a été fixée par le bureau de la section à 17€ pour l’année.

·         Gym mémoire : la section a pris son rythme de croisière et rencontre un vrai succès. Des volontaires continuent à s’inscrire au fur et à mesure des périodes de trois mois de cours. Le professeur peut prendre un groupe supplémentaire, si des volontaires se présentent.

4 – Point sur les réunions de rentrée

Les habituelles réunions de rentrée sont lancées et la grande majorité s’est tenue ou est prévue à l’agenda des sections. Il est rappelé l’utilité de ces réunions qui permettent aux adhérents de faire connaissance avec un représentant du bureau. Les responsables conviennent qu’un certain nombre de participants n’ont pas conscience de l’importance de l’association, ni de l’existence du bureau, croyant être inscrits dans une association en tant que telle. C’est également l’occasion de faire remonter des informations vers le bureau directeur, qui peut également donner des précisions sur la vie de la structure, les avantages et les contraintes y afférant.

Les sections Qi Gong, Poterie, Voyages, Club sénior, Danse n’ont pas tenu leur réunion. D’autres sections fonctionnant en ateliers trimestriels, la rotation rapide des adhérents ne permet pas une fidélisation des membres, et donc une projection dans l’avenir à la maille d’une année.

Les sections expliquent leurs perspectives en matière d’inscriptions. Pour la majorité d’entre elles, les effectifs reviennent à un niveau comparable à la saison 2019 – 2020, antérieurement à la pandémie. C’est une grande satisfaction pour les responsables qui y voient un signe de l’importance de la convivialité dans leurs sections.  Pour certaines un déficit est à prévoir, pour des raisons variées. Presque deux saisons touchées par des fonctionnements parfois hiératiques, n’ont pas à ce jour permis de remotiver des membres plus consommateurs que motivés par le vivre ensemble et la solidarité. Enfin, une troisième partie des sections enregistre une augmentation de leurs inscriptions, ou de promesses d’inscriptions. Un comptage sera à faire en fin d’année 2021.

Les éléments présentés permettent de supposer l’existence d’un besoin de convivialité et d’échanges suite à la période d’arrêt. C’est bien là que le secteur associatif et l’éducation populaire ont un rôle à jouer.

Le bureau confirme que des cours supplémentaires durant les vacances scolaires sont possibles suite à l’accord de la mairie, pour rattraper les séances perdues en 2021, uniquement jusqu’à la fin de l’année.

5 – Date de la fête des 50 ans de l’A.L.P.R.

L’A.L.P.R. aura 50 ans en 2022.

 Le bureau interroge les participants quant à l’opportunité ou non de célébrer cet anniversaire. Il est précisé que cette manifestation, si elle a lieu, sera le fruit d’un travail porté collectivement par les sections, le bureau ne pouvant assurer seul un évènement de cette ampleur. Après les expressions particulières de certains, un vote est proposé dont le résultat est :

Vote pour :  20

Vote contre :  0

Abstention :  0

A la suite du vote, le débat s’engage sur les modalités des préparatifs, du choix de la date, du lieu et du contenu. Différentes propositions sont évoquées. Le bureau propose la création d’une commission ayant vocation à présenter un projet pour le Conseil d’Administration du 13 décembre prochain.

Le bureau enregistre les noms des volontaires du Conseil : E. Roques, C. Maréchal, P. Deroir, N. Habonneaud, R. Favier, S. Tirateau, A. Robert, I. Fialon, MC. Deroir, E. Texier, C. Lemetayer, M. Seguineau.

La commission se réunira le 22 novembre 2021 à 19h00. Une invitation sera envoyée avec mention du lieu de la réunion.

6 – Retour sur la réunion mairie du 8 septembre 2021

Un retour est présenté sur le contenu de la réunion avec la mairie le 8 septembre 2021, par lecture d’un compte rendu établi par la trésorière adjointe. Le conseil d’administration débat tout particulièrement des déclarations des représentantes de la mairie concernant les subventions en cours, présentées par l’ALPR pour les sections escrime et billard. Le solde jugé trop important des comptes est un frein à l’attribution de fonds publics. En fonction de quoi, la mairie n’accordera pas de subventions aux sections, malgré les argumentaires fournis, respectant les critères de présentation demandés par la mairie.

Un débat prolongé anime le conseil, duquel il ressort la demande de laisser en cours les deux demandes de subventions des sections escrime et billard, en attendant une réponse formelle, écrite de préférence, en réponse à la demande écrite de l’ALPR. Les administratrices et administrateurs se refusent à accorder à la mairie un droit de regard sur les comptes, et une intervention extérieure pour participer à réduire le montant des en cours. Sensibles à l’indépendance de l’association, les élus refusent tout ce qui pourrait de prés ou de loin ressembler à une ingérence. L’autonomie accordée par la loi de 1901 devant être respectée, les membres se prononcent pour un arrêt des demandes de subventions une fois celles des sections escrime et billard traitées, qu’elles soient accordées ou non. Les difficultés relationnelles avec les élus municipaux amènent l’ALPR à rechercher une autonomie de financement pour leurs activités, quitte à revoir le montant de cotisations de certaines sections.

7 – Agenda des instances 2021 - 2022

Pas d’observations particulières.

8 – AssoConnect : clôture des comptes et adhésions

La clôture des comptes au 31 août 2021 a été faite par le biais des rapprochements bancaires entre la situation en banque et les comptes tenus dans l’application AssoConnect. Le cumul de solde bancaire et de trésorerie de l’association s’élève à 228 168,82€. Le détail des comptes sera présenté en Assemblée Générale. Les sections devront remettre rapidement leurs clôtures pour contrôle habituel. La présidente rappelle que les contrôleurs bénévoles extérieurs à l’association se verront confier les éléments pour effectuer le contrôle de caisse, les mouvements en caisse et en banque, le suivi budgétaire.

L’exercice 2020 – 2021 est un exercice de transition dans l’utilisation de l’application informatique et le peu d’activité due à la crise sanitaire n’a pas permis aux trésoriers de sections de se familiariser au traitement dans cette nouvelle version. La présidente propose une réunion de rappel sur l’utilisation d’AssoConnect en termes de budget, de comptabilité et d’inscription des membres, le jeudi 21 octobre 2021 à 14h00 salle du foyer rural.

 La tenue des inscriptions est un vrai sujet, au moment de cette reprise et il est important de savoir si l’association a perdu beaucoup de membres. Les inscriptions sont enregistrées dans l’application mais attention à na pas considérer le fichier de l’année passée comme une situation réelle des adhésions.  Il est rappelé que le statut de membre ne s’obtient qu’à l’enregistrement de la cotisation à l’A.L.P.R.

9 – Groupe de travail sur la révision des statuts et du règlement intérieur

Les contre temps divers n’ont pas permis de tenir les réunions programmées. La situation ayant évolué et les réunions étant maintenant autorisées sous réserve de présentation du passe sanitaire et du respect des mesures barrières, le sujet redevient d’actualité. La présidente annonce la tenue d’une réunion les 8 et 15 novembre à14h00 salle du foyer rural. Une invitation formelle sera envoyée en amont avec les documents de travail à l’ensemble des administrateurs pour rappel et remarques éventuelles. Il est important que les membres du groupe de travail aient le temps de s’imprégner des textes avant de se retrouver pour y travailler, et ainsi préparer leurs éventuelles remarques. Il est rappelé que ces modifications seront à présenter en Conseil d’Administration puis en Assemblée Générale Extraordinaire.

10 – Redistribution suite aux demandes des sections billard, photo et nature.

·         Section Photo : il n’y a pas de matériel à la section qui est naissante. Le club informatique prête momentanément du matériel pour permettre de fonctionner dès le début de la saison. La section photo demande le financement d’un microordinateur portable spécialement équipé de logiciels adaptés au traitement de l’activité. Les devis présentés détaillent les produits et s’élèvent à un montant de 729€ et 712€.

·         Section billard : demande de 500€ comme tous les ans pour changer le tapis (qui se change deux fois par an) car l’utilisation est beaucoup plus importante que la moyenne générale d’utilisation de ce type d’équipement.  La section prend en charge le deuxième renouvellement du tapis qui appartient à la mairie.

·         Section nature : demande de jumelles classiques au prix de 199€ ou 215€, et de jumelles à focale courte au prix de 165€ ou 189€, plus un microordinateur au prix de 810€ ou 1258€ pour la comptabilité et la tenue AssoConnect.

11 – Questions diverses

Question : La section escrime demande à l’ALPR de faire paraître dans le prochain Périgny Infos un article sur Benoît Cottin, fondateur de l’escrime à Périgny depuis plus de 20 ans.

Réponse : Le conseil propose que la section rédige son article. Le bureau le fera suivre aux services de la mairie.

Question : La section billard s’interroge sur le montant de la cotisation des adhérents, qui s’élève à 45€ annuels hors période COVID, incluant 4€ pour l’assurance, et 4€ pour l’adhésion à l’association. Soit 37€ annuels pour la section. Les membres souhaitent que la cotisation de 8€ soit réduite, car trop chère à leur avis. Ils demandent sur quoi se fondent les 4€ de l’assurance, et à quoi servent les 4€ de cotisation au niveau ALPR. Ils souhaitent que le versement de 8€ soit réduit.

Réponse : Le bureau propose de construire une communication portant d’une part sur le fonctionnement du contrat d’assurance SMACL, et d’autre part sur l’utilisation des 4€ de cotisation à l’ALPR.

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L’ordre du jour étant épuisé, la présidente remercie les membres pour leur participation constructive et clôture le conseil à 21h36.

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COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

14 juin 2021

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Appel des membres du conseil d’administration.

La liste des présents établie par appel des membres du Conseil fait état de 19 administratrices et administrateurs votants. Le quorum des deux tiers (Art. 20 des statuts) étant atteint, et le Conseil pouvant délibérer valablement, la séance débute à 19h01.

La présidente, madame Deroir, souhaite la bienvenue aux administratrices et administrateurs en les remerciant pour leur disponibilité. Elle note combien nous sommes heureux de nous revoir en présentiel, ce qui est une situation plus qu’agréable après un an de visio conférences, même s’il nous faut encore respecter les règles en vigueur. 

Aucune question liminaire n’étant posée, la présidente aborde l’ordre du jour.

1 - Approbation du compte rendu du Conseil du 22 mars 2021.

Les administratrices et administrateurs sont sollicités sur l’approbation du compte rendu, reçu deux semaines en amont de la séance.

Aucune question ni remarque n’est formulée par les membres présents. Le secrétaire met au vote l’approbation du compte rendu :

Vote pour : 19

Vote contre : 0

Abstention : 0

2 – Communication : dépôt des conclusions de l’enquête en présence de Gaëtan Gaboraud stagiaire en communication.

Présentation des résultats de l’enquête auprès des responsables et des résultats de l’enquête auprès des adhérents par Gaëtan Gaboraud, stagiaire en communication.

Nous avons enregistré 735 réponses aux questionnaires soit 45,23% de réponses des adhérents sur 1625 questionnaires envoyés. Transcrit par sections le taux de réponse est de 45,5%. Ce qui signifie que les réponses sont équilibrées entre les sections. Il n’y a pas eu de différences notables dans l’implication des adhérents en fonction de la section, le résultat étant à peu près homogène. 

Le taux de réponses est extraordinairement bon. Le bureau va répondre aux questions posées par les adhérents et les responsables en proposant des actions au conseil d’administration qui fera les choix qu’il jugera bons.

La présidente remercie Gaëtan pour son investissement.

Les futures recommandations du plan de communication, issues des questionnaires de l’enquête, sont en cours de formalisation. Elles seront présentées lors d’un Conseil à l’automne prochain. AssoConnect peut être un moyen de communication, les sections maitrisant maintenant assez bien l’outil, pour la majorité d’entre elles.

Il est précisé que ce sont les sections qui recrutent des adhérents, et non pas le bureau de l’A.L.P.R. Si une section veut grandir en nombre d’adhérents, il lui faut être en mesure de gérer le nombre, par exemple en termes d’occupation de salle. En effet cela peut être un frein au fonctionnement si la jauge est déjà atteinte, notamment en période de restrictions sanitaires. Il faudrait alors étudier d’autres modes de fonctionnement ; le changement d’horaires pourrait être une solution, si les adhérents sont disponibles sur d’autres créneaux dans la journée.

Une administratrice demande sa préconisation à Gaëtan Gaboraud sur le choix à effectuer, si toute fois cela s’avérait pertinent, entre la page Face Book ou le site de l’association comme support majeur de notre communication ?

Gaëtan précise que le site permet normalement de centraliser les informations sur une plateforme où elles sont conservées et disponibles ad vitam aeternam. Quant à la page Face book, ce dispositif est plus tourné sur l’actualité, les informations vivantes, dans l’immédiateté mais ne conserve pas les données administratives par exemple. Les vocations de ces deux moyens de communications sont différentes, mais peuvent être complémentaires en fonction des orientations choisies par le Conseil d’Administration. Le stagiaire observe que le site manque de mises à jour récentes, ne comporte pas d’informations permettant d’accéder facilement aux sections, et qu’aucune charte graphique n’y est décelable pour les visiteurs.

La présidente rappelle au sujet de la communication, que sur le site internet de l’association, un mail « questionnaire de contact » existe pour que chaque responsable de section soit destinataire des questions qui sont posées par d’éventuels futurs adhérents. Il convient que chaque responsable réponde à la sollicitation envoyée par le biais de JIMDO, pour confirmer son adresse mail. Ce n’est pas une publicité ou cyber attaque par internet, mais simplement un dispositif de mise en relation des responsables avec des prospects intéressés par l’activité d’une section. Il faut éviter que tous les contacts par internet n’arrivent en fait sur le téléphone de la présidente, qui devra ensuite diriger le prospect vers le responsable. Ceci peut constituer un risque de perte et en tous cas une perte de temps. La démarche est appréciée.

De plus, un rappel est fait sur l’importance cruciale d’envoyer des éléments pour les publier sur le site internet ou sur la page Facebook de l’A.L.P.R. Il faut animer la communication de notre association, pour devenir plus visibles et plus attractifs. Tout ce qui concerne la vie des sections, comme des photos de groupe, des photos des productions et réalisations, des articles sur la section, ou sur des membres de la section sont autant de témoignages de vie et de bonne santé de notre structure.

3 – Vote à bulletin secret sur les candidatures au bureau de l’association comme trésorière, trésorière adjointe, et chargé de communication.

La présidente rappelle les conditions de ce vote, qui doit venir confirmer ou infirmer l’investissement des personnes concernées dans le bureau de l’association, après l’accord donné en conseil du 22 mars dernier. Il s’agit maintenant de se prononcer en suivant les règles fixées par les statuts et le règlement intérieur.

Un administrateur pose la question de savoir pourquoi entériner la présence au sein du bureau d’un chargé de communication alors que cette fonction ne figure pas dans les statuts. La réponse du bureau de l’A.L.P.R. rappelle que les administrateurs élisent des membres de bureau, qui se voient ensuite confiés par ce bureau, en tant que « comité directeur », des mandats légaux et obligatoires, comme président, secrétaire ou trésorier, ou bien une mission particulière si le besoin s’en fait sentir. Il n’est pas pertinent de figer les fonctions autres que celles légales, nécessaires et suffisantes dans le cadre des statuts, sauf à prendre le risque de modifier en assemblée générale ces statuts à chaque fois qu’un besoin de mission particulière attribuée à un nouveau membre voit le jour. Pour prendre en compte l’observation de l’administrateur, une modification de l’article des statuts correspondant pourra être mise à l’étude dans le cadre du groupe de travail idoine qui devrait démarrer ses travaux après les vacances scolaires.

Les candidatures au bureau de l’association comme trésorière, trésorière adjointe, et chargé de communication sont mises au vote. Observation : suite à l’arrivée tardive d’un administrateur, le nombre de votants est maintenant de 20.

Le vote se déroule dans les conditions requises par les statuts, sous la surveillance d’un membre du bureau. Deux personnes volontaires constituent le bureau de vote et se chargent du dépouillement. La présidente annonce ensuite les résultats au Conseil d’Administration.

Vote pour : 20

Vote contre : 0

Absentions : 0

La présidente remercie les membres du Conseil de cette confiance renouvelée et félicite les élus.

4 – Vote à bulletin secret sur la proposition de prolongation d’un an à titre exceptionnel du fait de la situation sanitaire, du mandat de la présidente, en attendant les modifications des statuts et du règlement intérieur en assemblée générale.

Un administrateur pose la question de savoir s’il existe un lien entre la demande de prolongation du mandat et la durée du mandat actuel occupé par la présidente. Le bureau explique la nécessité d’agir pour maintenir l’association vivante légalement afin de la protéger d’une éventuelle invalidation des délibérations du Conseil ou des décisions du bureau, si la présidence devient caduque, ce qui sera le cas au 12 octobre 2021. Il convient en l’état actuel des choses de se donner le temps d’aller d’ici la fin de l’année au bout du processus :

« Groupe de travail                    Conseil d’Administration                               Assemblée Générale extraordinaire »

La proposition de prolongation d’un an à titre exceptionnel du fait de la situation sanitaire, du mandat de la présidente, en attendant les modifications des statuts et du règlement intérieur en assemblée générale est mise au vote.

Le vote se déroule dans les conditions requises par les statuts, sous la surveillance d’un membre du bureau. Deux personnes volontaires constituent le bureau de vote et se chargent du dépouillement. La présidente annonce ensuite les résultats au Conseil d’Administration.

Vote pour : 20

Vote contre :

Absentions : 0

Le bureau note la confiance unanime des administrateurs envers la présidente. La présidente remercie les membres du conseil.

5 – Lettre de la mairie de Périgny du 19 mai 2021 portant sur les subventions vers l’ALPR et la communication vers les sections.

Le bureau donne des explications sur le positionnement de la mairie quant à l’existence du solde des comptes de l’association. Il rappelle également la confusion qui est faite par ma municipalité entre la totalité des soldes des sections, et le solde global de l’association qui sont deux choses différentes dans l’esprit des administrateurs désirant donner de l’autonomie de gestion aux sections. Bien qu’il soit légalement possible de transférer des sommes excédentaires d’une section à une autre, ou vers le compte géré par le bureau, cela n’est pas facteur de responsabilisation des responsables de section. Cette pratique n’est pas habituelle à ce jour.

Le Conseil exprime son regret d’avoir à refuser des demandes de subventions des sections et ainsi faire une sélection qui devrait incomber à la mairie, sur la base des critères qu’elle a elle-même fixés.

Le Conseil rappelle sa position selon laquelle il est nécessaire d’avoir des réserves financières en tant qu’employeur de treize salariés. En cas de licenciement et d’action devant les prud’hommes, il est préférable d’avoir un fonds servant de garantie en cas d’accidents, d’amendes ou de pénalités.

Le Conseil note le souhait de la mairie de rencontrer les responsables pour connaître les besoins des sections, et donne au bureau la latitude nécessaire pour gérer ces relations bilatérales.

6° Circuit d’information entre le Conseil et les responsables de section.

Dans le cadre des réflexions qu’il a d’ores et déjà pu mener sur le sujet de la communication, le bureau souhaite mettre en place un circuit pour garantir la bonne circulation d’informations issues des travaux des instances de l’A.L.P.R. vers les adhérents.

Les comptes rendus des réunions de bureau :  hebdomadaires, ces réunions traitent les affaires courantes, préparent les instances que sont le Conseil, l’Assemblée Générale et l’Assemblée Générale extraordinaire ; les comptes rendus donnent à voir le quotidien de notre association et la réalité de la vie de notre structure.

Les comptes rendus des Conseils d’Administration : ces comptes rendus sont la diffusion officielle des débats et décisions pris par le Conseil ; au-delà des affaires courantes, les dossiers traités en Conseil donnent lieu à des choix et arbitrages stratégiques, légaux, et garantissent le bon fonctionnement de notre structure. Les comptes rendus sont mis en ligne sur le site internet de l’A.L.P.R. pour la bonne connaissance de tous les adhérents. Mais le résultat de l’enquête montre que le site n’étant pas visité, les informations ne touchent pas les membres de l’association.

Le bureau insiste sur ce point important de la diffusion des éléments vers les adhérents, par les responsables, mais également des remontées d’informations des sections vers le bureau pour donner de l’envie et susciter des vocations. Les réunions de rentrée sont insuffisantes en matière de diffusion d’information, car il y a souvent beaucoup d’absents.

Le bureau précise qu’en cas de manquement ou d’impossibilité d’une ou de plusieurs sections à ce dispositif, il prendra le relai pour garantir la bonne diffusion des informations.

7° Calendrier prévisionnel des instances de l’ALPR.

 Le bureau fait état de proposition de calendrier prévisionnel des instances de l’association. Il souligne tout particulièrement que l’année 2022 sera la cinquantième année d’existence de l’A.L.P.R., et qu’il y a nécessité de réfléchir rapidement à une date choisie très en amont pour réserver un site sur la commune. En effet, la période la plus souvent choisie par les associations se trouve juste avant les vacances scolaires, et nous risquons de nous trouver dépourvus d’emplacement de taille suffisante pour célébrer dignement cet évènement. Les administrateurs sont sollicités pour émettre des propositions de date et de site. 

8° Le calendrier des réunions de rentrée en sections pour la présence du bureau et de la mairie.

Le bureau rappelle aux administrateurs leur propre souhait de tenir leurs réunions de rentrée en présence de membres du bureau et de représentants de la mairie. Pour ce faire, il est nécessaire de programmer ces rencontres et de diffuser ces dates en amont pour la bonne organisation des participants. Quelques sections ont déjà donné leur date. Un calendrier va être mis en place sous format dématérialisé pour des inscriptions mises à jour en temps réel. Les sections n’ayant pas la possibilité d’adopter ce moyen sont priées de prendre contact avec le bureau pour que le choix soit pris en compte dès que possible.

9° L’animation municipale en juillet et août 2021.

La municipalité a décidé de mettre en place des animations sportives, culturelles et de loisirs tout au long de l’été, pour donner de la vie à la commune mais surtout pour permettre aux pérignaciens et pérignaciennes ne pouvant partir en vacances de profiter de ces moments gratuits.

Le Conseil d’Administration exprime son intérêt pour ce dispositif et donne son accord pour que des sections s’associent en fonction de leurs disponibilités et de leurs moyens, pour organiser des séances de découverte ou de pratique de leurs activités vers la population de la commune.

Suite à la question d’un administrateur, le Conseil d’Administration mandate le bureau de l’A.L.P.R. pour vérifier auprès de la municipalité que les conditions de protection assurancielle sont réunies, aussi bien pour les organisateurs que pour les participants, qu’ils soient adhérents ou non de notre structure.

10° Questions diverses.

Question : la section Patchwork doit effectuer un changement de salle, avec l’assentiment de la mairie, depuis la salle qu’elle occupe actuellement au CMA, vers la salle du gymnase de Rompsay. Mais à cet endroit, il n’y a aucun équipement de rangement. Or, la section a besoin de ranger des machines à coudre et différents matériels nécessaires à son activité. La salle actuelle se situant à l’étage, il n’est plus possible pour les adhérentes relativement âgées de transporter à chaque séance les machines vers le rez-de-chaussée. La sollicitation de la mairie s’est révélée infructueuse, la municipalité ayant répondu que la section devra trouver elle-même son système de rangement, car elle ne possède pas d’armoires disponibles.  

Question : une question a été envoyée au bureau de l’A.L.P.R. ce jour vers 14h30. La présidente rappelle le délai de 48 heures hors week-end pour un envoi permettant de traiter les questions de façon efficace devant le Conseil.

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L’ordre du jour étant épuisé, la présidente remercie les membres pour leur participation constructive et clôture le conseil à 21h30. 

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COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

22 mars 2021

Visio-conférence

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Appel des membres du conseil d’administration.

La liste des présents établie par appel des membres du Conseil fait état de 21 administratrices et administrateurs votants. Le quorum des deux tiers (Art. 20 des statuts) étant atteint, et le Conseil pouvant délibérer valablement, la séance débute à 19h01.

La présidente, madame Deroir, souhaite la bienvenue aux administratrices et administrateurs en les remerciant pour leur disponibilité.

Aucune question liminaire n’étant posée, la présidente aborde l’ordre du jour.

1 - Approbation du compte rendu du Conseil du 8 mars 2021.

Les administratrices et administrateurs sont sollicités sur l’approbation du compte rendu, reçu deux semaines en amont de la séance.

Aucune question ni remarque n’est formulée par les membres présents. Le secrétaire met au vote l’approbation du compte rendu :

Vote pour : 21

Vote contre : 0

Abstention : 0

Le compte rendu du Conseil d’Administration du 14 décembre 2020 est approuvé à l’unanimité des membres présents.

2 – Vote sur les seuils de remboursements de cotisation des adhérents durant l’arrêt d’activité.

Au vu de la situation précaire de certaines sections empêchées de fonctionner durant la crise sanitaire et de remarques ou questions d’adhérents au sujet du devenir de leur cotisation, les administrateurs sont questionnés sur les conditions d’éventuels remboursements, en fonction de seuils à déterminer ou non. Les Administrateurs s’expriment à tour de rôle sur le fonctionnement de leur section, les remboursements possibles en fonction des perspectives de reprise, et en fonction de la continuité de l’activité pour certaines sections.

La Gymnastique a baissé ses cotisations de moitié, de 70€ à 35€, et a déjà remboursé certains adhérents. En l’état actuel des choses tous les adhérents sont d’accord sur le principe.

Pilates et Qi Gong ont pu maintenir une partie de l’activité grâce à la diffusion ou mise en ligne de vidéo hebdomadaires ou tri hebdomadaires.

Pour Palettes & Pinceaux, la cotisation ayant été baissée en 2019 – 2020, les nouveaux arrivants ont cotisé au tarif actualisé. Les anciens ont proposé de laisser leur cotisation à la section.

Il a été décidé de reporter les cotisations perçues en 2020 – 2021 sur la saison 2021 – 2022, pour Palettes & Pinceaux, le Billard, Troc Trucs et Astuces, Théâtre, Séniors.

La section Voyages expliquent que leur petite cotisation de 6€ ne serait pas remboursée, mais servirait de réduction à l’inscription pour la soirée des 40 ans de la section. Les voyages inscrits au programme sont reportés.

La Danse a réussi à maintenir une continuité pédagogique avec la diffusion de visio pour les adhérents adultes. Même chose pour les jeunes depuis le mois de janvier. Il est proposé de faire un remboursement partiel avec un avoir sur la saison suivante.

Pour la section Poterie la question ne se pose pas car le montant de la cotisation devait être calé en réunion de rentrée, qui n’a pas eu lieu, et la section n’a pas fonctionné, faute de salle mise à disposition par la mairie.

La section Gym Mémoire a pu fonctionner grâce à la mise à disposition de visios et de documentations. Le travail a donc été continu. La cotisation est passée de 130€ à 200€.

Les escrimeurs versent leur cotisation par le moyen de chèques à déposer trimestriellement. Les chèques ne seront pas déposés. Il y a eu quelques chèques globaux dont il faudra fixer la destination.

Pour la section Radio Amateur les adhérents ont décidé de laisser la cotisation à la section.

La section Zumba a décidé de rembourser en fonction de cours prévus non réalisés. La représentante exprime sa crainte de voir des adhérents ne pas revenir s’il n’y a pas de remboursement au moins partiel.

Les marcheurs de la section 1 000 Pattes se sont arrêtés en novembre mais ont pu reporter les sorties manquantes en février et pour Pâques. Il y a donc eu continuité d’activité jusqu’à présent. Un séjour payé en avance est en attente de l’évolution de la situation sanitaire.

Le Footy Club a opté pour la prudence en début de saison en ne demandant qu’une moite de la cotisation. L’activité n’ayant pas repris, et ne reprenant probablement pas, la question du remboursement ne se posera pas.

La section Nature propose toujours des sorties, mais n’a pas diffusé d’appel à cotisation. Le statu quo est de rigueur.

Pour les adeptes de la Sophrologie, les cotisations sont versées par chèques au trimestre. Le troisième trimestre ne sera pas déposé. A noter que des visio ont été diffusées pour les adhérents.

La section Musculation n’a fonctionné qu’un mois, avec seulement 7 adhérents dans la salle au lieu de 35. Mesures sanitaires et absentéisme en sont les causes principales. Les chèques de cotisation ne seront pas déposés.

En résumé, les grandes lignes à retenir de ce débat enrichissant sur notre fonctionnement se résument ainsi :

·         Les sections prendront leur décision en juin, pour celles dont la situation n’est pas arrêtée,

·         Il convient d’effectuer des remboursements judicieux pour le pas perdre d’adhérents,

·         Il n’est pas facile d’effectuer des remboursements partiels pour les sections à petite cotisation,

·         Les sections remboursement la cotisation au prorata des arrêts ponctuels,

·         Les sections définiront un seuil minimal, en dessous duquel le remboursement n’est pas pertinent,

·         Le montant du chômage partiel sera versé par le bureau, dès réception de l’administration.

3 – Information sur la réduction de cotisation de la SMACL pendant les périodes de confinement.

La présidente rappelle la demande exprimée par la section musculation de solliciter notre compagnie d’assurance aux fins d’une réduction en fonction de la baisse d’activité. En effet, selon la section, la fermeture des sections sur plusieurs mois entraine une diminution du nombre d’accidents potentiels, et donc, nous avons matière à réclamer une réduction de la cotisation annuelle.

Après discutions avec notre interlocuteur, la présidente informe les administratrices et administrateurs de l’accord de la SMACL pour un geste commercial exceptionnel sur les périodes du 17 mars au 20 mai 2020, et du 30 octobre 2020 au 20 janvier 2021, ou 97 jours de réduction.

La cotisation annuelle actuelle s’élève à 2 712,18€, et passerait à 2 406,45€, soit une réduction de 305,73€. 

La section Mille Pattes demande pourquoi, l’appel à cotisation des adhérents étant de 4€, au lieu de reverser environ 5 000€ au vu du nombre d’adhérents, nous ne versons que 2 712,18€ ? Par conséquent, la section demande ce que deviennent les 2 300€ (environ) restants ?

La présidente rappelle dans un premier temps que précédemment l’ALPR était assurée auprès de la Ligue de l’Enseignement pour un montant de 25€ par adhérent. La décision du Conseil d’Administration de souscrire auprès de la SMACL a permis de faire économiser 21€ par adhérent sur la cotisation d’assurance. La section Mille Pattes a participé à cette décision et se trouve donc informée de la situation sur ce dossier. 

Dans un deuxième temps la présidente précise que les 2 300€ (environ) restants sont conservés au niveau du bureau est servent à financer les projets des sections qui en expriment le besoin, et sont utilisés pour répondre aux besoins portés lors des redistributions votées par la Conseil d’Administration.

Dans un troisième temps la présidente explique que le principe d’assurance retenue par notre prestataire n’est pas d’assurer les adhérents individuellement. Une cotisation versée au nombre exact d’adhérent contraindrait à un réajustement annuel, en fonction des arrivées et départs à chaque saison. De plus, les sections pratiquant des activités variées, le risque est différent pour une section sportive, par rapport à une section de loisir statique (par exemple football, escrime, danse et tarot, billard, radio amateur). L’assureur couvre donc un risque global d’accident pour l’association, et non pas pour les adhérents dans chaque activité.

4 – Débat sur les subventions de la mairie et l’utilisation des réserves de l’ALPR.

Le secrétaire présente un état de la situation financière de l’ALPR qui possède à ce jour des réserves confortables dans certaines sections et au niveau du bureau. Lors de la rencontre avec la mairie le 21 septembre 2020, madame le maire et son adjointe aux associations se sont étonnées de demandes de subventions de la part des sections, en regard de ces réserves importantes. Utiliser les fonds publics alors que l’association ne semble pas en difficulté pour financer des projets ou son propre fonctionnement pose question aux élus.

Lors de la réunion du 7 mars 2021, les représentants de la municipalité expliquent au bureau de l’ALPR le processus général d’attribution des subventions aux associations de la commune. Les subventions seront accordées au fil de l’eau et non plus en masse en une seule fois. La décision se fera en fonction des projets à mener dans chaque association. Toute demande devra être justifiée par une étude financière (devis). Un passage en commission de chaque dossier sera la règle pour attribuer les fonds demandés. La décision de la mairie sera connue fin mai ou début juin.

Au vu des éléments de présentation de la situation et des informations qui sont apportées aux administrateurs, une discussion s’engage.

Pour la section QI GONG il paraît compliqué pour ceux qui n’ont pas eu d’activité, et donc pas de frais de fonctionnement de demander une subvention de fonctionnement.

La section danse explique qu’en tant que responsable d’une section sollicitant plusieurs salariés, il convient de conserver une réserve en cas de contentieux juridique ou social avec ces personnes. La réserve financière de la section s’est petit à petit constituée grâce aux revenus de prestations et de galas, et non pas sur les cotisations des adhérents.

Le représentant de la section Nature témoigne qu’en tant que membre d’une autre association, il a connaissance de reversements obligatoires en fonction de l’activité. Il interroge sur un éventuel risque fiscal.

Le représentant de la section Mille Pattes, se basant sur son expérience professionnelle passée, précise que notre association ne fonctionne pas dans un secteur concurrentiel. A ce titre, il ne peut y avoir de concurrence déloyale envers des entreprises qui sont assujetties à la TVA, alors que l’ALPR ne l’est pas. Les dirigeants de notre organisme ne sont pas suspectés de fraude. Le risque est donc inexistant à son avis

La section Gym Mémoire donne l’avis suivant lequel la responsabilité de l’attribution de subventions à notre association incombe à la mairie et à elle seule. Ayant connaissance de tous les éléments budgétaires, comptables et d’activité des sections, elle se positionne en responsabilité. L’ALPR ne doit pas se censurer.

En ce qui concerne la section voyage, la représentante explique que les réserves actuelles ont été constituées depuis la création. A cette époque, n’existaient ni fonds de garantie ni voyagistes pour intervenir en cas d’annulation de voyage ou bien en cas d’accident de l’un des participants. Il a donc fallu anticiper en cas d’aléas grave. De nos jours il est fait recours à un voyagiste, et la loi de septembre 2020 permet aux voyageurs de prétendre à un remboursement de leurs réservations en cas d’annulation qui n’est pas de leur fait. Il est précisé que la cotisation n’est que de 6€ et que la section ne demande ni subvention ni redistribution. Elle souhaite conserver ce fonds de réserve pour être garantie en cas d’accident.

La section musculation explique que sa situation financière est stable et saine à fin janvier au vu des cotisations et du solde bancaire très peu important. Elle propose de refaire un point de situation fin juin, voire fin août et de statuer.

La représentante de la section Troc, Trucs & Astuces explique que les responsables de section doivent faire preuve de sagesse, et de bon sens dans les choix d’éventuelles demandes de subvention.

5 – Prolongation des prorogations des candidatures au bureau de l’association.

Le bureau interpelle le Conseil sur la situation de ses membres actuellement cooptés sur les fonctions de trésorière, trésorière adjointe, et chargé de communication. Le Conseil dans sa séance du 14 décembre 2020 a pris la délibération suivante :

Les candidats sont cooptés à l’unanimité des membres présents, pour participer aux travaux du bureau en attendant le vote à bulletin secret lors du Conseil d’Administration du 22 mars 2021.

La séance du Conseil de ce jour ne pouvant se tenir en présentiel, au vu des circonstances sanitaires, ce qui empêche le vote dans les formes imposées par les statuts et le règlement intérieur, il est demandé aux administratrices et administrateurs de prolonger la prorogation des candidats à ce poste jusqu’au prochain Conseil pouvant se tenir en présentiel, afin d’organiser un vote à bulletin secret. La perspective est posée pour le conseil du 14 juin 2021.

6° Questions diverses.

Question : la section Troc, Trucs & Astuces informe le conseil que ses membres fabriquent des pantins de jardin pour combler le manque de contacts du fait de l’isolement consécutif à la fermeture de leur salle de réunion. Suite à sa demande, la mairie a accepté que la section dispose d’un stand équipé sur le marché municipal le 2 avril 2021 aux fins de vendre ces pantins aux habitants. Le montant de la vente est fixé à 15€ l’unité, et le produit qui en résultera servira, grâce à des partenariats avec des commerces locaux, d’offrir des bons cadeaux aux adhérentes de la section. Les membres de l’ALPR seront contactés par le biais d’un mailing afin de les informer et ainsi favoriser les visites au stand.

Le Conseil d’Administration applaudit à cette initiative. La présidente informe qu’elle se rendra en personne pour visiter le stand et soutenir cette démarche de solidarité.

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L’ordre du jour étant épuisé, la présidente remercie les membres pour leur participation constructive et clôture le conseil à 20h44.

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COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

8 mars 2021

Visio-conférence

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La liste des présents établie par appel des membres du Conseil fait état de 20 administratrices et administrateurs votants, en tenant compte des cinq pouvoirs qui ont été donnés. Le quorum des deux tiers (At. 20 des statuts) étant atteint, et le Conseil pouvant délibérer valablement, la séance débute à 19h16.

La présidente, madame Deroir, souhaite la bienvenue aux administratrices et administrateurs en les remerciant pour leur disponibilité et leur patience face aux difficultés inhabituelles de connexion.

Elle rappelle en outre que les travaux du bureau, dont sont saisis les administratrices et administrateurs, sont dans la perspective des orientations de la mandature 2020 – 2023, votées en conseil d’administration du 21 septembre 2020.

Les informations liminaires étant livrées au Conseil d’administration, et aucune question n’étant posée, la présidente aborde l’ordre du jour.

1 - Approbation du compte rendu du Conseil du 14 décembre 2020.

Les administratrices et administrateurs sont sollicités sur l’approbation du compte rendu, reçu deux semaines en amont de la séance.

Aucune question ni remarque n’est formulée par les membres présents. Le secrétaire met au vote l’approbation du compte rendu :

Vote pour : 20

Vote contre : 0

Abstention : 0

Le compte rendu du Conseil d’Administration du 14 décembre 2020 est approuvé à l’unanimité des membres présents.

2 – Redistribution financière.

La section Footy Club, par l’entremise de son secrétaire, présente une demande de financement pour achat de matériels nécessaires à son fonctionnement.

-          3 ballons de football

-          6 jeux de chasubles de couleurs différentes

-          Un ensemble de 35 bidons aluminium individuels pour se rafraîchir durant les matches et la mi-temps ; chaque membre sera responsable sur le plan de l’hygiène et de la sécurité sanitaire de l’entretien de son bidon. Cette mesure est dictée par la situation pandémique actuelle, qui n’autorise pas le partage des boissons comme il est souvent de coutume dans les sports collectifs.

Deux devis sont présentés :

-          Décathlon Pro pour un montant de 408,60€

-          Casal Sport pour un montant de 472,49€.

A demande égale, il est constaté que la différence de prix vient principalement de la qualité des produits proposés. Par exemple les ballons de Décathlon sont de marque moins connue, alors que les ballons proposés par Casal Sport sont de marque Adidas.

Les administrateurs échangent sur la question du « moins coutant » ou du « moins disant ». Il est évoqué que le prix le plus bas n’est pas toujours le moins cher, si l’on se place sur la durée d’utilisation du produit. Le conseil apporte sa confiance sur le choix des produits, et note que la somme ne met pas en péril les finances de l’association en termes d’investissement.

La présidente passe au vote sur l’accord ou non d’attribuer une redistribution au Footy Club sur cet achat de matériels :

Vote pour : 20

Vote contre : 0

Abstention : 0

Le Conseil d’Administration vote à l’unanimité des membres présents, pour l’attribution d’une redistribution au Footy Club pour cet achat de matériels.

La présidente passe au vote sur le choix du fournisseur, entre les sociétés Décathlon Pro et Casal Sport.

Le Conseil d’Administration vote à l’unanimité des membres présents, le choix du fournisseur Casal Sport, pour un montant de 472,49€.

Le secrétaire de la section Footy Club remercie les administratrices et administrateurs pour leur bienveillance.

3 – Information sur le projet de plan de communication de l’ALPR.

Le secrétaire du bureau de l’ALPR présente le projet, en l’absence du chargé de communication indisponible pour raison de santé ce jour.

Il rappelle, en regard des précisions données par la présidente dans son intervention liminaire, que la communication de l’association est une priorité du Conseil. Il livre une analyse dont les membres ont été destinataires par document préparatoire. Cette analyse fait état des forces, faiblesses, menaces et opportunités, telles qu’identifiées par le bureau de l’association lors de ses séances de travail, durant les mois de janvier et février 2021. Il évoque ensuite la construction théorique d’un plan de communication, et le calendrier prévisionnel établi par le bureau, tel que présentés dans le document joint au préalable.

A la fin de l’intervention, un débat s’installe dans le conseil :

-          Bernard Chesnais (Théâtre) s’étonne de voir une approche autant centrée sur une démarche entrepreneuriale, alors que nous sommes une association de bénévoles ; il souligne qu’à son avis dans la liste des forces il manque la capacité de l’association à intégrer de nouvelles activités, de nouvelles sections, de nouveaux projets, sans jugement ni discrimination ; ceci constitue une force également dans la capacité de notre structure a négocier avec ses partenaires, privés ou institutionnels ; Bernard Chesnais demande pourquoi ce désir de recruter et de grandir et d’où vient ce besoin de connaître les adhérents au niveau du bureau, alors qu’ils sont bien connus des responsables de section, dont c’est le rôle principal ; enfin il ne comprend pas pourquoi d’autres associations pourraient représenter une menace, alors que l’un des buts même de l’ALPR est d’aider des sections à devenir des associations autonomes dans le paysage Pérignacien.

-          Paulin Deroir (Gym Mémoire) s’interroge également sur cette question de la concurrence, et se réjouit plutôt de la capacité de l’ALPR à aider à l’autonomie des adhérents. Il ajoute que s’il paraît sain de s’interroger sur notre fonctionnement dans un but d’amélioration, nous ne devons pas avoir une démarche d’entreprise.

-          Sylvie Tirateau (Séniors) précise à contrario qu’il est possible que les sections ou les associations soient complémentaires entre elles ; par exemple, la section Séniors et la section 1000 Pattes pratiquant la marche lente, elle a œuvré pour faire en sorte que les jours de sortie des deux sections ne soient pas les mêmes dans la semaine, ce qui permet à certains membres de participer aux deux activités.

-          Serge Roché (1000 Pattes) abonde dans son sens et insiste sur ce choix de décaler les jours en vue d’une complémentarité bien appréciée de certains membres.

-          Agnès Robert (Palettes et Pinceaux) explique qu’à son avis la diversité est une très bonne chose pour notre association car les adhérents peuvent ainsi participer à plusieurs activités si cela est leur choix, en fonction de leurs goûts.

-          Michel Seguineau, en tant que secrétaire du bureau, précise que la démarche professionnelle de réflexion, en termes de méthodologie, sur la construction d’un projet de communication n’est pas à confondre avec l’objectif de cette démarche de construction, qui est de répondre aux besoins des membres de l’association, voire d’autres habitants de la commune qui ne sont pas encore membres, et dont on ne connaît pas l’expression.

-           Régine Favier (Trocs Trucs et Astuces) indique que la recherche de plus d’adhérents, dans les activités d’intérieur, va se heurter à la limite de la capacité d’accueil des salles municipales, qui sont déjà toutes occupées aux créneaux demandés.

-          Christian Maréchal (Nature) souligne positivement cette démarche de renouvellement des adhérents, dans le contexte sanitaire actuel qui tend à faire perdre des participants ; il adhère à l’idée de rencontrer d’autres associations, et souhaite qu’une réflexion s’engage sur la rencontre des sections de l’ALPR entre elles.

-          Mary-Claude Deroir (Présidente) rappelle l’époque où une manifestation annuelle organisée par l’ALPR permettait de regrouper les sections lors d’une journée de partage. Cette habitude s’est perdue du fait de manque de volontaires pour l’organisation.

4 – Vote pour le recrutement d’étudiants stagiaires en communication.

Le secrétaire du bureau de l’ALPR continue l’intervention sur la communication en exposant le souhait du bureau de recruter deux étudiants en communication, de l’IUT de communication de La Rochelle aux fins de :

-          Bâtir un questionnaire portant sur la connaissance de l’environnement de l’ALPR, des adhérents et de leurs besoins.

-          Administrer ce questionnaire aux responsables de section et aux membres de l’ALPR.

-          Étudier les résultats obtenus.

-          Produire vers le conseil d’administration un document visant à proposer des actions vers les membres en fonction des résultats observés.

Un cahier des charges a été fourni à la directrice de l’IUT, précisant le souhait d’accueillir deux stagiaires (un garçon et une fille), aux qualités d’organisation et d’autonomie reconnues, étant à l’écoute pour être force de proposition, et maitrisant les outils et techniques des études et recherches commerciales. Il est précisé également que les stagiaires auront à travailler principalement à distance du fait de la situation sanitaire actuelle, et devront respecter les gestes barrières dans leur activité. 

Une convention de stage sera mise en place entre l’IUT, représenté par sa directrice, l’ALPR représentée par sa présidente, et les stagiaires. Le maitre de stage, ou référent de notre association sera Jean-Michel Richard, membre du bureau et chargé des questions de communication.

La question financière est ensuite abordée. Légalement, pour tout stage d’une durée supérieure à deux mois, une rétribution de 3,90€ de l’heure doit être versée à chaque stagiaire. La durée de ce stage état inférieure, le conseil est saisi de la possibilité de verser une indemnité de 400€ par stagiaire pour la période en question. Le bureau s’est rapproché de la direction de l’IUT pour connaitre l’usage en la matière et ne pas risquer d’être en dehors des pratiques habituelles. La directrice a confirmé que cette somme est cohérente.

Les éléments du dossier ayant été communiqués aux administratrices et administrateurs, le débat s’installe :

-          Régine Favier (Trocs Trucs et Astuces) approuve et déclare cette idée très bonne, avec la particularité de faire fonctionner l’intergénérationnel, entre les jeunes étudiants et la population des adhérents ; elle précise en outre qu’il est intéressant de chercher à savoir ce qui se passe dans l’association ; la période de fonctionnement dégradée est pour elle une bonne occasion de faire ressortir d’éventuels soucis de fonctionnement dans les sections ou l’association en général, car quand tout fonctionne bien il n’y a rien à dire.

-          Evelyne Roque (Voyages) précise qu’en effet la consultation devra être effectuée surtout en visioconférence ou par téléphone.

-          Nathalie Habonneaud (Danse) félicite cette très bonne idée de recourir à des étudiants, qui possèdent une méthode de fonctionnement, ce qui est primordial pour bien communiquer et retrouver nos adhérents.

-          Gislain Fouineteau (Escrime) est d’accord pour introduire du sang neuf dans la démarche de réflexion, dans une nouvelle approche tournée vers tout le monde ; il souhaite savoir si le bureau s’est posé la question de l’intervention d’une société spécialisée, tout en convenant que cette démarche reviendrait beaucoup plus cher à l’association.

-          Marie-Claire Francezon (Poterie) approuve elle aussi cette bonne idée.

-          Sylvie Robinet (Qi Gong) donne son accord.

-          Sylvie Tirateau (Séniors) acquiesce à la perspective de faire travailler des jeunes, dans ce contexte où ils en ont besoin.

-          Arlette Racine (Billard) trouve cette idée très très bien.

-          Bernard Chesnais (Théatre) approuve en demandant à ce que les responsables de section soient associés de près à ce travail, car ils peuvent apporter de nombreux éléments sur les spécificités de leur section.

-          Bernard Proud (Tarot) ajoute que les écoles cherchent toujours des points de chute pour leurs étudiants ; il est très bien de donner ainsi une finalité aux stagiaires. Il précise qu’il faudra encadrer les stagiaires pour s’assurer toutefois d’un engagement et d’un travail effectif.

-          Serge Roché (1000 Pattes) approuve cette perspective de recevoir des idées issues d’une réflexion nouvelle, et se déclare très favorable.

-          Agnès Robert (Palettes et Pinceaux) en attend d’autres idées et des énergies nouvelles qui seront données de vive voix.

Tous les membres ayant eu l’occasion de s’exprimer, la présidente met aux voix la proposition de recruter deux stagiaires en communication de l’IUT de La Rochelle :

Vote pour : 20

Vote contre : 0

Abstention : 0

Le Conseil d’Administration donne son accord pour le recrutement de deux stagiaires en communication par l’ALPR, à l’unanimité des membres présents.

La présidente met au vote la proposition de verser une indemnité de 400€ à chaque stagiaire pour la période de stage :

Vote pour : 20

Vote contre : 0

Abstention : 0

Le Conseil d’Administration donne son accord pour le versement de 400€ pour la période à chacun des stagiaires, à l’unanimité des membres présents.

5 – Questions diverses.

Question : quel est le solde des comptes bancaires tenus par le bureau de l’ALPR, à la date du 8 mars 2021 ?

La trésorière indique que le solde du compte chèques est de 11 806,78€ à la date du 8 mars 2021, et que le solde du compte livret est de 41 884,47€ à la même date.

Elle précise en outre que les indemnités de chômage partiel à verser aux professeurs, et les cotisations URSAAF vont être prochainement débitées, ce qui va réduire considérablement le solde du compte chèques.

Question : lors de contacts de personnes extérieures laissant un message sur le site de l’ALPR, JIMDO, un lien envoie ce message au responsable de la section considérée. Qui dans chaque section est d’accord pour recevoir ce message et répondre à une éventuelle demande d’adhésion ?

Il apparaît que les responsables de section sont naturellement désignés pour recevoir ce message et ensuite y apporter la réponse appropriée. Il convient donc d’informer tous les responsables de section de l’éventualité de recevoir un message, auquel il faudra donner suite.

Question : les sections sont débitées par la banque de la somme de 7,25€, pour les frais de gestion de la carte de dépôt.

Le bureau informe les sections de son souhait de les créditer de cette somme, pour diminuer les charges des sections. Les sections approuvent.

Question : prolongation du chômage partiel.

La présidente informe avoir demandé la prolongation du dispositif de chômage partiel pour les professeurs salariés de l’ALPR pour la période mars – avril.

Question : convocation pour le prochain Conseil d’Administration.

La présidente informe les administratrices et administrateurs de la tenue du prochain Conseil le 22 mars 2021, à 19 heures en visioconférence. Le délai réglementaire de 15 jours devant être respecté, la présente convocation orale vient en amont de la convocation écrite qui parviendra dans la semaine.  

Question : la section Palettes et Pinceaux souhaite savoir s’il est possible d’envisager une session supplémentaire de formation au logiciel AssoConnect ?

La Présidente donne son accord de principe, et attend une demande formalisée pour organiser la séance. 

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L’ordre du jour étant épuisé, la présidente remercie les membres pour leur participation constructive et clôture le conseil à 20h58.

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COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

14 décembre 2020

Visio-conférence

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La liste des présents établie fait état de 20 administratrices et administrateurs votants, en tenant compte des pouvoirs qui ont été donnés. Le quorum des deux tiers (At. 20 des statuts) étant atteint, le Conseil débute à 19h05.

La présidente, madame Deroir, souhaite la bienvenue aux administrateurs en les remerciant pour leur disponibilité. Elle les remercie également de bien vouloir tenter l’expérience de cette nouvelle formule de réunion du Conseil, afin de faire vivre l’ALPR malgré les restrictions, grâce à la visio-conférence. La présidente demande aux administrateurs une grande discipline pour écouter celle ou celui qui parle, ne pas interrompre, et s’inscrire pour demander la parole en levant la main afin que sa demande soit prise en compte.

Madame Deroir explique l’organisation des débats qui est proposée dans ce contexte nouveau : la présidente organise les débats et suit l’ordre du jour. Le secrétaire note les demandes d’intervention lorsqu’un administrateur lève la main (affichage du nom en bas de la vignette de l’écran). Lorsqu’une intervention est terminée, le secrétaire donne la parole à la personne suivante inscrite sur la liste des demandes d’intervention.

Lorsque la liste d’inscrits sur un sujet est épuisée, le secrétaire le signale à la présidente qui peut passer au point suivant de l’ordre du jour.

La présidente donne l’information légale de la possibilité d’adapter notre fonctionnement à la situation sanitaire grâce à l’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020. Cette ordonnance porte sur le report autorisé des instances dédiées à l’approbation des comptes des associations.  

Source : associations.gouv.fr, le 26 novembre 2020.

Les informations liminaires étant livrées au Conseil d’administration, et aucune question n’étant posée, la présidente aborde l’ordre du jour.

1 - Approbation des comptes rendus des conseils d’administration des 30 juin et 21 septembre 2020

Les administrateurs sont sollicités sur l’approbation de ces deux comptes rendus qui avait été différée depuis la dernière séance pour mise  jour des débats.

La question de la participation aux votes de la section 1000 Pattes est de nouveau abordée par son représentant. Pour le contexte, il est rappelé que les votes ont eu lieu à main levée, en demandant « qui est contre ? », puis « qui s’abstient ? ». Aucune main ne s’étant levée, les administrateurs ont approuvé les questions à l’unanimité. Cette pratique courante évite des comptages fastidieux, est plus sûre, et permet de gagner du temps.

Le représentant de la section des 10000 Pattes a signalé au secrétaire après le conseil ne pas avoir participé aux votes lors de cette séance, car l’aval de la section 1000 pattes ne lui a pas été donné, la réunion de bureau étant organisée une semaine après la tenue du Conseil.

Le secrétaire précise que le conseil étant clôt par la présidente, en s’inspirant de la formule adéquate « l’ordre du jour étant épuisé, et s’il n’y a plus de questions, je clôture la séance à (heure de la clôture) », il devient alors impossible de modifier le contenu des débats ou bien le résultat d’un vote. En effet, il est inenvisageable de revenir sur les débats et en modifier le compte rendu, que ce soit après cinq minutes, un quart d’heure ou le lendemain, en dehors de la séance plénière.

Les précisions de contexte étant rappelées, la présidente met au vote l’approbation des comptes rendus des Conseils d’Administration des 30 juin et 21 septembre 2020.

Vote pour : 19

Vote contre : 1

Abstention : 0

Les comptes rendus des Conseils d’Administration des 30 juin et 21 septembre 2020 sont approuvés à la majorité des membres présents.

2 - Vote sur les candidatures suivantes au bureau de l’association

La présidente rappelle la situation actuelle du bureau, avec seulement deux membres restants, depuis le départ du trésorier. Ce sont donc la présidente et le secrétaire qui sont chargés du fonctionnement de l’association, ce qui n’est pas conforme aux dispositions statutaires, et laisse reposer sur ces deux personnes une forte charge de travail.

Des volontaires se sont déclarés il y a quelques semaines, et le bureau estime qu’il faut accueillir les bonnes volontés et ne pas décourager les candidats, satisfaire les besoins de compétences manquantes actuellement, et garder le dynamisme de l’ALRP malgré la situation difficile.

La présidente demande aux trois volontaires de se présenter et d’expliquer leurs motivations.

Les candidats sont :

-       Mme Estelle Texier, section Sophrologie, candidate au poste de trésorière

-       Mme Catherine Le Metayer, section Pilates, candidate au poste de trésorière adjointe

-       Mr Jean-Michel Richard, section Radio Amateurs, candidat à la prise en charge de la communication

 Cet exercice étant terminé, elle rappelle que l’élection de membres du bureau est soumise à la contrainte du règlement intérieur (Art 1.2.2) nécessitant un vote à bulletin secret. Pour permettre le respect du règlement et autoriser les volontaires à s’informer du fonctionnement de l’association, en assistant aux réunions du bureau, la présidente propose les deux options suivantes :

-       soit une cooptation permettant d’informer le Conseil, d’associer les candidats aux travaux du bureau en attendant un vote à bulletin secret en présentiel au Conseil du 22 mars,

-       soit un vote par voie postale à organiser dans les prochains jours.

Après quelques échanges, il apparaît que la cooptation retient l’assentiment d’une grande partie des administrateurs. La présidente met au vote la cooptation :

Vote pour : 20

Vote contre : 0

Abstention : 0

Les candidats sont cooptés à l’unanimité des membres présents, pour participer aux travaux du bureau en attendant le vote à bulletin secret lors du Conseil d’Administration du 22 mars 2021.

3 - Vote pour le nouvel agenda, suite à l’impact du confinement.

Cette proposition est établie en fonction de la situation du confinement actuel, sans présager de la situation sanitaire à partir du 20 janvier 2021.

Il apparaît donc possible de maintenir les Conseils d’Administration aux dates prévues. Par contre, la date initiale de tenue des assemblées générales ordinaire et extraordinaire n’est plus envisageable actuellement. Conformément aux dispositions de l’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 évoquée antérieurement, le bureau propose la tenue des assemblées générales ordinaire et extraordinaire le 8 mars 2021.

Si toutefois la situation sanitaire le demandait, il serait envisagé de déplacer ces séances, en fonction des textes en vigueur à ce moment-là.

La présidente met au vote la modification de l’agenda de l’ALPR pour la période janvier à juin 2021 :

Vote pour : 20

Vote contre : 0

Abstention : 0

La modification de l’agenda de l’ALPR pour la période janvier à juin 2021 comportant la tenue des assemblées générales ordinaire et extraordinaire le 8 mars 2021 est adoptée à l’unanimité des membres présents.

4 - Révision des statuts et Règlement Intérieur : fonctionnement du groupe de travail et points sensibles.

Pour rappel, la présidente précise que le Conseil d’Administration a donné son accord pour une révision des Statuts et du règlement intérieur de l’association, par le truchement d’un groupe de travail qui proposera ses conclusions en assemblée générale extraordinaire. Cette recommandation sollicitée aujourd’hui ne présage pas des travaux du groupe de travail qui devait se réunir, et dont les réunions seront repoussées suite au confinement. Ces points sont les points principaux, d’autres points seront à traiter suivant l’avis des membres du groupe de travail.

Le groupe de travail est actuellement composé de :

- mesdames, Favier et Ballot, messieurs Maréchal et Roché, les membres du bureau. Messieurs Chesnais et Deroir se portent volontaires également.

Les propositions de modification sont les suivantes :

-          Art. 6 des statuts : remplacer «et à jour de sa cotisation » par « et à jour de la cotisation ALPR ». vote Pour : 20    Contre : 0   Abstention : 0

-          Art. 8 des statuts : ajouter «Si une demande de sortie est effectuée en cours d’exercice, la sortie s’effectue en fin de l’exercice en cours ». Vote Pour : 20    Contre : 0   Abstention : 0 

-          Art. 12 des statuts : remplacer « Les membres du Conseil d’Administration sont désignés pour une durée de 3 ans. » par « Les membres du Conseil d’Administration sont élus pour une durée de 4 ans. ». Des réserves sont émises par les représentants des sections Théâtre et 1000 Pattes.

-          Art. 12 des statuts : remplacer «Ils ne peuvent toutefois exercer des mandats d’administrateur pendant plus de neuf années consécutives. » par « Ils ne peuvent toutefois exercer des mandats d’administrateur pendant plus de douze années consécutives. ». Des réserves sont émises par les représentants des sections Théâtre et 1000 Pattes.

-           Art. 19 des statuts : remplacer : « L’ordre du jour est établi par le Président ou le membre ayant adressé la convocation. » par « L’ordre du jour est établi par le bureau. ». Vote Pour : 20    Contre : 0   Abstention : 0

5 – Questions diverses.

Question : est-il possible d’avoir la présence d’un représentant de la mairie lors de la réunion de rentrée ?

Madame Régine Favier de la section Troc Trucs et Astuces exprime le regret de ne pas avoir pu bénéficier de la présence de représentant de la mairie durant la réunion plénière de rentrée. Une des adhérentes de la section étant membre du conseil municipal, elle l’a priée de représenter la mairie.

Monsieur Roché de la section 1000 Pattes exprime le même regret. Il déclare s’en être ouvert directement à la mairie, dont la réponse repose sur le nombre important d’associations (63) sur la commune, et sur le fait que la présence de la mairie à l’AG de l’ALPR devrait suffire, car c’est le lieu de représentation de toutes les sections.

Monsieur Chesnais de la section théâtre exprime à son tour le même regret, et regrette également la réponse de la mairie.

Madame Robert de la section Palettes et Pinceaux précise que la quatrième adjointe, madame Ménès est la référente des associations et devrait être présente aux réunions.

Monsieur Paulin Deroir de la section Gym mémoire ajoute que les adjoints doivent se partager les invitations des associations et des sections, mais que cela est difficile si plusieurs réunions sont programmées le même jour.

La présidente rappelle l’existence d’un agenda partagé, mais qui n’est pas utilisé. Il serait utile de le remettre en fonctionnement pour les réunions de rentrée à l’automne 2021.

Le secrétaire informe qu’effectivement seulement quelques sections ont été accompagnées par un représentant de la mairie, et répond globalement aux administrateurs que cette question sera portée par le bureau lors de la réunion avec la mairie, prévue le 13 janvier 2021 à 14h00.

Question : Madame Tirateau de la section séniors souhaite savoir où en est l’ALPR au sujet du chômage partiel pour ce deuxième confinement ?

La présidente informe de l’accord pour un chômage partiel jusqu’à la fin de l’année, aux professeurs des sections qui n’ont pas travaillé. Les sections peuvent se rapprocher d’elle pour monter le dossier.

Question : Monsieur Maréchal de la section Nature questionne sur l’avancée de la formation au logiciel AssoConnect.

La présidente précise que la formation des trésoriers est en cours, la quasi-totalité des sections étant formées. Cette acquisition apporte un vrai soulagement à la tenue de la comptabilité, et sera un atout pour les futures trésorière et trésorière adjointe. Elle précise en outre que la société gérante reste en soutien et reste très réactive pour répondre aux questions complémentaires.

Monsieur Paulin Deroir précise que le logiciel est performant et d’une utilisation très simple.

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L’ordre du jour étant épuisé, la présidente clôture le conseil à 20h06. Elle note que les débats se sont déroulés dans une bonne entente, avec écoute et bienveillance. Les prises de parole ont été succinctes, et respectées. Les administratrices et administrateurs ont su s’adapter à des conditions nouvelles et contraignantes, ce qui permet à notre association de garder le cap malgré un fonctionnement dégradé dû à la crise sanitaire.

La présidente souhaite de bonnes fêtes de fin d’année aux administrateurs et aux membres du bureau.

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COMPTE RENDU

du Conseil d’Administration de l’ALPR

21 septembre 2020

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 La feuille d’émargement étant signée et faisant état de 23 présents, le CA débute à 19h10.

La présidente, madame DEROIR, souhaite la bienvenue aux administrateurs en les remerciant pour leur disponibilité.

Ce conseil d’administration est placé sous le signe de la relance, après la période de confinement qui a bloqué le déroulement de nos activités.

La présidente souligne, s’il en était besoin l’importance du vivre ensemble en cette période troublée, en particulier pour les plus fragiles d’entre nous, pour qui la collectivité est un soutien important.

1 – Approbation compte rendu du conseil d’administration du 30 juin 2020

La section gymnastique ne retrouve pas dans le compte rendu la question, et la réponse du bureau sur la mise en place du chômage partiel durant le confinement, pour la section musculation. La responsable de la section gymnastique aurait souhaité lancer le dispositif du chômage partiel pour ses professeurs, qui n’ont pu travailler et auraient pu ainsi bénéficier d’une aide, qui a été mise en place par le gouvernement.

La présidente donne des explications de forme sur la procédure, et déclare par ailleurs que l’absence d’éléments dans le compte rendu est un simple oubli qui va être comblé par le bureau.

Ce dossier du chômage partiel va être repris par le bureau, en lien avec les sections concernées. Le compte rendu du conseil sera mis à jour et proposé lors du prochain conseil de novembre.

2 - Présentation des objectifs de la mandature (communiquer le diaporama en PJ)

Le bureau s’est réuni pour établir des axes de travail pour la nouvelle mandature, afin de donner à l’association une perspective pour les années à venir.

Il est nécessaire également de moderniser nos pratiques, de simplifier les tâches administratives de faible valeur ajoutée afin de se concentrer sur l’humain et sur l’activité.

Enfin, le bureau souhaite se pencher sur certains risques juridiques et/ou financiers, qui sont encourus par l’association, pour vérifier que des pratiques, installées avec le temps, n’entraînent des conséquences néfastes pour l’ALPR et sa présidente.

Un diaporama est présenté aux administrateurs par le secrétaire, Michel Seguineau.

Il y est rappelé la politique associative de l’ALPR, empreinte d’émancipation individuelle et collective, d’éducation permanente, de lutte contre l’exclusion et de partage de nos activités, qu’elles soient culturelles, sportives ou artistiques.

Les quatre thèmes sont présentés succinctement aux administrateurs.

-          Moderniser la gestion budgétaire et de trésorerie, grâce à une méthode rigoureuse et partagée de nos pratiques, en utilisant collectivement un nouvel outil.

-          Travailler la communication vers l’ensemble des membres de l’association, les sections, la population de Périgny, les institutions, en particulier la mairie de la commune.

-          Protéger l’association et les adhérents des risques encourus face à une diffusion non maîtrisée des données personnelles des adhérents, en définissant le rôle du bureau et des responsables de section en ce domaine.

-          Garantir l’égalité de traitement des sections entre elles et des membres, en révisant les statuts et le règlement intérieur de l’ALPR, et en redéfinissant le rôle des différents acteurs.

Des questions sont posées par les administrateurs pour une meilleure compréhension, entre autres sur la gestion financière, sur la communication, avec un focus sur le site internet de l’association. L’assemblée fait part de sa curiosité sur ces sujets et n’émet pas d’opposition au lancement de ces axes de travail. Le secrétaire précise que le conseil sera informé à chaque séance de l’avancée des travaux sur chacun des dossiers, et que les administrateurs restent décideurs collectivement sur l’application de nouvelles dispositions éventuelles issues des travaux du bureau.

3 - Les éventuels départs de sections pour l’année à venir (communiquer le diaporama en PJ)

Le trésorier, Jean-Marie Boidé, prend la parole pour rappeler un des objectifs majeurs de l’association, qui est l’émancipation individuelle et collective de ses adhérents. A ce titre, et pour permettre au bureau de mieux définir des orientations de travail, ainsi que des stratégies de fonctionnement et choisir de nouveaux outils, il est demandé aux sections de s’exprimer sur leur souhait, soit de s’émanciper en devenant une association loi 1901 à part entière, soit de rester une section de l’ALPR comme actuellement. Le secrétaire précise qu’en cas de souhait de départ, la ou les sections seront accompagnées par le bureau pendant la période de préparation au départ. Il est rappelé également que certaines rumeurs entendues dans la population ou au niveau de la municipalité, sur le souhait du nouveau bureau de favoriser des départs de sections, sont totalement infondées.

L’ensemble des responsables de sections se prononce pour rester des sections telles qu’elles le sont actuellement. Les intervenants soulignent le bon appui du bureau envers elles depuis toujours et le confort qu’elles en retirent dans le pilotage de leur section.

Le bureau exprime sa satisfaction devant le maintien des participants au sein de l’ALPR.

4 –Présentation du logiciel en ligne Assoconnect (communiquer le diaporama en PJ)

En propos liminaires, la présidente rappelle le vote du conseil d’administration, datant de deux années, pour une modernisation des procédures de gestion financière de l’association. Un groupe de travail a été constitué, pour proposer des modifications. Ce groupe n’a pu présenter aucune proposition au conseil.

Le trésorier, Jean-Marie Boidé, présente la finalité poursuivie par le bureau, dans la modernisation de la gestion budgétaire et de trésorerie, comme évoqué antérieurement, au point 2 de la séance.

En termes de choix de moyens, le bureau a posé un cahier des charges précis :

-          Produit connu et ayant fait ses preuves dans le temps,

-          Origine française pour de meilleurs contacts,

-          Connaissance du monde associatif, et de l’éducation populaire,

-          Facilité d’utilisation pour les membres de l’association, ne demandant pas de compétences particulières en comptabilité, en informatique, en communication,

-          Fiabilité et sécurisation absolue des données,

-          Suivi du produit par un service après-vente reconnu,

-          Adaptabilité aux particularités éventuelles des sections.

Une recherche d’outil a été effectuée par le trésorier, qui s’est penché sur plusieurs dizaines de propositions existant sur le marché.

Une proposition a été retenue, qui satisfait aux critères ci-dessus énoncés, pour une présentation aux administrateurs.

Le produit AssoConnect est présenté au conseil d’administration, par le biais de vidéo projections décrivant les fonctionnalités disponibles. Les domaines suivants, entre autres, sont mis en exergue : comptabilité, communication, travail collaboratif, fonctionnement en mode projet, sécurité du site et des informations contenues.

Un administrateur fait état de l’utilisation de ce produit depuis plusieurs années par une association très connue sur La Rochelle, dont il fait partie. Il indique la satisfaction générale des utilisateurs de son association.

Le trésorier précise que ce produit dont l’achat est d’environ 2 600 € pour l’année, serait acquis sur le budget central de l’ALPR, sans impact sur le budget des sections. Ce prix est garanti stable sur plusieurs années, toutes choses restant égales par ailleurs. Les modalités de séparation sont claires et transparentes.

Le trésorier pose l’engagement du bureau à former les membres des sections choisis par elles-mêmes pour l’utilisation du produit. Il précise en outre le souhait de favoriser l’autonomie des sections, dans un cadre collectif déterminé.

Le trésorier précise que la clôture de l’exercice 2019 – 2020 sera faite comme par le passé, et que le produit sera mis en service le plus rapidement possible pour l’exercice 2020 – 2021. Toutefois, une administratrice s’en faisant l’écho, la saison est commencée et bien que les mouvements financiers soient encore peu nombreux, la question est posée de savoir si le début de 2020 – 2021 peut être traité sur le tableur Excel habituel, pour ne pas perdre de temps en attendant la formation de tous les administrateurs du logiciel dans les sections. Le trésorier donne son accord pour commencer l’année comme d’habitude. Une mise à jour sera faite dans chaque section lors de l’implantation du logiciel.

Ayant répondu à toutes les questions qui ont été posées par les administrateurs, le trésorier sollicite le vote du conseil d’administration.

A noter que la représentante d’une section a fait part de son accord de principe avant le passage au vote, ayant dû quitter la réunion prématurément.

Vote du conseil d’administration sur l’acquisition du logiciel AssoConnect :

Présents :            23

Exprimés :           23

Contre :               0

Abstention :       0

Pour :                   23

L’acquisition du logiciel AssoConnect est validée par le conseil d’administration à l’unanimité des membres.

L’ensemble du bureau va se familiariser sur l’utilisation du produit, pour ensuite former les sections au rythme d’un planning à construire. La présidente de l’ALPR va interroger chaque section pour connaître les noms des personnes impliquées.

Le trésorier va fournir à chaque section une synthèse de la présentation, afin de permettre aux responsables de mieux animer ce sujet lors des réunions de rentée. Il est rappelé que les membres du bureau présents lors de ces réunions pourront apporter les précisions nécessaires.

5 - Révisions des statuts et du règlement intérieur, appel à la constitution d’un groupe de travail

Comme annoncé lors du conseil d’administration du 30 juin 2020, et présenté dans le point 2 ci-dessus, le bureau va lancer une révision des statuts et du règlement intérieur.

A cet effet, et pour satisfaire à son souhait d’un travail participatif, dans l’esprit associatif de l’ALPR, la présidente lance un appel aux volontaires pour constituer un groupe de travail, composé de représentants  des sections des secteurs de la culture, du sport et des loisirs, et des membres du bureau. Deux personnes par secteur, ce qui ferait un total de neuf membres, constituant un groupe productif et permettant l’expression de chacun.

Les travaux de ce groupe seront présentés en assemblé générale extraordinaire suite à l’assemblée générale ordinaire, au mois de janvier, comme prévu dans les statuts actuels.

Le groupe à ce jour est composé de :

Sections loisirs :                M Christian Maréchal, section Nature,

                Mme Régine Favier, section Troc, Trucs et Astuces

Sections culture :             pas de volontaires

Sections sport :                 M Serge Rocher, section Mille Pattes

Mme Annick Ballot, section gymnastique

Les trois membres du bureau de l’ALPR.

Le bureau va proposer rapidement un calendrier de réunions. L’objectif est de ne pas dépasser deux à trois réunions avant l’assemblée générale extraordinaire.

Les membres du groupe vont recevoir rapidement les actuels statuts et l’actuel règlement intérieur, un document synthétique d’aide à la réflexion, et une première mouture de propositions de modifications, pour permettre de lancer les débats.

CONSEIL D'ADMINISTRATION

A.L.P.R.

Le 30 juin 2020

                                     ******************

 A l'arrivée des membres, un pointage est effectué, avec signature de la feuille d'émargement.

 Sous la présidence de Mme DEROIR, qui remercie les participants de leur présence, l'ordre du jour est abordé.

1 - Validation du PV du 18 novembre 2019,

 Le PV est validé à l'unanimité des membres présents 

2 - Présentation des candidats

 Michel SEGUINEAU, retraité et secrétaire de la section du Footy Club, se présente et postule au poste de secrétaire de l'ALPR.

Jean Marie Boidé, retraité et membre de la section Sophrologie, se présente au poste de trésorier de l'ALPR.

Un vote à main levée est organisé, au cours duquel les deux candidats sont élus à l'unanimité des membres présents.

Pour faciliter le lien entre les membres du Conseil et à l'attention des nouveaux membres du bureau, un tour de table de présentation est organisé.

3 - Nouvel appel à candidatures de membres de bureau,

 la présidente réitère sa demande de candidatures au bureau de l'association, pour aider à la vie de celle-ci. En se partageant les tâches, il devient plus facile d'assumer les responsabilités de représentation auprès des sections, sans prendre trop de place dans la vie privée.

4 - Conséquences du confinement sur la vie des sections.

 Toute activité a été officiellement arrêtée depuis le mois de mars.

Les sections s'expriment sur leur activité ou non durant la période.

Truc et astuces a réalisé des masques dès le début du confinement, suivant un patron du CHU de Grenoble. Grâce à un groupe Whasps la section a fonctionné, chacun à parti de chez soi, en lien avec la responsable. Environ 400 masques ont été confectionnés en tout. Cela a permis de tenir l'unité du groupe composé, de 15 personnes dont certaines sont en situation de difficultés.

Plusieurs sections de l'ALPR ont travaillé sur ce chantier, ce qui a permis de fournir 3500 masques en tout, produits par environ 50 personnes bénévoles.

Palettes et pinceaux a créé une « gazette » pour échanger des photos, des liens informatiques, qui ont permis aux adhérents de conserver un contact de proximité. 

Qi Gong  a mis en place des cours de trois heures par semaine en Visio pendant le confinement.

Danse a arrêté ses cours. Les professeurs en chômage partiel ont maintenu le lien par des cours virtuels, des mails, pour garder le lien entre les membres. Les cours ont repris depuis le 9 juin 2020.

Escrime. Seulement une vidéo pour les échauffements, mais difficile de faire de l'escrime dans son appartement. Reprise la semaine dernière.

Gymnastique : pas d'activité tant que les salles ne sont pas disponibles. Les professeurs sont en chômage partiel. La fréquentation est de 80 personnes environ par séance. Il faut donc une salle adaptée.

Couture a travaillé à produire des masques, au cours de réunions au domicile de la responsable.

Mille Pattes a arrêté son activité, car la fréquentation de 45 personnes à chaque fois, rend impossible la marche par groupes de 10 comme autorisé.

Musculation a stoppé par manque de salles et du fait des mesures de distanciation. Problématique du matériel en commun avec d'autres sections sportives. Qui va nettoyer le matériel et assumer la responsabilité d'un manque de sécurité sanitaire ?

Séniors. Beaucoup d'appels téléphoniques pour accompagner les anciens. De très longues discussions. Des appels pour s'entraider. Maintien du lien et soutien psychologique.

Voyages. Deux Visio conférences. Des difficultés avec les agences de tourisme, pour les voyages prévus. Les voyages ont été reportés. Pour les voyages à venir, la question se pose sur l'organisation à mettre en place.

Pilates. Quelques visio fournies par le professeur. Il a été facile de trouver du temps pour s’entraîner tous les jours individuellement. Difficultés du partage de matériel comme d'autres sections. On attend l'autorisation et des consignes claires pour reprendre.

Nature. Les adhérents ont fait des observations personnelles dans leur jardin ou sur leur balcon. Des questions se sont posées sur les observations ainsi réalisées. La section a « tourné » presque normalement. Il suffit de pouvoir sortir pour observer, ce qui est plus facile que pour des activités d'intérieur. Mais des adhérents ne donnent plus signe de vie. Certains se sont recroquevillés et ne semblent pas revenir vers la section.

Péri en scène. Jeune section, qui n'a pas de salle. Mais l'annulation des concerts a mis la section en difficulté par manque de recettes. Des actions sont prévues en septembre en extérieur.

Poterie. Le local étant fermé, le matériel est inaccessible. Mais les membres se sont contactés pour maintenir le lien. L'activité doit reprendre en septembre.

Tarot. Des petits groupes se sont formés pour continuer l'activité. Pas sûr de reprendre en septembre. Un jeu de cartes et le partage des cartes rend l'activité dangereuse, ce qui effraie un certain nombre de membres.

Patchwork. Pas de salles et donc pas d'accès au matériel. Beaucoup d'échanges téléphoniques. Plusieurs adhérents ont participé à la fabrication de masques pour la mairie. Beaucoup de personnes âgées et donc fragiles.

Footy. Des Visio tous les vendredis soir à la place de l’entraînement, pour parler football avec les joueurs disponibles. L'un d'entre eux a rédigé quotidiennement le « journal d'un confiné » et a mis en ligne ses écrits au fur et à mesure. Un autre moyen de garder le lien, car les lecteurs ne se sont pas privés pour commenter. Impatience de reprendre l'activité dès le début septembre.

Radio amateur. La salle est fermée. La station faisant 12m², les conditions de sécurité sanitaires n’étaient pas réunies. Mais le contact a été maintenu tous les dimanches matin par liaison radio au niveau du département, en contact avec tous les radios club. Espoir de reprise en septembre, mais la majorité des membres a plus de 75 ans. La section semble en difficultés.

Théâtre. Une bonne année pour les représentations qui se sont tenues malgré tout, étant programmées avant le confinement. Beaucoup d'échanges de textes, la pièce de 2022 est en préparation. 

Zumba. Pas de salle. Dès le début du dé confinement, reprise à l'extérieur. La professeure a fait 52 chorégraphies pour les membres. Des séances se sont tenues par groupes de 9 ou 10 en respectant la distanciation.

5 - Intervention particulière de la présidente sur la réalisation des masques.

L'ALPR a donc fabriqué des masques en quantité. Des commandes d'élastiques, qui sont arrivés en même temps, ce qui a généré une disponibilité supérieure au besoin des couturières. Facture de 1630 euros réglée.

Il est décidé de conserver les élastiques (ne pas les vendre) en cas de besoins ultérieurs.

Les restes de tissus ont été mis à l'abri au dépôt de l'ALPR.

6 - La destination des cotisations durant le confinement,

La présidente a interrogé les sections pour connaître leur position sur la destination des cotisations, non utilisées durant le confinement.

A la majorité des réponses, une réduction aux adhérents de de 2019 – 2020 pourra être accordée. Ne concerne pas les sections à cotisation minime (20 ou 30 euros annuels).

Noter que des sections ont fonctionné et d'autres pas. Chaque section choisira le montant de sa réduction.  Pas de réduction si le fonctionnement a perduré.

La réduction n'est pas obligatoire.

Les cas exceptionnels de remboursement pour les arrêts d'activité, déménagements ou le départ des jeunes pour études seront à étudier individuellement par chaque section. Avec le bon sens nécessaire.

7 - Trésorerie : clôture des comptes,

 La trésorière rappelle la clôture des comptes de l'exercice 2019 – 2020 au 31 août. Il faut maintenir la limite, et rendre rapidement. Il n'y a pas de changement dans les procédures et documents. Il y a eu moins d'opérations que d'habitude du fait du confinement. Les dossiers doivent être déposés physiquement pour le 15 septembre, pour faciliter le changement de trésorier.

8 - Questions diverses.

Chômage partiel.

La section musculation a demandé le chômage partiel pour ses professeurs.

Le dispositif de chômage partiel a fonctionné pendant un mois, puis retour sur le salaire intégral. L'ALPR n'a donc pas bénéficié de la mesure durant tout le confinement.

Blocage sur le site du gouvernement pour les 12 salariés de l'association. L'interlocutrice de la présidente n'a pas rendu le service attendu (raccroché au nez).

Dans la mesure où une grande partie des employés a continué de travailler, le chômage partiel a été arrêté.

Il est à noter que la section gymnastique s’associe à la demande de la section musculation pour ses professeurs.

Le bureau doit revoir ce dossier d’une manière globale.

Subvention non attribuée.

Lors de l'A.G. en janvier une section ayant demandé une subvention n'a pas été dotée. Cette question a été traitée lors de l'A.G. De janvier dernier. Le bureau s'explique de nouveau sur cette question.

Représentation des sections au conseil.

En cas d’absence conjointe du responsable et du suppléant, comment représenter la section ?

Dans ce cas précis pourquoi ne pas donner la possibilité à un membre de représenter la section

pour recueillir les informations et les partager avec ses membres, en attendant l'arrivée plus tardive du compte rendu officiel ?

Suite à cette discussion, sur les deux points précédents le nouveau bureau va revoir les statuts de l'association pour un passage en conseil d'administration de rentrée.

Réservation pour manifestation exceptionnelle des salles de la commune.

Comment réserver une salle pour une réunion dans plusieurs mois, ou l'année suivante, afin de prévoir les activités (salons, assemblées) ?

Un quiproquo apparaît sur le document à remplir habituellement sur les réservations exceptionnelles. Il convient maintenant d'écrire à la mairie pour demander une réservation exceptionnelle, avec copie à l'ALPR.

SOLIDATEC

L'ALPR adhère à ce site qui propose des ordinateurs reconditionnés et des suites Microsoft a pris très réduit.  Ce produit est réservé aux associations. 

La prochaine réunion est prévue en septembre 2020.

L'ordre du jour étant épuisé, le conseil est Clôturé à 21h13.

COMPTE RENDU du CA de l’ALPR

18 Novembre 2019

La feuille d’émargement étant signée le CA débute à 19h05.

Un tour de table est organisé afin que chacun se connaisse, du fait des changements dans les bureaux des sections.

La couture, la gym de la mémoire et la sophrologie sont excusées.

APPROBATIION DU CR DU CA DU 25 mars 2019

Pas de remarque formulée : approbation du CR à l’unanimité.

DEPOT DES DOSSIERS COMPTABLES

La trésorière rappelle que l’exercice comptable se termine fin Aout 2019.

Tous les dossiers doivent être transmis au plus vite maintenant pour la compilation nécessaire, lors de la présentation des comptes en Assemblée Générale. Un contrôle étant fait, au préalable par des vérificateurs.

Par ailleurs, il est demandé de n’utiliser que les documents transmis, la compilation étant ainsi facile, car pas de reprise manuelle à faire, surtout les feuilles d’adhérents.

COMPTE CREDIT MUTUEL.

Lors d’un changement de trésorier, dans une section, seule une procuration est à effectuer auprès de Madame Aurelie GUYONNEAU.

Par ailleurs les demandes de matériel (verres, nappes, assiettes, coupes) doivent être formulées au plus vite par mail à l’ALPR qui globalisera.

ACTIVITES PERI EN SCENE

Cette nouvelle section a comme objectif de proposer des animations : concerts, spectacles…. gratuits. Ainsi a été réalisée avec succès la fête de la musique le 21 juin, avec la participation de l’école de Périgny et l’école de musique. Même succès le 4 octobre avec la compagnie « Bohémia »  dans le CMA, avec 180 personnes environ.

Pour 2020 il est prévu un concert le 28 février à 19h avec en première partie : Julien SANDATO de Périgny et ensuite un groupe de jazz manouche. Un autre concert est programmé pour le 17 Avril (groupe en recherche). La fête de la musique sera le vendredi 19 juin.

L’adhésion individuelle est de 20€. Les sections de l’ALPR peuvent être adhérentes de cette section comme le sont actuellement : le billard le théâtre et la danse.

PLANNING DIVERS

Merci de bien vouloir informer le bureau de l’ALPR de vos réunions (rentrées/galettes) afin que nous puissions y participer.

Par ailleurs les demandes de réservations de locaux doivent être faites à la mairie avec, systématiquement, copie à l’ALPR.

REDISTRIBUTIONS

Trois demandes de redistributions sont proposées.

ESCRIME :

Une demande est déposée par l’escrime pour l’achat de « rouleaux de fils » qui sont indispensables  et qui s’usent vite du fait de leur utilisation sur des enrouleurs. Montant de la demande : 1400€ redistribution ALPR 750€. La demande est acceptée à l’unanimité.

L’organisation du tournoi du 11 novembre a été un réel succès avec la participation de clubs du Poitou Charente et des Pays de Loire. Félicitations à cette section.

TROCS TRUCS ASTUCES :

Afin de réaliser des coutures de plusieurs épaisseurs, nécessité d’une machine à coudre. Montant de la demande : 350€ redistribution ALPR : 350€.La demande est acceptée à l’unanimité.

NATURE PERIGNY

Une longue vue est très utile lors des sorties nature. Montant de la demande : 289€ redistribution ALPR : 289€.La demande est acceptée à l’unanimité.

PREPARATION de Assemblée Générale du 27 JANVIER 2020

Afin de préparer au mieux notre AG, merci aux sections de nous adresser des photos pour étayer et égayer les présentations.

Il est rappelé que le bureau est démissionnaire tant à titre personnel qu’à titre statutaire au 31 Aout 2020.

Il est urgent que des nouveaux arrivent pour prendre en main cette association.

Cette demande est formulée depuis plus d’un an et aucun candidat ne s’est présenté : il y a urgence.

L’ordre du jour est épuisé. La séance est levée à 20h10.

La Présidente                                                                               Le Secrétaire                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

Mary Claude Deroir                                                               Jean Luc Ricoux

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COMPTR RENDU du CA de l’ALPR

25 Mars 2019

La feuille d’émargement étant signée le CA débute à 19h05.

La section Mille Pattes est excusée.

Un tour de table est organisé du fait de nouveaux membres.

Madame DEROIR remercie les membres de leur présence et apprécie la participation unanime des sections de l’ALPR au CA.

APPROBATION du CR du CA du 12 novembre 2018

Pas de remarque ni de question donc le CR est approuvé à l’unanimité des membres présents.

Du fait de la diffusion tardive, liée à l’approbation du CR lors du CA suivant, madame DEROIR précise, que lors de ses permanences, il y a possibilité de rencontrer les membres du bureau, sur rendez-vous, afin d’avoir un compte rendu verbal de ce CA.

RENOUVELEMENT des MEMBRES du CA

Madame DEROIR rappelle qu’un tiers des membres du CA est sortant. Il s’agit des sections : radio, footy, tarot, voyage, troc truc, patchwork, zumba, pilates, gymnastique

 de la mémoire. Les personnes peuvent être réélues. Le nouveau CA est donc renouvelé.

ASSURANCE

Suite à la réunion organisée par la mairie, à laquelle les sections de l’ALPR étaient conviées, des questions ont été posées sur la couverture des activités proposées par l’ALPR. Comme annoncé lors de l’AG de janvier, la SMACL, notre assureur, tiendra une réunion d’information le 15 mai de 17h45 à 20h dans la salle annexe du CMA. Il est demandé à chaque section d’être présente (2 à 3 personnes) et de communiquer les questions préalablement au bureau de l’ALPR, afin de rendre cette information efficiente. Les questions seront à transmettre avant le 9 mai puis transférées à la SMACL.

RECOMPOSITION du BUREAU de l’ALPR

Lors de l’AG il a été clairement annoncé que les membres du bureau seront démissionnaires. Il est impératif que de nouveaux membres rejoignent ce bureau pour permettre la garantie de la pérennité de l’ALPR.

Il a été convenu, suite à discussions entre les membres du CA, qu’une information précise, serait adressée à tous les adhérents, via les sections.

NOUVELLE SECTION

Il est proposé aux membres du CA de valider le projet de création d’une nouvelle section : Péri en Scènes. Cette section se propose, dans un premier temps, d’organiser la fête de la musique à Périgny le vendredi 21 juin 2019, sur le centre-ville à partir de 17h. Cette manifestation verra la participation de 5 classes de l’école de Périgny par le biais de chants, l’école de musique de Périgny, l’animation par la zumba et un concert en fin de programme par le groupe SIX PAKS composé de 15 musiciens.

Si cette première est réussie, il sera envisagé des animations musicales les vendredis en fin d’après-midi, sur la période Mai/Septembre.

La création de cette nouvelle section est approuvée à l’unanimité des membres présents.

Une information sera faite auprès des adhérents de l’ALPR afin de mobiliser des volontaires pour aider à l’organisation.

Pas de question ni de point particulier à aborder, donc la séance est levée à 19h55.

La Présidente                                                                                Le Secrétaire

MC Deroir                                                                                       JL Ricoux

COMPTE RENDU du CA de l’ALPR

12 Novembre 2018

La feuille d’émargement étant signée le CA débute à 19h05.

Madame DEROIR, présidente de l’ALPR remercie les membres présents et excuse le représentant de la radio, non présents footy et mille pattes. Elle propose un tour de table afin que chacun se présente, du fait de l’arrivée de nouveaux membres, suite aux réunions de rentrée et à la création de 2 nouvelles sections : pilates et gym de la mémoire. Ces deux nouvelles sections sont complètes et donnent satisfaction aux adhérents (60 pour le pilates et 20 pour la gym de la mémoire). A ce jour l’ALPR comprend 21 sections.

APPROBATION du CR du CA du 22 mai 2018

Aucune observation n’étant formulée, le CR du CA de l’ALPR du 22 mai 2018 est approuvé.

COMPTE RENDU de MANIFESTATIONS

Deux manifestations impliquant l’ALPR se sont tenues dernièrement :

9 NOVEMBRE

Cette soirée, commémorative du 11 novembre 1918, avait pour thème : la paix et la place de la femme dans cette période. La présidente remercie les sections : danse, trocs trucs et astuces et théâtre, qui ont animé la soirée dans le CMA. Ce spectacle de qualité, qui faisait suite au diner avec menu « d’époque » (120 personnes), fut un succès avec une salle archicomble, du fait, notamment, de la participation des enfants de la classe de madame PALLAS CM 1, des COUREILLES  de Périgny.

11 NOVEMBRE

La section escrime a organisé son tournoi annuel : « tournoi des 3 fleurets » dans la salle omnisports de Périgny. Belle réussite grâce à une organisation bien maitrisée, qui a permis de réunir près de 150 participants venant de : Aquitaine, pays de LOIRE.

POINT DOSSIERS TRESORERIE

Madame ROQUE, trésorière de l’ALPR, fait le point sur les sections qui n’ont pas transmis leur dossier de comptabilité. Elle rappelle que les comptes sont clos au 30 Aoùt et doivent être compilés pour l’AG. Sont concernées les sections : danse, escrime, footy, mille pattes, qi gong , patchwork, seniors, tarot, trocs trucs et astuces, théâtre, zumba. Merci à elles de transmettre très rapidement leur dossier.

PARKING CMA

Madame la présidente, indique qu’il s’agit d’un point d’information et que les éventuelles réclamations doivent être formulées à la mairie. L’ALPR subit dans son fonctionnement, comme tout le monde, les travaux de construction autour du CMA et ses incidences sur le stationnement.

MATERIEL CREDIT MUTUEL

Les sections désirant du matériel alloué par le Crédit Mutuel : coupes, assiettes, serviettes, gobelets, nappes, doivent transmettre leur demande, au bureau de l’ALPR pour le 29 novembre.

RESERVATION SALLE

Rappel : toutes les demandes de réservation de salle, en complément de celles déjà effectuées lors de la réunion de juillet, doivent être faites, par courrier, à la mairie avec copie à l’ALPR. La réponse de la mairie est donnée à l’ALPR qui transmettra à la section concernée.

CALENDRIER

Galettes des rois : merci d’informer dès que possible le bureau de l’ALPR de vos dates afin d’organiser notre présence.

Assemblée  générale : lundi 28 janvier 2019 à 19h au CMA. Tous les adhérents sont invités. Merci de transmettre au bureau de l’ALPR  des photos de vos manifestations passées, afin d’agrémenter la rétrospective des événements de l’année écoulée.

REDISTRIBUTION

Le principe de la redistribution est rappelé : l’ALPR aide financièrement des sections sur l’achat uniquement du matériel qui reste la propriété de l’ALPR et impose à la section de rester 3 ans au sein de l’ALPR.

La section billard sollicite le CA pour le financement d’une machine à laver et polir les billes, permettant une meilleure trace. L’investissement est de 410€. Il est accordé un financement global à l’unanimité des membres présents.

Monsieur Bernard HUGOT remercie les membres du CA.

RECOMPOSITION du BUREAU

Le bureau, qui ne comporte plus que 3 membres (chiffre minimum), souhaite, d’une part se renforcer et d’autre part préparer l’avenir. En effet, les mandats se terminent dans 2 ans et aucun des membres du bureau ne compte se représenter. Il est impératif que le bureau intègre de nouveaux membres pour accompagner la future équipe par une transition en sifflet. La présidente demande à tous les membres du CA, de regarder dans leur section respective, les personnes intéressées et qui intègreront dans un premier temps le CA puis le bureau. Celui-ci est à votre disposition pour vous aider dans cette démarche nécessaire.

PRET de MATERIEL

L’ALPR a fait l’acquisition d’une sono mobile. Celle-ci est disponible pour les sections le souhaitant dans le cadre de leur activité. Un débat se déroule sur les conditions de prêt de matériel : projecteur, percolateur, sono… Il est convenu de faire évoluer les conditions de prêt définies lors du CA du  28 novembre 2016. Ainsi le CA à l’unanimité décide que le prêt ne peut se faire qu’à une section de l’ALPR, à titre gracieux et avec une caution de 200€, sauf le percolateur. Le matériel étant loué sans pile. Le document définissant les conditions de prêt sera modifié dans ce sens.

MARCHE de NOEL

Les sections désirant participer au marché de Noël, peuvent retirer le dossier préalable auprès du bureau de l’ALPR avant le 30 novembre 2018.

La séance est levée à 20h20

La présidente                                                                                   le secrétaire

MC DEROIR                                                                                       JLRICOUX

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COMPTE-RENDU du CA de l’ALPR du 22 mai 2018

Après émargement, le quorum étant atteint, la séance peut commencer exceptionnellement à 18 heures30. Le QI gong, Nature Périgny, P&P , Tarot  sont excusés. Par ailleurs, la présidente et le secrétaire ayant un impératif d’horaire, il est souhaité que ce CA soit rapide. Il n’était pas possible de le déplacer à une autre date.

APPROBATION du CR du dernier CA

Aucune remarque, ni question n’étant formulées, le CR est adopté à l’unanimité des membres présents.

COMPTE RENDU DU Comité Local de la Vie Associative

Voir CR en pièce jointe

CHARGES SUPPLETIVES

La trésorière précise que les charges supplétives correspondent au coût de mise à disposition de : locaux, moyens, interventions de la mairie…… auprès des sections.

Pour l’année 2017 le document transmis par la mairie n’était pas utilisable.

De nouveaux documents ont été reçus, le détail sera communiqué par section. Ainsi chaque section devra mentionner le montant dans ses comptes 2017/2018. C’est un chiffrage à prendre tel quel. Le document sera transmis par mail.

COURRIER ALPR

Tous les courriers sont adressés au centre socioculturel à l’ALPR : banque, mairie… Les sections doivent donc venir les reprendre lors de la permanence du bureau de l’ALPR le jeudi de 10h à 12h et de 14 à 16h.

NOUVELLE SECTION

Le bureau de l’ALPR a été sollicité pour la création de deux nouvelles activités : « gymnastique du cerveau » ou atelier mémoire et gymnastique Pilates. Nous avons rencontré les deux personnes concernées. Nous vous proposons de les associer à la sophrologie déjà existante, et de créer ainsi une nouvelle section : section « bien être ».  En effet ces trois activités présentent des complémentarités. Cette proposition permet aussi de faciliter le fonctionnement : un seul bureau de section pour trois activités complémentaires. Elle serait effective pour la rentrée 2018.

La proposition est acceptée par l’ensemble des membres du CA

RENOUVELLEMENT du BUREAU

Nathalie BETEAU quitte le bureau en juin prochain et il est impératif de la remplacer.

Appel est fait aux membres du CA, sachant que chacun peut être membre du bureau indépendamment de son statut dans la section qu’il représente au CA.

Merci et bienvenue au candidat pour la rentrée 2018.

Le bureau se réunit tous les jeudis, sauf congés scolaires de 9h à 12h et de 14h à 17h.

REDISTRIBUTION

Deux demandes ont été transmises au bureau

Section : Club seniors

La demande porte sur l’achat de matériel pour la pratique d’exercices de gymnastique douce pour les 40 personnes inscrites. Deux devis présentés : Décathlon : 238 € et LeaderFit : 218 €. La demande est acceptée à l’unanimité.

Section Footy

La demande n’a pu être examinée par le bureau du fait de son arrivée tardive le samedi 19 mai (pour le C.A. du 22 mai).

Le responsable de la section, Monsieur Martin, précise qu’à la demande de la mairie de n’affecter le local actuel qu’à du stockage de matériel sportif, du fait de la non-conformité d’utilisation (normes techniques), une demande a été formulée pour la réalisation d’une armoire nécessaire à la convivialité de la section dans les locaux du Club House du Football Club de Périgny.

Après avoir proposé que la section prenne à sa charge 800 €, le responsable propose d’augmenter la participation de la section, si le financement est étalé sur deux ans. L’organisation d’un tournoi de palets réservé aux adhérents (et sur invitations personnelles) devrait permettre d’aider la trésorerie.

Il est convenu que cette demande sera étudiée rapidement par le bureau pour décision lors du prochain CA à la rentrée.

REMISE DE DOCUMENTS

Il est remis à chaque section, une liasse de documents comprenant :

Feuille de participation au Forum des Association le 8 septembre 2018.

Planning d’occupation des équipements mis a disposition.

Liste des clefs en possession de la section.

Convention d’occupation des locaux mis à disposition - Annexes 1 et 2

Fiche de renseignements de la section.

Les documents à retourner doivent parvenir à l’ALPR pour le 1 juin 2018.

Pas de question posée avant le CA et ordre du jour épuisé la séance est levée après remerciement de la part de la présidente, pour la qualité de la tenue de ce CA.

La présidente                                                                           Le secrétaire

                                                                         
MC DEROIR                                                                                                 JL RICOUX

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Compte rendu du Conseil d’Administration de l’ALPR

Du 9 Janvier  2018

Après émargement des présents la séance commence à 19h.

Madame DEROIR remercie les membres présents, en grand nombre, et excuse les absents ou retardataires. Elle présente ses vœux à l’ensemble des membres du CA pour 2018 : « la santé pour tous et l’espoir de faire des choses ensemble ».

Du fait de nouveaux membres au CA, un tour de table est organisé, afin que chacun se connaisse.

Approbation du CR du CA du 9 octobre 2018

Aucune remarque n’étant formulée, le CR du CA du 9 octobre 2017 est approuvé par les membres du CA présents.

Evolution du Règlement Intérieur de l’ALPR

Suite aux échanges liés à la création de deux nouvelles sections, décidée lors du dernier CA, deux évolutions du règlement intérieur sont nécessaires au chapitre du fonctionnement de la section : le statut des membres du bureau et la rémunération des intervenants salariés. Ces dispositions présentées, sont adoptées à l’unanimité des membres présents et applicables dès maintenant.

Le nouveau règlement intérieur sera diffusé dans les meilleurs délais à l’ensemble des sections de l’ALPR   .

Compte rendu du CLVA : Comité Local de la Vie Associative   

La présidente fait le compte rendu de la réunion du CLVA qui s’est tenu le 13 décembre 2017.

Des conventions seront signées entre la mairie et des sections de l’ALPR du fait de l’utilisation de locaux municipaux et/ou partagés avec d’autres associations.

Rappel a été fait des règles de base de mise à disposition : entretien, énergies, matériel, mutualisation.

Il a été précisé que le foyer du Foot peut être utilisé par tous en faisant la demande au préalable auprès de madame Bréard.

Une nouvelle école sera ouverte, en 2019, là où se trouve actuellement le terrain stabilisé du Club de Foot.

Un point sur les TAPS a été fait et une décision sera prise pour la rentrée 2018/2019 en liaison avec la CDA et la ville de La Rochelle. Ce point fait l’objet d’échanges entre les membres du CA.

Compte rendu du téléthon 2017

La présidente rappelle que l’ALPR ne s’était engagée uniquement : en support de l’organisation administrative de cette manifestation. Sur cette base et suite à une réunion du CLVA, animée par un représentant de la mairie, il avait été décidé que le Téléthon serait organisé, du fait de la volonté de quelques uns et du soutien de la municipalité. Au fil du temps, il s’est avéré que très peu de bénévoles s’intéressaient à cet événement et que les défections étaient très nombreuses. Cependant, grâce à l’énergie de quelques uns, la somme de 3001,03€ a été réunie : ce qui est déjà énorme vu la participation mais très loin des sommes des années passées (10000€ en 2015).

Un échange s’organise entre les membres du CA. Il en ressort le constat suivant : dorénavant l’ALPR ne s’occupera plus du Téléthon,  mais laisse les sections libres de leur positionnement face à cette événement. Il est aussi admis que c’est au CLVA d’être l’organisateur de ce type de manifestation sur la commune.

Evolution relation bancaire

Il est remis à chaque représentant des sections, un dossier bancaire présentant les nouvelles modalités de fonctionnement. Deux documents sont à faire signer et à retourner au secrétariat de l’ALPR

La trésorière explique que le but est la simplification des relations avec le crédit mutuel. Madame GUYONNEAU est l’interlocutrice de cette banque pour les sections. Dans un premier temps, il est demandé de détruire les chéquiers utilisés à ce jour et de n’utiliser que les nouveaux.La trésorière précise qu’elle est à la disposition de chacun pour toute aide opportune.

Assemblée générale de l’ALPR

L’assemblée générale de l’ALPR se tiendra le lundi 29 janvier 2018 à 19h au CMA de Périgny. Dans le cadre de la préparation de cette A.G. un tour de table est réalisé afin de connaitre et communiquer sur les manifestations, prévues en 2018, par les sections.

Redistribution demandée

La section radio présente sa demande de redistribution. Afin de permettre de mieux fonctionner et mieux former les nouveaux adhérents, la section souhaite acquérir du matériel plus adapté. Le coût des investissements est : 435 € pour un générateur HF et 478€ pour un mesureur d’antenne

La section demande une participation de 250 € à l’ALPR. Le solde fera l’objet d’une demande de subvention à la mairie, une subvention exceptionnelle et par auto financement.La demande est acceptée à l’unanimité des membres présents.

Questions diverses :

Demande formulée par Madame Bessede au titre de l’Association « Art et lettres » pour la participation d’aide fonctionnelle pour la manifestation à venir.Ce point a fait l’objet d’un débat entre tous et il a été convenu que l’A.L.P.R. n’est pas concernée car cette structure n’est pas membre de l’association.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 20h20

La Présidente                                                             Le secrétaire

MC Deroir                                                                        JL Ricoux

Compte rendu du Conseil d’Administration de l’ALPR

Du 9 octobre 2017

Après émargement des présents la séance commence à 19h.

Madame DEROIR remercie les membres présents, en grand nombre, et excuse les absents ou retardataires.

Présentation de création de deux nouvelles sections

Monsieur MARECHAL, habitant de Périgny et reçu précédemment par le bureau de l’ALPR, présente son projet de création de section. Très intéressé par ce qui touche la nature, notamment les oiseaux et les étoiles, il souhaite partager cette passion et se propose de créer une section. Désireux de s’appuyer sur une structure locale et simple, et non sur une « gosse machine » comme la LPO, il s’est rapproché de la FCPN (Fédération Connaître Protéger la Nature). Cette structure œuvre dans la découverte, l’observation, le partage, suite à des sorties organisées, et la production de documentations très élaborées, ce qui correspond a son souhait. Il est référent de cette structure depuis 3 mois. Après communication local, il se propose de lancer cette section par une réunion de démarrage le 13 novembre à 19h, à la Maison des Jeunes de Périgny.  La cotisation annuelle serait de 30 €.

Monsieur MARECHAL répond aux diverses questions des membres du CA sur le fonctionnement de cette section. Il confirme que la base c’est l’observation donc des sorties de proximité à pied, des échanges, du recueil de découvertes…

Après ces échanges, les membres du CA, à l’unanimité, sont favorables à la création de cette nouvelle section.

Monsieur EPAUD, futur habitant de Périgny, reçu précédemment par le bureau de l’ALPR et déjà impliqué dans les activités de Périgny (TAPS et Périjeunesse), présente son projet de création d’une section sophrologie. Professionnel de la sophrologie, il se propose de faire profiter de son expérience dans ce domaine aux :

  - Enfants : relaxation par le jeu en groupe, détente basée sur la connaissance de soi, dans la continuité de ce qu’il propose déjà à la médiathèque.

  - Adultes : comment faire face à certaines situations par l’apport, l’appropriation, puis l’application  de techniques simples permettant de mieux vivre des situations complexes.

L’objectif est d’apporter à chacun  des techniques de bien être. L’animation de ces séances, serait en groupe d’une durée de 1 heure, à raison de 1 fois par semaine. Elles auraient lieu dans la salle actuelle de la section Trocs Trucs et Astuces le lundi de 10h30 à 11h30, pour les adultes, et à définir, en fonction des possibilités proposées par la mairie, pour les enfants. L’objectif est de démarrer et de s’adapter : commencer petit et voir avec le temps. L’adhésion se ferait au trimestre : 80€.

L’avis du CA est donc sollicité. Il donne lieu à un échange de questions et à un débat dense entre les membres du CA et le bureau. Quelle séparation entre le professionnel et l’associatif ? La démarche est inverse : une personne propose une section et non un groupe de personnes. Quel statut, car salarié de la section ? Peut-il être membre du bureau de cette section ? Comment est-il rémunéré ? Pourquoi cette personne et pas une autre pour créer cette section?

Les membres du CA donnent  leur accord à l’unanimité  pour la création de cette section. Il est bien stipulé qu’un courrier sera adressé à Monsieur EPAUD lui précisant :

-       Pas de démarche commerciale ou à but lucratif dans le cadre de cette section.

-       En tant que salarié de la section, il ne peut être membre du bureau de cette section.            

Approbation du CR du CA du 03 Avril 2017

Monsieur ROCHER demande à ce que certaines précisions soient apportées sur le CR de ce CA. Devant le nombre de points abordés, il est convenu d’apporter la précision suivante : Il est évoqué la signature d’une convention entre la mairie et la musculation en attente depuis 5 ans, ce qui n’a pas empêché son fonctionnement normal. Un débat s’installe entre les membres présents sur le contenu des CR. Il est convenu que cela reste un compte- rendu et non un procès- verbal. Le principal est de retranscrire les décisions prises.

Le CR est adopté par les membres du CA sous réserve de ces modifications.

Par ailleurs, il ne sera plus fait de diffusion de CR avant validation par le CA, même si certaines informations validées en CA doivent être communiquées rapidement.

Infos diverses

La section Sénior a élargie ses activités en proposant de la gymnastique senior.

Manifestations à venir

WE des créateurs les 25 et 26 novembre 2017 réservé uniquement aux créateurs habitants la commune.

Marché de Noël : les 16 et 17 décembre 2017 dans la salle du CMA. L’inscription est gratuite pour les associations de Périgny.

Téléthon 2017 : une réunion, programmée par la mairie, est prévue pour le 10 octobre afin de définir les modalités d’organisation de cette manifestation. Il est convenu que l’ALPR prendra, uniquement à sa charge, l’organisation administrative en amont de ce téléthon, ainsi que la boutique.

Adhésions

A ce jour seulement 380 adhérents sont déclarés par les sections. Merci de  faire passer les listes d’adhérents. Il est rappelé que la couverture assurance est par année civile donc jusqu’au 31 décembre 2017.

Banque

Les frais de gestion, perçus par le Crédit Mutuel ont tous été remboursés aux sections. Il est rappelé que le Crédit Mutuel peut fournir du matériel : assiettes, gobelets, nappes, coupes. Merci aux sections de donner leur besoin au bureau pour globalisation de la demande.

Redistribution

La section Danse a transmis une demande de redistribution pour du matériel de sonorisation : 2 enceintes pour un montant de 950€. Cette section n’a jamais eu de redistribution. La demande est adoptée à l’unanimité des membres présents.

Changement du logiciel de gestion de trésorerie

Les personnes en charge de ce projet n’ont pas, à ce jour, trouvé un nouveau logiciel correspondant aux besoins de l’ALPR.

Prochain CA le lundi 9 janvier 2018 à 19h00.

Fin de CA à 21h

Le Secrétaire                                                                                 La Présidente

JL Ricoux                                                                                        MC Deroir

Compte-rendu du CA de l’ALPR du lundi 3 avril 2017

Après émargement des présents, et constaté que le quorum est atteint, la séance est ouverte à 19h00

Tous les représentants des sections de l’ALPR sont présents, et Madame la Présidente les remercie de leur participation à ce conseil d’administration.

Un tour de table est effectué afin que tous les participants déclinent leur identité et leur fonction.

Approbation du PV du CA du lundi 28 novembre 2016

Mme DEROIR s’assure que tout le monde a bien reçu ce compte-rendu, envoyé par mail dans un deuxième temps après la convocation.

Personne n’ayant de question, le PV du CA du 28 novembre 2016 est adopté à l’unanimité.

Compte-rendu du Conseil Local de la Vie Associative

La mairie de Périgny a convié les représentants des associations de Périgny le 6 mars 2017. En raison des vacances scolaires, seulement 10 personnes ont pu s’y rendre.

3 sujets ont été abordés :

1.    Mise à disposition des locaux municipaux : pour toute manifestation exceptionnelle, il est rappelé aux responsables de section qu’ils doivent impérativement en faire la demande auprès de la mairie, même s’il s’agit de la salle utilisée lors de leur activité.

Mr Bruce MARTIN fait remarquer qu’il a déjà pratiqué son activité dans ses locaux en hiver lorsqu’il gèle.

La présidente en profite pour préciser que le statut du stade va être modifié prochainement : le complexe sportif sera ouvert uniquement pendant les entraînements, les matches et les activités autorisées. De plus, les terrains de foot sont largement pris par les jeunes licenciés en nombre croissant.

2.    Organisation des manifestations : Monsieur le Maire regrette que la manifestation « inter-associations » organisée par l’ALPR n’ait plus lieu. Mme DEROIR s’est expliquée sur la suspension de cet évènement qui se résumait à un apéro géant et couteux et sans grand intérêt….

A ce sujet, les représentants de 4 associations de Périgny se réuniront le mardi 4 avril 2017 à 18h00.

« Pourquoi seulement 4 associations ? », demande Mr Pascal LAURENT. Lors des rencontres faites en 2016, les échanges nombreux n’ont abouti à aucune proposition valable, seulement à beaucoup de désaccords entre les associations.

3.    Téléthon : Le bureau de l’ALPR ne désire plus s’occuper de l’organisation du Téléthon comme les années précédentes. En effet, les démarchages auprès des commerçants et des professionnels pour récolter des lots pour la tombola et de la nourriture pour le repas étaient contraignants et difficiles. De plus, seuls quelques bénévoles répondaient présents pour ces tâches. S’il est envisagé un Téléthon 2017, la présidente souhaite une manifestation unique, par exemple, un fil rouge qui durerait toute la journée.

Mme DEROIR informe que les dates officielles du Téléthon ont été fixées au 8 et 9 décembre 2017. En réponse à une demande du représentant des Mille-pattes, la présidente répond qu’une section peut réaliser une activité la semaine précédente car effectuée, dans le cadre du téléthon, en collaboration  avec une autre association d’une commune voisine.

Enfin, l’ALPR a donné son accord pour la prise en charge des opérations comptables.

Bertrand BROSSARD déplore que certaines associations de Périgny ne soient pas présentes lors du Conseil Local de la Vie Associative et a l’impression  que le bureau de l’ALPR est souvent sollicité pour donner son avis.  Mme DEROIR s’en défend et fait remarquer que les personnes assistant au CLVA ne prennent pas la parole en présence du maire, ce qui est regrettable.

Au vu des difficultés rencontrées par les responsables, les trésoriers et les secrétaires des sections, Michel FOUCAUD demande si des formations de 2 heures maximum le samedi matin ne seraient pas envisageables. Ces formations pourraient porter sur :

 -Présentation d’une assemblée générale,

 -Gestion des trésoreries et mise en place d’un logiciel commun à toutes les associations,

-Droits et devoirs des associations et de la mairie.

 Plusieurs personnes présentes se sont montrées intéressées par le projet.

Etat des lieux des trésoreries ALPR

Intervention de la trésorière de l’ALPR, Mme ROQUE Evelyne.

Toutes les trésoreries sont gérées par un fichier EXCEL réalisé il y a de nombreuses années par un bénévole de l’association. Ce fichier montre des points forts mais aussi des points faibles.

Dans l’assistance, seulement six personnes connaissent ou utilisent le fichier utilisé actuellement.

Le bureau de l’ALPR envisage, avec l’accord du C.A., la possibilité d’acquérir un logiciel de comptabilité plus adapté, qui permettra aux sections et au bureau directeur de travailler sur les mêmes bases afin d’optimiser la gestion des trésoreries.

Deux possibilités s’offrent à nous :

- Soit l’achat d’un logiciel standard proposé dans le commerce ou faire appel à un professionnel pour en  réaliser un spécifique.

 - Ce logiciel doit être adapté à nos besoins : gestion de vingt trésoreries, ventilations de catégories identiques pour toutes les sections et le comité directeur, aucune modification possible par les utilisateurs, intégration d’un prévisionnel, etc.….

Un autre point important est à prendre en considération dans le choix du logiciel ; en effet, la plupart des sections font leur comptabilité sur des ordinateurs personnels, que se passera-t-il lors d’un changement de trésorier ? Peut-on transférer le logiciel sur un autre ordinateur ?

De l’avis de Bertrand BROSSARD, des logiciels avec abonnement, facilement accessibles sur les sites internet, sont compatibles avec tous les ordinateurs.

Pour le financement de ce projet, plusieurs solutions sont envisageables :

-paiement intégral du ou des logiciels par le Comité Directeur,

-participation financière de chaque section,

-subvention exceptionnelle de la mairie.

Comme le stipule le règlement intérieur de l’ALPR, l’acquisition d’un nouvel logiciel de comptabilité  doit être soumise au Conseil d’Administration pour accord lors d’une des réunions trimestrielles.

Pour ce faire, il est proposé qu’un petit groupe de personnes compétentes et disponibles se réunissent pour finaliser l’étude avec des devis ciblés à l’appui. Mr. DOUCHET, Mr. BROSSARD et Mr. PROUD se portent volontaires pour ce travail.

Si ce projet est adopté, une formation des trésoriers est à prévoir pour la mise en route et pour l’utilisation du logiciel afin de familiariser tous les bénévoles à ce nouvel outil de travail.

Pour clore ce chapitre, il est précisé que les représentants des sections ont jusqu’au Conseil d’Administration de septembre pour réfléchir et prendre leur décision, et la mise en place de ce logiciel ne serait effective qu’en 2018/2019.

Etat des charges supplétives

Lors de l’Assemblée Générale de l’ALPR, Michel FOUCAUD, adjoint à la vie associative de Périgny, avait abordé le sujet des coûts d’utilisation des salles par les sections de l’ALPR pour la saison 2015/2016. Un document transmis par la mairie fait état de ces dépenses qui devront être intégrées dans les comptabilités des sections. Il s’agit d’un montant global pour l’ensemble de l’ALPR, il a été demandé à la mairie de nous fournir le détail par section.

Le bureau souhaite sensibiliser les responsables et les adhérents des sections de la nécessité de faire attention à la bonne utilisation des salles mises à leur disposition gratuitement, afin de réduire les dépenses énergétiques.

Des conventions, passées entre la collectivité et les associations utilisatrices des équipements municipaux, ont été créées afin d’établir les droits et les devoirs de chacun et de responsabiliser les utilisateurs.

Malgré la diminution des dotations de l’état, la mairie de Périgny maintient ses subventions pour permettre à la vie associative, très présente dans la commune, de perdurer.

Dans certaines villes, comme La Rochelle, la location des salles aux associations ou la prise en charge du ménage est monnaie courante ; il serait dommage que ces pratiques arrivent à Périgny.

M. DOUCHET pense que les dépenses énergétiques (chauffage, électricité) sont essentiellement dues à la vétusté des locaux et que les responsables des sections ne peuvent pas grand-chose pour y remédier.

Total des dépenses relevées par la mairie : 121 376 €

La présidente de l’ALPR rappelle qu’elle a demandé à la mairie une ventilation par section.

Ce point fait aussi l’objet d’échanges entre les participants, notamment sur les possibilités d’économie d’énergie et l’implication des bénévoles.

Projet de cartes adhérents ALPR

Depuis notre séparation avec la Ligue de l’Enseignement, les adhérents de l’ALPR ne disposent plus de cartes d’adhésion, ce qui pénalise certaines sections. Il est proposé de confectionner des cartes à ceux qui le désirent, à charge de l’ALPR. Les sections demandeuses devront fournir les coordonnées des adhérents et leur photo.

Redistribution

Mme Evelyne ROQUE fait un point sur les sommes redistribuées aux sections pour les années 2014, 2015 et 2016 : 6244,68€ et souligne que ces fonds propres à l’ALPR permettent de les aider dans l’acquisition de matériel utile à la pratique de l’activité.

La section « Escrime » a présenté au bureau de l’ALPR une demande de redistribution d’un montant de 1200€ pour l’achat d’équipement spécifique (courrier de Mr. BOURGET et devis à l’appui).

Suite à un vote à main levée, la demande de redistribution est acceptée à l’unanimité.

Mme DEROIR rappelle aux participants qu’à partir de septembre 2017, la cotisation ALPR passera de 3,10€ à 4€, que la clôture des comptes se fait fin août pour permettre d’intégrer les dernières opérations .Elle précise  que les assiettes, les verres et autres fournis par le Crédit Mutuel sont disponibles.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 20h30.

Procès Verbal du Conseil d’Administration de l’ALPR

28 Novembre 2016

Après émargement des membres du CA,  la Présidente ouvre la réunion à 20h, heure inhabituelle. Elle remercie l’ensemble des membres  présents, toutes les sections étant représentés, comme habituellement.

Un tour de table est effectué afin que tous les membres se présentent et se connaissent suite à l’arrivée de nouveaux membres.

Approbation du PV du CA du 6 juin 2016

Le PV est adopté à l’unanimité des membres présents

La représentante de la section gymnastique fait part de difficultés rencontrées avec le Crédit Mutuel pour le remboursement des frais de gestion.

La Présidente confirme ces difficultés dans le dysfonctionnement de l’application de la convention. Un rendez vous à déjà été demandé avec le nouveau directeur, avant la fin de l’année,  pour évoquer et solutionner ces problèmes.

Renouvellement des membres du bureau

Suite à la démission d’un membre du bureau, celui-ci fonctionne désormais avec  seulement 4 personnes, il serait peut être utile d’étoffer l’équipe. Les personnes intéressées pour intégrer le comité directeur doivent se faire connaitre avant le jeudi matin 1 décembre date à laquelle nous élirons le bureau.

La Présidente remercie d’avance les personnes qui se proposeront.

Modification des statuts de l’ALPR

Les statuts actuels datent du 26 Octobre 2012 et nécessitent  quelques modifications afin de clarifier le fonctionnement et l’adaptation à l’actualité.

Le secrétaire présente les divers points proposés qui font l’objet de discussions constructives entre les membres du CA.

Les nouveaux statuts sont adoptés à l’unanimité des membres du CA.

La validation définitive se fera lors de l’assemblée générale extraordinaire qui se tiendra après l’assemblée générale prévue le 30 janvier 2017.

Cotisation à l’ALPR

La Présidente, sur proposition du bureau, propose une augmentation de la cotisation annuelle de l’ALPR. Celle-ci n’a pas évolué depuis de nombreuses années et serait portée de 3.10€ à 4€.

La représentante de la section des mille-pattes s’y oppose puisqu’elle considère que la trésorerie de l’A.L.P.R. est positive.

La trésorière précise que les comptes de l’ALPR ne sont pas encore validés par les contrôleurs ni présentés à l’assemblée Générale. Après cette assemblée générale, le bureau proposera au prochain C.A une éventuelle redistribution. La demande déjà  déposée par une section  sera prioritaire.

La nouvelle cotisation annuelle de 4€ est adoptée par 18 voix pour et 1 voix contre.

Cette nouvelle valeur prendra effet au 1 Août 2017.

Il est rappelé que la liste des adhérents de chaque section doit être transmise à l’ALPR au plus tard le 1 Décembre  2016 ainsi que le paiement  des cotisations.

Manifestation de l’ALPR en 2017

La Présidente rappelle que l’ALPR et Pot’ événements organisent le réveillon du 31 Décembre au CMA. Celui-ci est déjà complet et se présente sous les meilleurs auspices.

La section Théâtre présentera sa pièce les WE des 27, 28, 29 Janvier et 4, 5 Février 2017.

La section radio assurera une animation le 28 Janvier 2017.

Un échange nourri entre les membres du CA a eu lieu, sur l’opportunité de l’organisation par l’ALPR d’une journée inter associations.

Il en ressort, d’une façon unanime que cette organisation pourrait être prise en charge par le Conseil Local de la Vie Associative qui regroupe toutes les associations de Périgny.

Achat d’un rétroprojecteur

Le bureau a acheté un rétroprojecteur et propose qu’il soit mis à disposition des sections.

Il est décidé, à l’unanimité des membres présents que ce matériel, qui appartient à l’ALPR, sera utilisable par les sections a titre gracieux et sans caution dans le cadre de l’activité spécifique de la section.

Un document définissant les modalités de mise à disposition sera établi  avant sa mise à disposition.

Pour les demandes hors A.L.P.R. une location de 30 € pour 2 jours sera demandée avec une caution de 300 €.

Galette des rois

Un planning est mis à disposition des sections afin de planifier au mieux  ces moments festifs. Il est demandé aux sections organisant les galettes d’informer l’ALPR de la date prévue.

Pas de question diverse, la séance est levée à 21h

Compte-rendu du CA de l’ALPR du lundi 6 juin 2016

Après émargement des présents, et constaté que le quorum est atteint, la séance est  ouverte à 19h03.

Madame la présidente remercie tous les participants de leur présence à ce conseil d’administration.

APPROBATION DU PV DU CA du lundi 14 mars 2016

Mme Mary Claude DEROIR rappelle aux représentants des sections que tous les comptes-rendus de conseil d’administration et de l’assemblée générale sont disponibles sur le site de l’ALPR (www.alpr.jimdo.com) afin de permettre à toute personne de les consulter librement.

DOSSIER « ASSURANCES »

Depuis  janvier  2016, 7 assurances ont été contactées par le bureau de l’ALPR afin d’obtenir plusieurs devis de contrats et leurs conditions générales.

Ces assurances sont :

1.   MAAF : montant de la cotisation annuelle 2961,45€ sans les dommages corporels.

2.   MACIF : montant de la cotisation annuelle (pour la totalité des adhérents) 212€, mais ne prend pas en charge les sections « voyages » et « qi gong ».

3.   LA LIGUE DE L’ENSEIGNEMENT : montant 16 256€, délai de paiement 10 jours, à nous d’imprimer les cartes et les licences.

4.   CREDIT MUTUEL : pas d’assurance à nous proposer.

5.   MAIF : refus de nous assurer compte-tenu de notre adhésion actuelle à la ligue de l’enseignement.

6.   APAC : confidentialité avec la ligue non respectée

7.   SMACL : montant de la cotisation annuelle 3260€. Cette assurance comprend les dommages matériels, dommages corporels, protection juridique, protection des salariés et des dirigeants, etc.

Avec l’assurance SMACL, chaque adhérent paierait pour la saison 2016/2017,  4€ part assurance et 3,10€ part ALPR. Le bureau de l’ALPR propose à cette occasion l’éventualité d’augmenter la part de l’ALPR (4€ au lieu de 3,10€). Cette décision sera proposée lors de l’Assemblée Générale de janvier 2017.
En conclusion, l’adhésion (assurance + ALPR) sera de 8€ par an pour l’année 2017/2018. Il est rappelé que lors des réunions de rentrée des sections, la personne responsable devra informer ses adhérents de la baisse de l’assurance pour la répercuter sur le prix total de l’adhésion.

M. Bruce MARTIN, section Footy, demande si en cas d’accident corporel d’un adhérent,  l’assurance prend en charge les pertes de salaires pendant le rétablissement de la personne.

Nous l’informons que nous nous renseignerons auprès de l’assureur pour obtenir la réponse à sa question.

Mme DEROIR précise que c’est l’ALPR qui avancera le paiement de l’assurance à la rentrée et qu’ensuite, il sera demandé à chaque section le remboursement de sa part, au 15 NOVEMBRE  au plus tard si le règlement n’a pas été effectué à cette date nous ferons un prélèvement sur les comptes. Les responsables de section devront impérativement fournir une  liste  complète de leurs  adhérents pour cette même date.

Une fois le paiement effectué, une attestation d’assurance sera fournie à chaque section.

M. HARDY (section Radio) demande s’il y a eu résiliation du contrat avec la Ligue de l’Enseignement, ce à quoi la président e de l’ALPR répond que non. Il fallait d’abord l’accord du C.A.

Pour clore ce chapitre, les représentants des sections présents sont unanimement d’accord pour souscrire à la SMACL (vote à main levée).

CREDIT MUTUEL

Il est demandé aux responsables de section de vérifier si le remboursement des frais de comptes trimestriels a bien été crédité par la banque.

FORUM DES ASSOCIATIONS

Cette année, il aura lieu le 10 septembre 2016 au gymnase de Périgny.

Le bureau de l’ALPR se propose de distribuer les flyers  des sections sur son stand (flyers à remettre à l’ALPR avant le 30 juin).

Dans le Périgny info du mois de septembre paraitra un article de l’ALPR. Vous y  découvrirez un rébus à déchiffrer dont la solution sera donnée lors du forum. Le gagnant tiré au sort recevra un lot.

REVEILLON DE LA SAINT-SYLVESTRE

L’ALPR lance un appel aux bénévoles pour participer à cette soirée.

Le prix du repas est de 85€, un 1^er versement sera demandé aux participants au 30 juin pour valider les inscriptions et un 2^ème versement en octobre.

Le nombre de participants est de 264 (les inscriptions sont closes).

Le concessionnaire Toyota met à notre disposition des véhicules pour  le transport  des personnes habitant dans la CDA seulement.

APPEL A CANDIDATURE

Mme Mary Claude DEROIR précise qu’elle reste à son poste de présidente de l’ALPR pour 2 ans (malgré les bruits qui courent). Elle souhaiterait étoffer le bureau par la candidature d’une ou deux personnes supplémentaires afin de prévoir son  remplacement avant la fin de son 2^ème mandat. Une demande doit être faite au sein des sections.

QUESTIONS DIVERSES

·        La présidente de l’ALPR informe qu’une convention entre la mairie de Périgny et certaines sections de l’ALPR ( footy et gymnastique) a été proposée : elle concerne la fermeture de tous les locaux municipaux et l’extinction des lumières à 22h30.Cette convention n’a pas encore été signée, ni actée.

Des changements de fonctionnement en ce qui concerne la section « gymnastique adulte » ont été effectués : 2h à Rompsay et 2h au gymnase du stade de  Périgny.

·        Conseil local de la vie associative :

La phrase qui faisait polémique dans la charte proposée par la mairie a été enlevée définitivement.

Pour certains représentants des sections, ce conseil local de vie associative ressemble énormément à l’ALPR actuelle, ressenti que partage le bureau de l’ALPR.

·        M. HARDY : « Quelle est la procédure pour  obtenir une salle ? ». Une demande officielle doit être faite auprès de la mairie avec copie au bureau de l’A.L.P.R.

A ce sujet, une réunion est prévue le 4 juillet 2016.

Il déplore également que sa demande pour une action auprès des écoles n’a pas eu de suites.

·        Ménage dans les salles : il est rappelé aux responsables de sections qu’ils sont priés de laisser les locaux propres après leur utilisation.

·        Mme Mary Claude DEROIR insiste une fois de plus sur l’importance de prévenir le bureau de l’ALPR sur les manifestations qui ont lieu en dehors des locaux habituels des sections afin d’être assurer correctement.

·        Une fiche de renseignements sera distribuée à la rentrée en septembre à remplir par le responsable de section et à remettre au bureau de l’ALPR

·        La présidente de l’ALPR remercie la section « Billard » pour l’invitation au repas traditionnel, qui reste un moment très convivial. (nous précisons que les sections nous invitent et nous payons nos repas)

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 20h25.

La Présidente                                          La Secrétaire

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Compte-rendu du CA de l’ALPR du lundi 14 mars 2016

Après émargement des présents, et constaté que le quorum est atteint, la séance est ouverte à 19h08 (1 excusée)

Les représentants des sections « Mille-pattes » et « Séniors » ont informé la Présidente de l’ALPR qu’ils viendront à cette réunion avec du retard, en raison d’une sortie prévue de longue date.

Mme Mary Claude DEROIR constate avec plaisir la forte participation des représentants des sections aux CA et les en remercie. Suite à la question : « L’heure de la réunion vous convient-elle ? », les membres présents répondent par l’affirmative à l’unanimité.

Mme la Présidente prend quelques minutes pour féliciter la section « Danse » pour les résultats obtenus (des 1^er, 2éme….et les félicitations du jury) lors du concours régional à Château Bernard le weekend du 12 et 13 mars.

Jeudi 10 mars 2016, la section « Billard », à l’occasion d’un tournoi, a proposé à tous les membres du bureau de l’ALPR de partager un repas fort sympathique et chaleureux….

Pour information, il est indiqué aux personnes présentes que tous les comptes-rendus des Conseils d’Administration et des Assemblées Générales de l’ALPR sont publiés sur le site internet et que rien n’interdit aux adhérents des sections de les consulter après approbation des membres du CA.

APPROBATION DU PV DU CA du lundi 14 décembre 2015

Pas de remarque. Le PV est adopté à l’unanimité.

CONSEIL LOCAL DE LA VIE ASSOCIATIVE

Le conseil local de la vie associative concerne toutes les associations  de Périgny et toutes les sections qui composent l’ALPR.

Une 1^ère proposition de charte entre la mairie de Périgny et l’ensemble des associations a été établie, et qui devra être signée par l’ensemble des associations.

Mme la Présidente de l’ALPR se propose de lire cette charte, dans l’ordre suivant :

• Rôle du conseil local de la vie associative
• Ses  missions
• Composition du bureau

Il est rappelé que cette 1^ère ébauche n’est pas définitive.

La phrase : « Seules les associations et sections signant la charte pourront se voir attribuer une subvention de la mairie… » interpelle certains membres qui se sentent pris au piège : l’obligation de signer la charte, sans possibilité de négocier gêne beaucoup.

L’existence de cette charte est une bonne chose pour la plupart des membres, c’est la présentation de celle-ci et son implication qui les dérangent.

Il est fait remarquer que le rôle du conseil local de la vie associative ressemble beaucoup à celui de l’ALPR et qu’il s’agit sûrement de formaliser ce qui existe déjà.

Mme DEROIR informe que prochainement, une nouvelle réunion d’information aura lieu et qu’il est primordial d’y être présent et pour ce faire, elle propose d’élire 10 personnes (5 titulaires et 5 suppléants à la demande de la mairie), représentants au bureau du conseil local.

Pour la composition du bureau du conseil local, Mme la Présidente propose d’élire 5 titulaires et 5 suppléants ; après délibération, sont élus :

Pour les loisirs :

Trocs, trucs et astuces  Régine Favier (titulaire) –  le billard, Bernard HUGOT (suppléant)

Pour les sports :

Danse Nathalie Habonneaud (titulaire) – B. MARTIN  footy (suppléant)

Pour la culture :

Théâtre Jean luc Ricoux (titulaire) – Voyage Evelyne ROQUE (suppléant)

Pour le Bureau Directeur :

MC Deroir (titulaire)- N. Béteau (suppléant)

Pour les activités diverses :

F. Proust (titulaire) – Sylvie Robinet  (Suppléant)

Lors de cette réunion, les sujets à aborder sont :

-prêt et gratuité des salles lors des manifestations des sections ;

- L’utilisation des salles lors des assemblées générales est-elle gratuite. 

MANIFESTATIONS A VENIR

• Incivilités lors de l’Assemblée Générale de l’ALPR.

Mme la Présidente de l’ALPR a déploré le comportement de certaines personnes lors de l’Assemblée Générale qui ont emporté des parts de galettes et des clémentines dans leurs sacs et leurs poches de manteaux…. Il est rappelé que la règle de l’ALPR est de ne rien gaspiller et de congeler les restes qui sont resservis aux prochains CA.

• Le réveillon de la St-Sylvestre

Les 250 places prévues pour le réveillon sont réservées (information publiée dans Périgny Info), il reste encore 10 places pour des personnes de l’ALPR. La mairie réfléchit sur la possibilité d’augmenter le nombre d’entrés de 50.

M. Pascal LAURENT pense que la présence des Binuchards à cette soirée ressemble plus à un concert qu’à un réveillon traditionnel du 1^er jour de l’an.

Mme la Présidente fait un appel aux bénévoles qui bénéficieront de la gratuité de la soirée ; pour plus de commodités, il est prévu qu’ils dineront tous ensemble avant le début des festivités.

L’association « Pot ‘Evènement »  et ses bénévoles accompagneront l’ALPR.. 

• La journée inter-associations

Lors de la réunion du lundi 7 mars 2016, 7 associations pérignaciennes sur 26 seulement  étaient présentes d’où une forte déception pour les membres du bureau de l’ALPR.

Suite aux remarques concernant le nom de la manifestation, deux propositions ont été formulées :

-          Rendez-vous des associations

-          Rencontre des associations.

Déroulement de la journée :

15h/16h : goûter pour les enfants

15h/18h : activités présentées par les sections tir à l’arc, footy, séniors, escrime, patchwork, radio, zumba.

18h/21h : apéro et repas (vente de boissons, moules et frites,…)

Concert gratuit dans le parc.

Les bénévoles des « Notes en Vert » et l’association « Pot ‘Evènement » seront présents.

Il est préconisé de voir avec la responsable des Parents d’élèves de Périgny si une distribution de flyers est possible dans les cahiers des élèves.

ARCHIVES

Les archives des sections Théâtre, Radio, Poterie et Escrime sont manquantes.

FICHES DIAGNOSTIQUES

Les fiches diagnostiques des sections Poterie, Billard, Escrime et Radio n’ont pas été retournées au bureau de l’ALPR.

Il est rappelé que ces fiches permettent à l’assurance de tarifer chaque section en fonction des biens qu’elle possède.

A plusieurs reprises, le bureau de l’ALPR a formulé son désir de résilier son contrat avec la Ligue de l’Enseignement ; à l’heure actuelle, aucune assurance contactée n’a donné suite. La seule possibilité envisageable est de démissionner de la Ligue de l’Enseignement pour pouvoir s’assurer auprès d’une autre assurance, par exemple, Groupama, Mutuelle de Poitiers….

M. Bruce MARTIN soulève la question de la licence  pour les sections sportives :

Est-ce que les assurances contactées à ce jour fournissent des licences et à quel prix ? La licence UFOLEP est plus avantageuse que celle de la fédération en ce qui concerne le footy.

Certains membres suggèrent la possibilité de prendre une assurance pour les sections culturelles et loisirs et une autre pour les sections sportives.

Pour conclure la réunion, Mme DEROIR informe que le Crédit Mutuel a mis à disposition des sections de nouveaux interlocuteurs pour palier aux difficultés rencontrées lors du renouvellement du personnel.

Un changement de procédure du remboursement des frais de compte des sections a été demandé auprès de la banque : 1 fois par an au lieu de 1 fois par trimestre.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 20h45.

La présidente,                                           La secrétaire,

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Compte-rendu du CA de l’ALPR du lundi 14 décembre 2015

Après émargement des présents, et constaté que le quorum est atteint, la séance est ouverte à 19h02.

Les représentants des sections Billard, Commission historique et Séniors « Les Bergeronnettes » sont absents de la réunion.

Madame la Présidente propose un tour de table pour permettre aux représentants du CA de se présenter et de faire la connaissance avec M. Régis HARDY, nouveau représentant de la section « Radio » et avec Mme Élisabeth BART (section Coainsi Danse).

Mme Mary Claude DEROIR remercie tous les participants de leur présence à ce conseil d’administration.

APPROBATION DU PV DU CA du lundi 28 septembre 2015

Une copie du compte-rendu du CA de l’ALPR du lundi 28 septembre 2015 a été distribuée à chaque membre du CA pour en prendre connaissance. La présidente de l’ALPR octroie à l’assemblée quelques minutes pour une lecture de ce document.

Au bout de ce laps de temps, Mme DEROIR demande aux participants s’ils ont des questions.

M. Pascal LAURENT (section musculation) veut savoir si la section « Commission Historique » est dissoute et si M. Christian PREVOST, responsable de cette section a démissionné.

Mme DEROIR informe que M. PREVOST a bien démissionné par lettre recommandée avec AR et que le bureau de l’ALPR n’a plus de nouvelles de la section. Il est spécifié qu’en cas de dissolution, la section se verrait attribuer l’argent de leur compte, argent provenant de la vente des livres publiés ; elle n’a reçu aucune subvention de la maire, ni aide financière de l’ALPR.

Le PV du 28 septembre 2015 est adopté à l’unanimité (3 absences lors du CA concerné: Zumba, Théâtre et Radio).

COMPTE-RENDU du week-end du TELETHON les 27, 28 et 29 novembre 2015

Cette année, l’organisation du Téléthon s’est avérée difficile pour plusieurs raisons : choix de la date, marathon de La Rochelle le 28 novembre, les activités extérieures annulées et les différentes boutiques prévues initialement sur la place de la Pommeraie et installées au dernier moment à l'intérieur du CMA, suite à un arrêté préfectoral du jeudi 26 novembre après-midi qui interdisait toute manifestation extérieure et également manque de participants actifs.

Mme DEROIR profite de cette occasion pour annoncer qu’après 4 ans de participation, le bureau de l’ALPR ne souhaite plus gérer le téléthon. En effet la diminution de la participation des bénévoles en amont de la préparation de cet événement, sauf au repas du samedi soir (20 personnes bénévoles) contraint le bureau de l’ALPR à cette décision.

La mairie en sera informée par nos soins.

Aucune section de l'ALPR ne se propose pour reprendre le flambeau, mais elles pourront aider.

Un Téléthon merci se déroulera début février lors duquel seront remis les diplômes, suivi d'un apéritif.

PREPARATION DE L’ASSEMBLEE GENERALE

Elle aura lieu le lundi 18 janvier 2016 à 19h au centre municipal d’animation de Périgny.

Il est rappelé que tous les adhérents des sections sont conviés à cette réunion. Information diffusée sur le Périgny info du mois de janvier.

Pour prévoir au mieux l’apéritif qui s’en suivra, il est conseillé aux responsables de section de communiquer au bureau de l’ALPR le nombre de leurs participants 8 jours avant.

COMPTE BANCAIRE, ARCHIVES, FICHE DIAGNOSTIC

·         A ce jour, une seule section n’a pas ouvert de compte bancaire au Crédit Mutuel.

·         Archives des sections : les boîtes fournies par le bureau de l’ALPR sont rangées dans le local des archives de l'ALPR, comme le préconise l’audit.

Il manque les archives des sections suivantes : poterie, tarot, radio et gymnastique adultes.

·         Fiches diagnostic : Mme la présidente insiste sur l’importance des fiches diagnostic qui ont été distribuées lors du dernier CA. Seules 5 sections sur 20 ont rendu ces fiches remplies (théâtre, tarot, musculation, palette et pinceaux et senior).

Il est rappelé que ces fiches permettent à l’assurance d’avoir toutes les informations nécessaires pour couvrir au mieux les sections et leurs adhérents ; d’où l’importance de noter toutes les manifestations qui se dérouleront en dehors des activités normales des sections et en dehors des horaires habituels (date, lieu, nombre de participants, description de l’activité). Pour toute manifestation prévue en cours d’année, il suffira de prévenir le bureau de L’ALPR en amont.

Intervention de Mme Évelyne ROQUE, trésorière de l’ALPR : les subventions exceptionnelles, demandées par les sections auprès de la mairie, doivent obligatoirement être remises au Bureau Directeur de l'ALPR qui les transmettra après l’assemblée générale de janvier.

Pour les demandes de subventions sollicitées sur le prévisionnel, ces dernières seront étudiées en fonction du solde bancaire de fin d'exercice par le Bureau.

Tous les membres présents du CA acceptent bien entendu cette décision.

REDISTRIBUTION

La trésorière rappelle aux membres du CA que la redistribution à une section n’est valable que pour l’achat de matériel lié à l’activité. Cette requête doit parvenir au bureau de l’ALPR 2 mois avant le prochain CA et être accompagnée de 2 devis. Elle sera alors votée lors du CA.

Comme chaque année, le plafond du montant redistribué aux sections est déterminé en CA ; compte-tenu de grosses dépenses en 2015-2016 (audit 3000€, diminution du nombre d’adhérents, …), le budget à allouer aux sections devra être revu à la baisse.

Demande de redistribution de la section « théâtre » :

Cette section souhaiterait changer les panneaux de décors actuels par des panneaux plus appropriés à leur activité, surtout lors de leurs déplacements pour des représentations à l’extérieur.

Proposition de financement : coût des 8 panneaux : 3348€

·         Subvention exceptionnelle demandée à la mairie : 1500€

·         Redistribution demandée à l’ALPR : 1500€

·         A charge de la section : 1348€

Vu le contexte, et après discussion entre les membres du CA, il est décidé que la section « théâtre » recevra seulement la somme de 1000€ de l’ALPR ; De plus, il est souligné que le compte bancaire de la section est suffisamment approvisionné par l’argent des entrées.

Vote : tous les membres du CA sont pour.

Le représentant du théâtre remercie la décision des membres du CA.

REGLEMENT INTERIEUR

·         M. Laurent PASCAL s’interroge sur le devenir des biens et de l’argent d’une section si elle devait quitter l’ALPR.

La présidente de l’ALPR informe qu'en fin d'année, une section peut quitter l’ALPR et devenir indépendante tout en gardant son matériel et l’argent mis sur le compte si la nouvelle association reste bien entendu à PERIGNY ; cette décision revient aux membres du CA qui votent pour ou contre.

·         Remarques de M. Régis HARDY (section Radio) qui sont ajoutées au Règlement Intérieur:

Article 1.1. :

Il pense que le suppléant devrait pouvoir participer au CA et voter, en cas d’absence du titulaire ; la présidente lui répond que c’est déjà le cas.

Article 4.2 .

Il est maintenu qu'obligatoirement au moins un membre du bureau d’une section doit être un habitant de Périgny et que l'adresse de correspondance doit être obligatoirement sur Périgny.

Article 4.5.

Dans les cas d'exclusion ou d'arrêt d'activité, les biens financiers et matériels, en dehors de ceux personnels des adhérents, restent propriété de l’ALPR. Le conseil d'administration statuera sur l'utilisation qu'il souhaite en faire.

Dans les autres cas de dissolution, l'ALPR cédera gracieusement à l'association dont le siège social sera domicilié à Périgny et l'activité pratiquée dans la commune, les biens financiers et matériels de la section dissoute, après déduction d'une provision suffisante pour couvrir le passif existant ou potentiel de cette dernière, tel que certifié par la commission de contrôle des comptes mentionnée à l'article 4.4.

VOTE : Décision votée à l’unanimité moins une abstention après modification de 2 articles du règlement intérieur (1-1 et 4-5)

Prochain CA le lundi 14 mars 2016 à 19h00, salle habituelle.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 20h25.

La Présidente,                                               La Secrétaire,

M-C DEROIR.                                             N. BETEAU.

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Compte-rendu du CA de l’ALPR du 28 septembre 2015

Après émargement des présents, et constaté que le quorum est atteint, la séance est ouverte à 19h04.

Madame la Présidente propose un tour de table pour permettre aux représentants du CA de se présenter et de faire la connaissance avec Mme Betty CORDIER, responsable  de la nouvelle section « Zumba ».

Mme DEROIR Mary Claude remercie tous les participants de leur présence à ce conseil d'administration (absence du représentant du CA de la section « radio »).

EXCLUSION DE L’ALPR DE DEUX ADHERENTS

Pour étayer cette demande d’exclusion, Mme la Présidente présente chronologiquement les évènements qui se sont déroulés entre autres depuis le 13 janvier 2015 au sein de la section « Seniors » (lettres, insultes, main courante de Mme PROUST Fanny déposée à la gendarmerie le 12 janvier suite à une agression de la part de Madame SUIRE le 7 janvier 2015 lors des vœux du maire, réunion à la mairie, etc.…).

Mme DEROIR explique aux membres les démarches légales qu’une section doit appliquer pour l’exclusion d’un adhérent : la section doit tout d’abord informer le bureau de l’ALPR par courrier, ensuite, les représentants du CA doivent se réunir pour voter et entériner ou non cette exclusion,

Il est stipulé que M. et Mme SUIRE Maurice sont convoqués par courrier avec A.R. à se présenter devant le  CA à  19h30 pour Madame, 19h45 pour Monsieur afin qu’ils puissent s’expliquer, le vote pour l'exclusion ou non se fera ensuite à bulletins secrets.

M. LAURENT Pascal demande à la Présidente si M. SUIRE a donné sa démission lors d’une réunion de rentrée ; Mme DEROIR répond que le 13 janvier 2015  lors la réunion de rentrée de la section « Séniors » il n’a pas souhaité être reconduit dans son poste de responsable de la dite section. Après les 2 votes à bulletins secrets, pour constituer le nouveau bureau, l'un concernant le nom du nouveau responsable de la section : Mme TIRATEAU Sylvie a été élue à l'unanimité, le second vote concernant le responsable de la commission « sorties » Sylvie tirateau a également été élue titulaire pour cette commission et Monsieur Suire son suppléant pour l'aider dans un premier temps.

Mme TIRATEAU Sylvie rapporte que M. SUIRE s’est proposé de l’aider pour l’organisation des sorties.

Il est souligné que ce sont les comportements de M. et Mme SUIRE au sein de la section Seniors, et aux propos, injures et attitudes irrespectueuses au sein de l'ALPR, au Forum, à la réputation négative de la présidente (sanglier des Ardennes, fausse, faux jetons, connasse emmerdeuse etc.) qui sont à déplorer et nuisent fortement à l'Association.

M. MARTIN Bruce fait la remarque que M. le Maire n’a pas à intervenir dans le fonctionnement de l’ALPR. Mme DEROIR souligne que M. Le Maire n’est intervenu dans cette affaire uniquement pour que les démarches soient faites dans les règles. Mr le Maire a servi de médiateur lors du dernier R.V. le jeudi 3 septembre.

Le bureau de l'ALPR a pris un rendez-vous auprès d'un avocat qui a stipulé que la décision d'exclusion de la  section et de fait de l'Association revenait au  Comité directeur et au Conseil d’administration.

M. Prévost prend la parole :

Il commence par faire une rétrospective des vieilles familles pérignaciennes (incontournables et intouchables) et enchaine sur la vie personnelle de M.Suire, date de naissance, malheurs dans sa vie etc., «  là n’est pas le sujet »  lui répondent plusieurs membres du C.A., qui interviennent en lui précisant que nous ne sommes pas réunis pour juger la vie d’un homme et d’une femme, mais pour déterminer s’ils sont dignes de rester adhérents de l’A.L.P.R. Monsieur MAJCHRZAK ainsi que la plupart des présents sont surpris par cette intervention déplacée qui n'a aucun rapport avec les faits présents,

M. Prévost réagit très vivement à ces manifestations d’agacement et par ce qu’il qualifie être un « procès » (inquisition, nazisme etc.…)

M. PREVOST Christian annonce qu’il enverra dès le lendemain sa démission de responsable de la section « Commission Historique » à Madame DEROIR.

Il nous annonce également que l’affaire ne s’arrêtera pas là et qu’il ira jusqu’en justice

Mme Régine FAVIER prend la parole : M. Maurice SUIRE est un membre de sa famille, (vieille famille pérignacienne) elle précise qu’elle connait cette personne sous un autre jour et qu’elle est étonnée de ce qui a été dit ce soir. Elle ajoute qu’il faut du sang neuf dans les bureaux des sections pour qu’elles évoluent.

Mme Sylvie TIRATEAU revient sur son élection au sein du bureau de la section « Séniors Les Bergeronnettes » : elle a été élue, à bulletins secrets, responsable de la section, 7 voies  pour Mme TIRATEAU et 1 voix pour Mme PAINAUD.

Monsieur PREVOST s'est même permis devant tous les membres du Conseil d'Administration de dire à Madame TIRATEAU que ses courriers étaient cousus de fautes (allusion à un courrier manuscrit adressé  à Monsieur SUIRE), que ce dernier a très largement diffusé lors du forum le 5 septembre auprès des sections de l’A.L.P.R. et des associations de Périgny. Là encore ingérence inacceptables de la part d'un ancien de Périgny. 

Depuis le changement de bureau, plusieurs évènements se sont passés, créant des conflits au sein de la section :

- avant la sortie prévue au mois de janvier, M.Suire a appelé tous les voyageurs pour leur demander de la  boycotter.

- 4 adhérents ont quitté la section sous la pression de Mme et M. SUIRE,

- il a condamné ouvertement au sein de la section Seniors la dernière phrase du règlement intérieur nouvellement rédigé et validé par les membres du bureau de la section.

- les réflexions incessantes (les boissons trop chaudes ou trop froides, les gâteaux pas bons, etc…) de Mme et M. SUIRE envers Mme Sylvie TIRATEAU ont eu des incidences sur son moral (boule au ventre chaque mardi après-midi) et sur l’ambiance du club.

M. Pascal LAURENT résume que les agissements de Mme et M. Maurice SUIRE depuis le 13 janvier 2015 sont préjudiciables à la bonne gestion de la section et à l’A.L.P.R.

Il est 19h45, M.et Mme Maurice SUIRE ne se sont pas présentés.

M. Jean MAJCHRZAK relate le fait que lui aussi a été la victime d’insultes de la part de M. Maurice SUIRE et que plusieurs  personnes de sa connaissance se sont plaintes de lui.

Mme Régine FAVIER, M. Pascal LAURENT et Mme Mary claude DEROIR ajoutent que Mme et M.  Maurice SUIRE n’ont jamais accepté le nouveau comité directement de l’ALPR et son fonctionnement.

 Il est 19h53, les membres présents au CA passent au vote à bulletins secret M. LAURENT Pascal intervient pour rappeler que seule la présidente de l’A.L.P.R. et le C.A. engagent la responsabilité de l’association.

La question posée à tous est :

 Êtes-vous Pour ou Contre l'exclusion définitive de l’A.L.P.R. de Monsieur et Madame SUIRE ?

Mme Fanny PROUST ramasse les bulletins, les compte et les dépouille devant tous les membres du C.A.:

19 bulletins au total :

Pour : 12 ;

Exclusion : 1 ;

Oui: 2 ;

Pour exclu : 1 ;

Exclusion ALPR : 1 ;

Contre : 1 ;

Abstention : 1 (bulletin blanc).

Résultat : Exclusion définitive des personnes précitées,

Il est 20h00.

Mme Laurent demande si l’A.L.P.R. envisage des poursuites judiciaires, la présidente lui répond que le bureau ne l’envisage pas. M Prévost précise que cela ira plus loin ?

M. Prévost se lève et quitte la salle.

 Pour conclure, la Présidente demande une totale confidentialité de la part de l’ensemble des membres du CA présents.

APPROBATION DU PV du CA du 13 avril 2015

Le PV du 13 avril 2015 est adopté à l’unanimité.

Il est rappelé aux représentants du CA qu’ils doivent présenter, pour information, les comptes-rendus à leurs adhérents ; après un vote, il est  décidé que les comptes-rendus seront envoyés aux responsables des sections et aux membres du CA. Par le bureau directeur.

ADHESIONS 2015-2016

Les ré-adhésions doivent impérativement être envoyées au bureau de l’ALPR pour le 19 octobre 2015, dernier délai.

PLANNING REUNIONS DE RENTREE ET GALETTES

Il est demandé à tous les responsables de section de prévoir leur date de la galette et de la communiquer au bureau directeur dès cette semaine pour éviter les doublons avant de prévenir les adhérents.

TELETHON DU 28-29 NOVEMBRE 2015

Une réunion d’information aura lieu le lundi 5 octobre 2015 au CMA à 18h30.

Des bénévoles seront sollicités pour le repas du soir (nombre de places 250, prix du repas 12€)

Mme la Présidente profite de cette occasion pour rappeler que les membres du bureau de l’ALPR paient tous leur part lors des réunions d’entrée ou des manifestations quelles qu'elles soient.

DEMANDE DE REDISTRIBUTIOIN

M. Bruce MARTIN responsable de la section Footy a demandé au bureau directeur une redistribution qui a, au préalable, étudié son dossier. La parole lui est donnée pour expliquer cette demande : il sollicite un financement pour l’achat de matériel divers (ballons, chasubles, plots, etc.…) pour un total TTC de 584,40€, pièce jointe un seul devis. Tous les participants votent pour le financement de cette redistribution. Le bureau de l'ALPR le remboursera  sur présentation d’une facture acquittée. Il ajoute qu’il met à disposition des sections la « fameuse pompe à bière »…. que les adhérents se sont achetés (location peu élevée ou convention).

Mme la Présidente rappelle que les responsables de section doivent prévenir le bureau directeur lorsqu’une manifestation exceptionnelle est prévue afin d’être assurés. Les fiches diagnostics « information et déclaration de l’activité » pour l’assurance sont distribuées.

M. Pascal LAURENT pose une question à propos de l’assurance, qui sera plus longuement débattue au cours du prochain CA.

Pour finir, il est annoncé que le règlement intérieur de l’ALPR va être refait avec l’aide d’un juriste. Les responsables des sections sont priés également d’envoyer leur règlement intérieur au bureau directeur pour  approbation.

Le règlement intérieur de chaque section vient en complément du règlement intérieur de l’A.L.P.R.

Prochain CA le lundi 14 décembre 2015 salle habituelle.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 20h35. 

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Compte Rendu du CA de l’ALPR

13 Avril 2015

Après émargement des présents, et constaté que le quorum est atteint, la séance est ouverte à 19h04

Un tour de table est organisé, afin que chacun se présente, du fait de nouveaux membres au CA, représentant des sections de l’ALPR.

APPROBATION DU PV du CA du 5 Janvier 2015

Pas de remarque. Le PV est adopté à l’unanimité.

RENOUVELLEMENT du BUREAU

Pas de membre démissionnaire du bureau. Madame BETEAU Nathalie est candidate pour rentrer au bureau. Elle est élue à l’unanimité des présents.

Le bureau est composé  de : Madame DEROIR Mary Claude, Présidente,

    Madame PROUST Fanny, Vice-présidente,

    Madame ROQUE Evelyne, Trésorière,

    Monsieur RICOUX Jean-Luc, Secrétaire

    Madame BETEAU Nathalie, Secrétaire adjointe.

AUDIT des COMPTES de l’ALPR

Conformément aux décisions prises tant en AG qu’en CA de début Janvier 2015, 3 cabinets comptables ont été sollicités pour mener un audit sur les comptes des sections ayant les plus gros chiffres d’affaires en 2011/2012 : Co- ainsi Danse : 153 669€, Club Seniors : 27000€, Voyages : 22863€ et le Comité de Direction : 16511€.

Les devis proposés (montant HT) sont : Exel : 2900€, Steco : 3200€ et Strego : 2400€ ; propositions faites pour la même mission de contrôle.

A l’unanimité, il est voté de solliciter le cabinet Strego (installé sur Perigny),  dont le devis est le moins élevé pour une prestation égale pour mener à bien cet audit des comptes de l’ALPR.

CREDIT MUTUEL

Il est rappelé que toutes les sections doivent avoir comme banque : le Crédit Mutuel. A ce jour, seul la poterie n’est pas au Crédit  Mutuel. Par ailleurs les frais internet sont remboursés par la banque. Vérifier si le dernier remboursement est bien sur vos comptes en date du 11 Avril 2015. La présidente remercie toutes les sections qui ont fait le transfert bancaire.

A la rentrée de septembre, la dotation en matériel (nappes, serviettes, verres……….) sera attribuée par le Crédit Mutuel pour la période 2015/2016.  Merci de prévoir vos besoins et de les communiquer au bureau de l’A.L.P.R.qui est le seul habilité à récupérer le matériel et vous le redistribuer selon votre demande de début d’année.

Le Crédit Mutuel est à votre disposition pour photocopier en A3 les affiches pour vos manifestations avec le bandeau Crédit Mutuel. De même, sur vos affiches doivent apparaitre les logos de l’ALPR et du CM (sauf sur internet).

CHEQUES SPORTS

Les sections : musculation, escrime, danse, qui reçoivent des chèques sports de la région doivent faire apparaitre le logo de la région sur les affiches lors de leurs manifestations.

COMPTABILITE

Certaines sections gèrent une caisse à côté de leurs comptes mais ne fournissent pas la réalité des comptes.

Sur les livres de comptes il y a la possibilité de gérer : la caisse, la banque, ou l’épargne. Toutes les entrées d’argent doivent être intégrées. Tout doit être géré sur le livre de comptes uniquement (pas de petit carnet à coté). Tous les documents  et justificatifs de recettes et dépenses sont à remettre en fin d’exercice au comité directeur avec le livre de comptes.

La Trésorière, Evelyne ROQUE, est à la disposition de chacun pour aider si de besoin.

Les archives comptables des sections de l’ALPR doivent être regroupées aux archives de l’ALPR, sauf l’exercice en cours et N - 1. L’ALPR fournira les boites archives.

SUBVENTIONS MAIRIE

Toutes les demandes de subventions formulées par les sections ont été validées. Dès que l’ALPR recevra les fonds de la mairie, les versements se feront par virement sur le compte Crédit Mutuel de chaque section. Une subvention exceptionnelle n’a pas été acceptée car dossier non suffisamment élaboré.

FESTIVITES

Notes en Vert : 5, 6, 7 juin.

Besoins de bénévoles pour des aides diverses et variées : montage et démontage, nettoyage, billetterie, catering, bar, sécurité……Un tableau sera diffusé par l’ALPR à chaque section, le 16 avril pour un retour demandé le 23 avril. Un  repas sera proposé en fonction de la  présence active sur le terrain et chacun aura droit à 1 spectacle  gratuit.

Inter-associations

Pas de manifestation cette année car pas de date possible pour l’organisation.

Par contre l’école de musique, en remerciement de l’aide apportée par l’ALPR en 2014 pour leur manifestation organisée à l’occasion de leurs 30 ans, se propose de présenter plusieurs « animations » lors de cette journée en 2016. La date du 28 mai 2016 est retenue. Cette date devra être bloquée par la mairie afin qu’il n’y ait aucune autre animation ce jour là, si non l’inter-association sera annulée.

Téléthon 2015

Du fait des élections régionales prévues le 6 Décembre 2015, le téléthon 2015 aura lieu le 28 Novembre 2015. L’animation se fera sur la place des droits de l’Homme avec la participation des Compagnons du Devoir.

Saint SYLVESTRE 2015

L’organisation de la soirée de la Saint-Sylvestre 2014 a été un franc succès. La question se pose pour 2015 ? Il faut 20 bénévoles pour mettre en place cette manifestation. Merci aux diverses sections de faire le tour des disponibilités. En juin nous prendrons notre décision.

QUESTIONS DIVERSES

Assurances en 2015 : ce point pouvait être abordé lors de l’AG de début 2015, car un représentant de l’assurance était à la disposition de la personne qui pose cette question de façon récurrente. Pour clore la discussion : l’assurance couvre les adhérents jusqu’au 01 novembre 2015.

Demande de redistribution : le footy-club présente une demande de redistribution. Celle-ci fait l’objet d’un tour de table. Il est convenu qu’une demande, établie en phase avec les modalités de redistribution, sera présentée ultérieurement.

Madame la Présidente remercie très chaleureusement la section escrime pour leur invitation à venir lors d’une séance d’entrainement. Ainsi, accompagnée par la trésorière, elles ont pu découvrir une activité qui leur était obscure jusqu'à leur rencontre avec les adhérents de cette section.

Prochain CA le lundi 15 juin 2015 à 19h salle usuelle

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Compte Rendu CA de l’ALPR

5 janvier 2015

Le quorum étant atteint (les sections radio, commission historique absentes) la séance  commence à 19h05

Mary Claude DEROIR, en qualité de Présidente, présente au nom du bureau directeur ses meilleurs vœux à l’ensemble des membres du CA. Elle transmet au nom de la mairie une invitation à tous les membres du CA à la cérémonie des vœux du maire de Périgny, prévue le 7 Janvier au CMA.

Approbation du PV du CA du 14 novembre 2014

Aucune remarque, ni question n’étant formulées, le PV est approuvé par l’ensemble des présents.

Compte bancaire

Chaque section de l’ALPR doit avoir, impérativement, tous ses comptes au Crédit Mutuel. Tous les autres comptes doivent être soldés. Cette disposition est obligatoire pour toutes sections de l’A.L.P.R.. Les sections qui ne respecteront pas cette disposition ne feront plus partie de l’ALPR. Si des difficultés subsistent avec la Banque Postale et le crédit agricole, l’ALPR est à votre disposition pour vous aider.

Période comptable

La période comptable comme celle des activités est du 1 Août au 31 Juillet de l’année suivante. Il est demandé que les sections remontent tous leurs documents pour le 25 Octobre. L’idéal est d’utiliser les moyens informatiques mis en place qui facilitent grandement la synthèse. Celle-ci fait l’objet de la présentation des comptes auprès de la Mairie, et lors de l’AG annuelle, après validation d’un expert comptable.

Les sections qui ne peuvent utiliser l’informatique, doivent se rapprocher de la Trésorière, afin de remplir les documents prédéterminés. La Trésorière est à leur disposition pour les aider dans cette démarche, allégeant ainsi le travail de chacun.

Audit global

La Présidente informe les membres du CA, que le bureau directeur a décidé de diligenter un audit global des sections membres de l’ALPR. En effet, il parait opportun que toutes les sections fonctionnent en conformité avec les statuts et les règles établies. Cet audit global sera mené par un organisme spécialisé. Des devis sont en cours d’établissement. Le CA sera informé régulièrement sur ce point.

Tickets, chèques sports

Les sections recevant des tickets, chèques sports sont priées de les faire parvenir à l’ALPR le plus rapidement possible.

Téléthon 2014

La somme de 9650€ a été récoltée lors du téléthon 2014. Un peu moins que l’an passé, car un don important a été transmis directement à une famille. Merci aux bénévoles qui ont permis la réalisation d’un bon telethon, et notamment aux Compagnons du Devoir, qui reviendront en 2015.

Réveillon St Sylvestre

La manifestation a connu une très bonne réussite : complet très rapidement, bonne organisation, prestation du traiteur de qualité, ambiance « tonique » grâce Aux Binuchards. Cette manifestation a pu se réaliser grâce aux 22 bénévoles (ALPR et POT EVENEMENT) qui ont fait un travail remarquable sur ces 3 jours. MERCI a eux. Que faire l’an prochain ?????

Assemblée Générale

L’AG est prévue pour le 26 janvier à 19h au CMA. Tous les adhérents sont invités. Les sections sont priées de communiquer le nombre d’adhérents participant afin d’organiser correctement la réunion.

Pas de question particulière, la réunion se termine à 20h05.

La date des prochains CA, le lundi 16 mars et 15 juin à 19h.

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COMPTE RENDU DU CA

du 13 Novembre 2014

Ordre du jour : Informations, discussions, décisions sur les modalités de fonctionnement d’une section

Le quorum étant atteint la séance peut commencer à 20h05.

Madame DEROIR, Présidente de l’ALPR, rappelle :

                 Les fondamentaux : l’ALPR a été créée en 1972, et a pour but, d’aider, favoriser le fonctionnement des diverses sections et de les soutenir.

                Le fonctionnement : l’ALPR est une association composée de 19 sections. Elle comprend un CA, où chaque section est représentée. Celui-ci décide des orientations, modifications de fonctionnement, et d’un bureau qui gère l’ALPR,  selon son règlement intérieur.

Elle informe les membres du CA, d’un problème de fonctionnement d’une section en :

 Lisant le courrier anonyme adressé à la Mairie le 20 Aout 2014.

Précisant  la date de rencontre du 05 Sept. 2014 avec la responsable de la section concernée par la lettre présentée, afin de comprendre la situation.

Evoquant les courriers avec AR des 25 sept. et 10 Oct. demandant les justificatifs des comptes du voyage organisé en avril/mai 2014 à Cuba.

Informant des remboursements de 991,50€ et de 350€ par la personne accompagnatrice de ce voyage, après 3 présentations différentes des comptes de ce voyage.

Indiquant que le 18 Oct., la personne incriminée, informait par courrier qu’elle avait déposé plainte contre X pour diffamation, et contre MC DEROIR pour harcèlement.

Le 20 Oct. cette personne démissionnait de l’ALPR.

Apportant son soutien à Madame LAURENT, responsable de la section voyages, avec qui les échanges nécessaires sur ce dossier ont été constructifs.

Apres échanges entre les membres du CA et explications données par Madame LAURENT, il est évident, pour tous les membres du CA, que la situation comptable de ce voyage n’est pas claire. Par ailleurs les modalités de fonctionnement de la section voyages, basées sur la confiance, doivent être revues dans le cadre de son règlement intérieur. Il est convenu que cette situation fera l’objet d’informations aux membres du CA en fonction des événements futurs.

Madame BARBIER pose la question : Comment fait-on pour les prochains voyages ?

Pour Mai 2015, la section voyages a proposé un voyage dans l’ouest américain, déjà complet. L’accompagnateur prévu était la personne accompagnatrice à Cuba, mais depuis démissionnaire de l’ALPR. Le règlement intérieur de la section voyages, stipule que l’accompagnateur doit être membre du bureau de la section et doit payer intégralement son voyage.

Devant la situation, un peu urgente, et afin de garantir la réalisation de ce voyage, la section voyages propose de payer celui de la personne volontaire, membre du bureau de cette section, pour être accompagnatrice, mais non inscrite à ce jour pour ce voyage. L’annulation de celui-ci aurait des conséquences financières importantes pour les 28 inscrits.

Cette proposition fait débat entre les membres : du CA, de la section voyages et du bureau de l’ALPR.

Il est proposé que le CA se prononce à bulletin secret sur la question suivante :

La section voyages doit elle payer le voyage de la personne accompagnant ce voyage ?

Résultats : Votants 17    NON 15    OUI 0    BLANC : 2

Cette proposition est donc rejetée.

Le bureau de l’ALPR propose que la somme soit avancée, du fait du montant : 2900€, et du délai, à la personne se portant volontaire. Après échanges avec les membres du CA, cette proposition est retenue avec une période de remboursement étalée sur 12 mois.

Par ailleurs, il est convenu que la section redemande aux participants inscrits, si l’un d’eux se porte volontaire pour être l‘accompagnateur, et de le coopter dans le bureau, afin d’être en conformité avec le règlement intérieur de la section voyages.

Plus de question de la part des participants, la séance est levée à 21h30

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COMPTE-RENDU du CA de l’ALPR du 13 OCTOBRE 2014

Toutes les sections de l’ALPR, après émargement, sont présentes, sauf l’escrime et la couture qui sont excusées et la radio absente. Le quorum étant atteint, la séance peut commencer à 19 heures.

APPROBATION du CR du dernier CA

Aucune remarque, ni question ne sont formulées, le CR du C.A. du 05 mai 2014 est adopté à l’unanimité des membres présents. La présidente rappelle qu’à l’issue de chaque C.A. un projet  de C.R. vous est envoyé et n’est validé que lors du .C.A. suivant.

POINT sur les ADHESIONS

Peu d’adhésions enregistrées à ce jour compte tenu de la période de début d’activités. Des modifications seront présentées lors de l’AG début 2015 sur l’incidence de la post-assurance. La date d’inscription semble poser des problèmes de fonctionnement. Il est convenu que lors de la présentation par l’UFOLEP, à l’AG, ce point sera abordé. Il est rappelé que l’ALPR est liée à l’UFOLEP depuis sa création en 1972.

APPROBATION DE LA REDISTRIBUTION

Les modalités d’attribution de la redistribution, qui ont été transmises à chacun avec la convocation au C.A., ont été adoptées à l’unanimité.

REPAS de la SAINT-SYLVESTRE

L’ALPR, associée à Pot-Evénement, organise la soirée de la Saint-Sylvestre avec animations diverses : les Binuchards……A ce jour la moitié des places est réservée (chèque de paiement déposé), sur les 280 places possibles.  De plus, 35 des 50 places réservées  aux adhérents de l’ALPR, à un prix préférentiel (55€ au lieu de 69€), sont pourvues. Il est demandé 10 bénévoles (très motivés) pour aider avant pendant et après, à la préparation, décoration, service, rangement….. de la salle. Ceux-ci bénéficieront de la soirée au tarif de 10€

CHOIX du NOUVEAU LOGO DE l’ALPR

Le nouveau logo est choisi par vote parmi les 4 logos présentés. Le logo n°4 est choisi par 11 présents sur 15. Le N°2 ayant 4 votes.

Ce nouveau logo sera diffusé très rapidement et devra être utilisé lors de toutes les manifestations organisées par les sections de l’ALPR

DEMANDE d’ADHESION d’une NOUVELLE SECTION

TROC-TRUCS  ET ASTUCES est un groupe de 3 à 4 personnes bénévoles qui réalisent les costumes de la danse. Elles souhaitent s’ouvrir vers l’extérieur et notamment faire profiter les jeunes mamans des adhérents de CO-AINSIDANSE de leurs « petits trucs » de base dans cette activité. Cette démarche permettra aussi, à certains parents de s’impliquer dans le fonctionnement de cette section de l’ALPR. A l’unanimité des présents, cette nouvelle section intègre l’ALPR.

TELETHON 2015

Les 5, 6,7 décembre 2015, l’ALPR organise le Téléthon avec le soutien logistique de la Mairie. Pour le repas du samedi soir, il est fait appel à bénévoles. Par ailleurs, les sections sont sollicitées pour participer soit à l’achat de fournitures, lots…..qui feront l’objet d’une tombola lors de ce diner. Pour les sections organisant une animation sur la place du CMA, il est demandé de transmettre par Email, les besoins en matériel : tables, chaises, stands…à l’ALPR avant le 23 Novembre.

PLANNING de l’ANNEE

Il est demandé de transmettre à l’ALPR les dates des divers événements des sections notamment : réunion de rentrée, galette des rois….afin d’éviter l’empilage des dates tant pour la mairie que pour l’ALPR.

BESOIN MATERIEL

Il est rappelé que l’ALPR a, à la disposition des sections du matériel : nappes, assiettes, gobelets, serviettes fournis par le Crédit Mutuel. Il est demandé aux sections de transmettre par Email leur besoin pour l’année 2015.

ACCES INTERNET CREDIT MUTUEL

Il est rappelé de vérifier que l’accès aux comptes de sa section au Crédit Mutuel par l’internet, facturé 2€48 par trimestre, est bien remboursé le trimestre suivant.

DEMANDE de REDISTRIBUTION

La section musculation a présenté au Comité Directeur, début septembre, une demande de redistribution pour l’investissement d’un vélo.

Le montant est de 649€. A l’unanimité des présents, la redistribution est accordée.

Il est convenu que désormais les demandes de redistribution devraient se faire dans le cadre des modalités définies, présentées et adoptées en début de séance.

La prochaine réunion du C.A. est fixée au 05 janvier 2015 à 19 heures.

L’ordre du jour ayant été traité, pas de question particulière posée, la séance est levée à 20h45